Лобинцева Олена
компанія RG-Soft
Про автора: Лобинцева Олена - сертифікований фахівець 1С в області побудови автоматизованих систем управлінського і регламентованого обліку заробітної плати в прикладних рішеннях "1С: Підприємство 8". Керівник ряду великих проектів по автоматизації Російських і транснаціональних корпорацій.
Розрахунок заробітної плати на виробничих підприємствах і в бюджетних установах - досить складний процес. При цьому, автоматизувати цей процес, враховуючи сучасний рівень програмного забезпечення, можна і потрібно. Автоматизація розрахунку заробітної плати повинна передбачати можливі зміни в сфері оплати праці та відповідати чинним стандартам. Однак, це не завжди так. Кількість помилок і питань, що стосуються розрахунку заробітної плати, зростає разом з кількістю персоналу на підприємстві. Різноманіття надбавок, премій та доплат, з одного боку, є стимулюючим фактором для працівників і мотивує їх до трудової активності, а, з іншого боку, є головним болем для багатьох бухгалтерів. Ця непроста бухгалтерська завдання породжує безліч питань. Яким чином врахувати і швидко розрахувати всілякі нарахування співробітникам? Як грамотно побудувати безпомилкову систему нарахувань, щоб був задоволений і співробітник і роботодавець? І при цьому треба не забувати і завжди відстежувати і враховувати зміни російського законодавства. Все це різноманіття палітри завдань, пов'язаних з урахуванням нарахувань і розрахунком заробітної плати, вірною дорогою приводить нас до думки про автоматизацію цього процесу.
Грунтуючись на досвіді побудови нами розрахунку заробітної плати в Службі енергогосподарства ГУП "Мосгортранс", пропонуємо розглянути в цій статті особливості багаторівневих, об'ємних і багатоетапних нарахувань, а також складні випадки розрахунку з використанням програми «1С: Зарплата і Управління Персоналом 8» (ред. 2.5 ).
Основою оплати праці є оклад працівників (зумовлений в конфігурації «1С: Зарплата і Управління Персоналом 8» основний вид нарахувань), а також премії, надбавки і доплати. Бюджетні установи в найбільшою мірою використовують цю схему оплати праці. У чому відмінності надбавки від доплати? Надбавка є виплату стимулюючого характеру, доплата - компенсаційного. Надбавка виплачується за заслуги, стаж, класність, а доплата - за роботу у вихідні, святкові дні, нічний час, за суміщення посад, за роботу у важких умовах праці. Винятками є надбавки за роботу в районах Крайньої Півночі і прирівняних до них місцевостях і за вахтовий метод роботи, які по суті своїй більше нагадують компенсаційні виплати. Ці стимулюючі і компенсаційні виплати розраховуються, в тому числі, і виходячи з окладу.
оклад
Основою зарплати будь-якого працівника є оклад, який може здаватися сумою індивідуально для кожного співробітника або може бути реалізований у вигляді тарифної ставки. Тарифна ставка і її розмір можуть призначатися для декількох співробітників.
Отже, при великій кількості співробітників, зручніше використовувати Тарифні розряди. При підвищенні окладів по організації, досить буде вказати в програмі «1С: Зарплата і Управління Персоналом 8» нову ставку для кожного тарифного розряду в довіднику «Тарифні розряди». Використання системи окладів вимагає введення індивідуальної суми нарахувань кожному працівникові в документах «Введення відомостей про планові нарахування працівникам організації», «Прийом на роботу в організацію», «Кадрове переміщення організацій».
Реалізація в програмі «1С: Зарплата і Управління Персоналом 8»
Відкривши План видів розрахунку «Основні нарахування організацій», відкриваємо зумовлений елемент «Оклад по днях» або «Оклад по годинах». У першому випадку використовується формула:
Тарифна ставка місячна / Норма часу за місяць в днях * Відпрацьований час в днях;
У другому випадку формула наступна:
Тарифна ставка місячна / Норма часу за місяць в годинах * Відпрацьований час в годинах
У Плані видів розрахунку можливий вибір типу розрахунку за тарифними ставками, доступний для вибору, якщо спосіб розрахунку - регламентований «За місячної тарифної ставки».
Якщо необхідно використовувати індивідуальний розмір окладу для кожного співробітника, то необхідно вибрати тип розрахунку за тарифними ставками «Тарифна ставка задається в грошових одиницях».
Якщо необхідно використовувати один тарифний розряд для декількох співробітників, то необхідно вибрати тип розрахунку за тарифними ставками «Потрібно введення тарифного розряду».
Тарифні ставки заносяться в довідник «Тарифні розряди». У довіднику необхідно вказати, з якого числа діє ця ставка і її розмір.
