Кадровий аудит: як впорядкувати документи і уникнути штрафів

1. Етап 1. Підготовчі дії для проведення кадрового аудиту
2. Крок 1. Визначення типу кадрового аудиту, який буде використовуватися в організації - внутрішній або...
3. Крок 2. Визначення кола фахівців, які будуть займатися перевіркою кадрових документів в компанії.
4. Таблиця. Зовнішній і внутрішній аудит кадрових документів: переваги та недоліки
5. Процедура проведення загальних (суцільного) аудиту кадрової документації
6. Етап 2. Проведення кадрового аудиту
7. Крок 2. Визначаємося з пакетом необхідних документів
8. Важливо: які документи при перевірці у вас не мають право вимагати з 1 липня 2016 року
9. Крок 3. Процедура звірки документів при кадровому аудиті
10. Крок 4. Проведення аналізу змісту кадрових документів
11. Крок 5. Процедура перевірки інший кадрової документації
12. Кілька слів про аудит трудових книжок
13. Етап 3. Дії по формуванню звіту про проведення кадрового аудиту
14. Крок 2. Подання звіту особі замовив перевірку
15. Етап 4. Дії за результатами кадрового аудиту

Щоб компанія могла уникнути багатьох неприємностей, якими чреваті перевірки, хоча б два рази на рік проводите аудит документів. Процедура необхідна і кадрової документації. Особливо затребуваний кадровий аудит перед перевіркою ГИТ. Розглянемо поетапно, як потрібно швидко і якісно перевіряти кадрові документи.

З матеріалу ви дізнаєтеся:

• Які чотири етапи необхідно передбачити, плануючи проведення кадрового аудиту;
• У чому переваги і недоліки зовнішнього і внутрішнього кадрового аудиту;
• Як створити звіт і проаналізувати результати кадрового аудиту організації.

Етап 1. Підготовчі дії для проведення кадрового аудиту

Спочатку слід визначитися, якими силами і в якому обсязі буде проводитися процедура кадрового аудиту. Для проведення зовнішнього аудиту гендиректор компанії або власник запрошують сторонніх фахівців, аудит внутрішній зазвичай намагаються виконати, використовуючи можливості персоналу компанії.

Крок 1. Визначення типу кадрового аудиту, який буде використовуватися в організації - внутрішній або зовнішній.

Довідка

Аудит кадрового діловодства - це ряд контрольно-аналітичних процедур, перевірка кадрового документообігу організації на відповідність вимогам трудового законодавства РФ з урахуванням останніх змін, а також внутрішнім вимогам компанії. Крім того, це аналіз ефективності документообігу та розробка пропозицій щодо мінімізації матеріальних і трудових витрат.

Крок 2. Визначення кола фахівців, які будуть займатися перевіркою кадрових документів в компанії.

Вирішуються питання, що стосуються того, як буде проводитися аудит: за допомогою консультантів з боку (зовнішній аудит) або використовують власних співробітників (внутрішній аудит). В якості зовнішніх консультантів запрошують працівників компанії надає спеціалізовані послуги або фрілансерів.

У процедурі проведення кадрового аудиту будь-якого типу беруть участь:

• глава фірми;
• представники відділу кадрів або співробітники служби по персоналу;
• представники юридичного відділу компанії;
• працівники відділу планово-економічних операцій компанії;
• працівники служби з охорони праці.

Вам знадобиться матеріал: Як зменшити кількість регламентів? Проведіть аудит документів, усуньте дублювання і суперечності

У тому випадку, якщо проводиться внутрішній аудит кадрових документів, з числа зазначених співробітників формується робоча група, яка відповідає за результати. У процедурі проведення зовнішнього аудиту відповідальні працівники зобов'язані передавати консультантам всю необхідну інформацію і надавати їм всебічну підтримку.

Переваги і недоліки двох видів кадрового аудиту - внутрішнього і зовнішнього - ми зібрали для наочності в зведену таблицю.

Таблиця. Зовнішній і внутрішній аудит кадрових документів: переваги та недоліки

Зовнішній кадровий аудит

Внутрішній кадровий аудит

переваги

1. Проведення процедури аудиту довірено професійним аудиторам, що мають напрацювання по виявленню типових недоліків і помилок і використовують перевірену методику.

2. Велика ймовірність того, що керівнику буде надана об'єктивна картина стану документації. Оскільки сторонні перевіряючі спочатку позбавлені спокуси приховувати виявлені недоліки.

1. Низькі вартісні витрати на процедуру аудиту (своїм співробітникам за працю видається грошова винагорода в розмірі окладу).

2. Представникам головного офісу легше дається перевірка документації філій на відповідність не тільки законодавству, а й внутрішнім вимогам організації.

3. Додаткове взаємодія співробітників допомагає краще грати в команді.

недоліки

1. Дорожнеча.

2. Якісне проведення аудиту, неможливо, якщо в перевірці не беруть участь представники компанії.

3. Великі тимчасові витрати.

4. Не кожен керівник довірить перевірку документів з відомостями про співробітників своєї фірми сторонньої компанії.

1. У співробітників-аудиторів відбувається велика втрата часу (вони виконують «непрофільну функцію», а не свої прямі обов'язки.

2. Ризик отримати недостовірну картину.

3. Імовірність неякісного і неповного зрізу, так як немає необхідних методик і досвіду в проведенні процедури я аудиту.