Тарифи призначаються документами «Прийом на роботу в організацію» або «Введення відомостей про планові нарахування працівникам організації» шляхом підбору Тарифної розряду з довідника «Тарифні розряди».
система преміювання
У даній статті ми розглянемо кілька схем мотивацій для системи преміювання. Розмір та умови премії встановлюють окремими наказами. На розсуд керівництва організації використовуються різні види фінансових заохочень, що стимулюють працівників. Премії можуть бути виплачені одноразово або можуть виплачуватися протягом певного періоду, можуть розраховуватися відсотком або виплачуватися фіксованою сумою.
Реалізація в програмі «1С: Зарплата і Управління Персоналом 8»
Разові премії в програмі задаються в Плані видів розрахунку «Додаткові нарахування організацій», а планові в Плані видів розрахунку «Основні нарахування організацій» по визначеним формулами:
Формула від суми: Фіксована сума.
Формула від відсотка: Відсоток * Розрахункова база.
Розрахункова база задається на закладці «Інше» в розділі «Базові нарахування» вибором необхідних нарахувань.
Разові премії на формі елемента плану видів розрахунку «Додаткові нарахування організацій» на закладці «Використання» відзначені як премія. Вводяться ж разові премії документом «Премії працівників організації». А планові премії призначаються документом «Введення відомостей про планові нарахування працівникам організації». Якщо премія призначається на певний термін (квартал, півріччя, робота в зимовий час або в літній час), то важливо вказати не тільки дату початку, а й дату закінчення.
Премії, що розраховуються відсотком, можуть призначатися від розрахункової бази, як за поточний місяць, так і місяцем пізніше. На закладці «Інше» можна вказати, період вибору розрахункової бази (за попередній місяць або за період дії нарахування).
посібники
Посібник - безоплатна грошова виплата, що виплачується за рахунок держави.
Допомоги, що виплачуються за рахунок ФСС, призначаються документом «Нарахування одноразової допомоги за рахунок ФСС». У цьому документі, вибравши вид допомоги (при народженні дитини, при постановці на облік в ранні терміни вагітності, в зв'язку зі смертю, при усиновленні дитини) і дату події, при натисканні кнопки «Розрахувати» автоматично виведеться сума допомоги.
надбавки
В організації можуть встановлюватися надбавки для певних категорій працівників (стимулюючі: за майстерність, керівництво бригадою, збереження комерційної таємниці; компенсуючі - за шкідливі / важкі умови праці)
Реалізація в програмі «1С: Зарплата і Управління Персоналом 8»
Надбавки в системі задаються в Плані видів розрахунку «Основні нарахування організацій»
Формула: Відсоток * Розрахункова база.
У розрахункову базу входять такі види нарахувань як оклад по днях, оклад по годинах. Призначається документом «Введення відомостей про планові нарахування працівникам організації», в якому вказується відсоток.
додаткові навантаження
На будь-якому підприємстві на робочих можуть бути покладені додаткові навантаження. І ці додаткові навантаження можуть розраховуватися як від окладу (окладу за тарифною ставкою) працівника, так і від окладу, призначеного згідно зі штатним розкладом (мінімальне або максимальне значення, яке визначається наказом). Доплата за роботу в надурочний час і ненормований робочий день виробляються відповідно до статей 149, 152, 119 ТК РФ.
Реалізація в програмі «1С: Зарплата і Управління Персоналом 8»
Вищевказані доплати реалізуються з використанням Плану видів розрахунку «Основні нарахування організацій»
При розрахунку доплати за додаткові навантаження від окладу працівника використовується наступна формула:
Відсоток * Розрахункова база.
Розрахункова база задається на закладці «Інше» в розділі «Базові нарахування». В даному випадку це оклад / оклад по тарифній ставці. Відсоток призначається документом «Введення відомостей про планові нарахування організацій».
У свою чергу, розрахунок виплат від окладу за ставкою згідно зі штатним розкладом ми пропонуємо вести з використанням такої формули:
Відсоток * Оклад за штатним розкладом * Кількість відпрацьованих днів / норма днів.
Був створений параметр «Оклад за штатним розкладом» з наступними показниками:
Ставка і відсоток, які визначаються Наказом, призначаються документом «Введення відомостей про планові нарахування організацій». Кількість відпрацьованих днів визначаються згідно з табелем.
суміщення професій
Найчастіше підприємство стикається з браком кваліфікованих кадрів або з тимчасовою відсутністю працівника. У таких випадках працівник може поєднувати кілька професій. Доплати за суміщення професій через відсутнього співробітника або у випадках некомплект обумовлюються статтями 149 і 151 ТК РФ.
Реалізація в програмі «1С: Зарплата і Управління Персоналом 8»
Доплати за суміщення професій реалізуються з використанням Плану видів розрахунку «Основні нарахування організацій».
Якщо поєднання може відбуватися досить тривалий час (найближчим часом не планується займати цю посаду), тоді це нарахування ми пропонуємо розраховувати за формулою: Оклад сумісництвом посади * Відсоток * Кількість відпрацьованих днів / норма днів
Відсоток призначається документом «Введення відомостей про планові нарахування працівникам організації». Кількість відпрацьованих днів визначається знову ж згідно з табелем.
Якщо ж поєднання має короткочасний характер, тобто неповний місяць (наприклад, робота за хворого співробітника або співробітника, який пішов у відпустку), використовується формула:
Оклад сумісництвом посади * Відсоток * Кількість днів відсутності працівника згідно з табелем / Норма часу в днях.
Відсоток і оклад сумісництвом посади, кількість днів відсутності працівника призначаються документом «Введення відомостей про планові нарахування працівникам організації».
тимчасове заступництво
Ще один приклад - тимчасове заступництво. Тобто виконання обов'язків за тимчасово відсутнього співробітника (зазвичай вищого), викликане виробничою необхідністю. Покладається зазвичай наказом.
Реалізація в програмі «1С: Зарплата і Управління Персоналом 8»
Виплата за тимчасове заступництво відбивається в Плані видів розрахунку «Основні нарахування організацій». Ми пропонуємо ввести новий вид розрахунку з додаванням такої формули:
Формула: (Оклад заміщає - оклад заступника) * Кількість днів відсутності заміщає згідно з табелем / Норма часу в днях.
Був створений показник «Час в днях для введення руками» з наступними параметрами:
Призначається документом «Введення відомостей про планові нарахування працівникам організації», де вказуються оклад заміщає, оклад заступника, кількість днів відсутності заміщає згідно з табелем.
Надбавка за класність
Надбавка за класність (наприклад, після проходження курсів підвищення кваліфікації) може призначатися у вигляді надбавки в розмірі ставки за відпрацьований день. Дуже поширена надбавка за класність водіям. Ця надбавка встановлюється локальними актами організації, трудовим і (або) колективним договором; в бюджетних організаціях встановлюється Урядом РФ, органами державної влади відповідного суб'єкта РФ, органами місцевого самоврядування (ст. 144 ТК РФ).
Реалізація в програмі «1С: Зарплата і Управління Персоналом 8»
У Плані видів розрахунку «Основні нарахування організацій» використовується наступна формула:
Фіксована сума * Відпрацьовані дні в місяці.
Фіксована сума задається як тарифний розряд в довіднику Тарифні розряди, відпрацьовані дні - згідно з табелем. Розглянемо інший випадок. Наприклад, надбавка за класність водіям становить:
За 2 клас - 10%
За 1 клас - 21%
Припустимо, що працівник має кваліфікацію другого класу, а його тарифна ставка становить 20 000 рублів. Припустимо, відпрацював він не всі належні 184 години на місяць, а 160, а решта 24 з не залежних від нього причин (наприклад, поломка) брав участь в інших роботах на підприємстві. Тоді його надбавка складе 1739 рублів: 20000 (тарифна ставка) * 160 (вироблення в годинах) * 10% (відсоток надбавки за класність) / 184 (норма годин на місяць). Таким чином, в разі, коли надбавка виражена у відсотках, використовується наступна формула:
Оклад / Норма годин * Відпрацьовані години в місяці * Відсоток
Відсоток і оклад призначаються документом «Введення відомостей про планові нарахування працівникам організації». Кількість відпрацьованих годин (можна використовувати і дні) визначається згідно з табелем.
Порядок має значення
При розрахунку заробітної плати важливо дотримуватися певної хронології створення нарахувань. Так як багато видів нарахувань ґрунтуються на інших, то потрібно, щоб веденим нарахуваннях при їх введенні можна було призначити провідні, які вже повинні існувати. Досвід підказує наступний порядок створення нарахувань:
- 1. Введення відомостей про планові нарахування,
2. Введення відомостей про разові нарахування,
3. Премії працівників організації,
4. Нарахування відпустки працівникам організації,
5. Оплата за лікарняним листком,
6. Введення табелів обліку робочого часу / Відсутність з нез'ясованої причини.
Після введення всіх перерахованих вище документів в програму «1С: Зарплата і Управління Персоналом 8» (ред. 2.5) можна документом «Нарахування зарплати працівникам організації» правильно і швидко розрахувати всі нарахування за місяць, а також коректно розрахувати належний ПДФО з урахуванням відрахувань. А далі швидко і точно розрахувати ЕСН і сформувати витрати на оплату праці.
Як грамотно побудувати безпомилкову систему нарахувань, щоб був задоволений і співробітник і роботодавець?
У чому відмінності надбавки від доплати?