Процедура проведення загальних (суцільного) аудиту кадрової документації

Мета процедури загального аудиту кадрів - встановити і виявити всі порушення трудового законодавства , Які були допущені в ході ведення кадрової документації.

Проводяться дії спрямовані на поштучний перевірку всіх кадрових документів організації, порушення яких може спричинити за собою штрафні санкції з боку податкової інспекції, інспекції з питань праці та інших перевіряючих органів. Проведення такої перевірки необхідно, коли компанія виставлена ​​на продаж, змінюється її керівництво, а також в разі, коли потрібно навести порядок в документації.

Як правило, компанії обмежуються вибірковим аудитом.

Етап 2. Проведення кадрового аудиту

Крок 1. Встановлюємо регламент кадрового аудиту

У тому випадку, якщо кадровий аудит проводиться з використанням власних сил організації, слід:

1. Видати відповідні накази і розпорядження;
2. Визначити цілі і завдання кадрового аудиту;
3. Сформувати склад відповідальної комісії;
4. Встановити терміни перевірки.

Якщо на роль аудиторів залучаються фахівці сторонньої організації, необхідно:

1. Вибрати провайдера, після того як буде проведено ретельний аналіз ринку;
2. Укласти договір, в якому визначити терміни, цілі, завдання, повноваження та обов'язки сторін;
3. Видати наказ, де вказати мету і завдання проведення процедури аудиту, а також завдання робочої групи, яка покликана надавати зовнішнім консультантам сприяння.

Як провести аудит відділу по управлінню персоналом в регіональному підрозділі?

Крок 2. Визначаємося з пакетом необхідних документів

Слід скласти докладний список документів, якими повинні розташовувати працівники кадрової служба організації. У Трудовому кодексі РФ є вказівка ​​на деякі обов'язкові документи. У зазначений список повинні входити:

• трудові договори (ст. 56, 67 ТК РФ);
• трудові книжки (ст. 66 ТК РФ)
• правила внутрішнього трудового розпорядку (ст. 189 ТК РФ);
• графік відпусток (ст. 123 ТК РФ);
• положення про захист персональних даних (гл. 14 ТК РФ).

У Трудовому кодексі також є непрямі згадки, що зачіпають багато локальні нормативні акти, які варто також включити в список обов'язкових кадрових документів компанії. Взяти, наприклад, згадується в ст. 15, 57 ТК РФ штатний розклад.

Є ряд інших нормативних актів, які закріплюють вимоги використовувати в компанії багато інших кадрові документи. Наприклад, в постанові Уряду РФ від 16.04.2003г. за № 225 «Про трудові книжки», згадується про Книгу обліку руху трудових книжок і вкладишів до них.

Важливо: які документи при перевірці у вас не мають право вимагати з 1 липня 2016 року

З 1 липня 2016 року набирає чинності Постанова Уряду від 19 квітня 2016 р № 724-р . З цього моменту перевіряючі не можуть вимагати від роботодавців надати ряд документів, в тому числі:

• виписки з ЕГРН, ЕГРЮЛ, ЕГРІП
• інформацію про середньооблікової чисельності
• відомості про наявність або відсутність заборгованості по страхових внесках, пені, штрафів, податків і зборів, і інші.

Повний перелік документів, які ви не зобов'язані надавати, можна подивитися в Розпорядженні Уряду від 19 квітня 2016 р № 724-р . Ці папери ревізори повинні тепер самостійно запитувати в держорганах. Наприклад, виписку з ЕГРЮЛ - у ФНС, відомості з бухзвітності - у Росстату, і так далі.

Крок 3. Процедура звірки документів при кадровому аудиті

У суворій відповідності з складеного списку слід перевірка наявності документів. Після чого, щоб уникнути порушення законодавства, слід ретельно вивчити їх зміст. Отримані в ході звірки результати заносяться в спеціальну таблицю. Потім необхідно визначити, яким локальним нормативним актам потрібна доробка, а які повинні бути знову створені.

Крок 4. Проведення аналізу змісту кадрових документів

На цьому етапі проводиться ретельне вивчення тих документів, в які необхідно доопрацювати або доповнити. Потім слід перевірка цих документів аудиторами в частині їх відповідності нормам законодавства і внутріорганізаційних правилам.

Нерідко організації порушують основне правило (ст. 8 ТК РФ), згідно з яким не підлягають застосуванню норми локальних нормативних актів, що погіршують становище працівників порівняно з встановленим трудовим законодавством або прийняті без дотримання встановленого ст. 372 ТК РФ порядку врахування думки представницького органу працівників. У всіх подібних випадках слід керуватися нормами трудового законодавства .

У тому випадку, якщо виявлені порушення нечисленні, вони фіксуються в заздалегідь складеною таблиці. Для більш значної кількості порушень створюють окрему таблицю.

Крок 5. Процедура перевірки інший кадрової документації

В ході перевірки кадрових документів внутрішня або зовнішня комісія перевіряє:

Правильність ведення розпорядчих документів;

• Зберігання наказів по основній діяльності організації та наказів по особовому складу;
• Оформлення наказів про призначення на нові посади керівників (генерального директора, керівників структурних підрозділів, головного бухгалтера, начальника виробництва і так далі.);
• Порядок заповнення трудових книжок.

Трудові інспектори прийдуть з перевіркою. Рано чи пізно. Як підготуватися до неї і відстоювати свої інтереси вже в ході її

Кілька слів про аудит трудових книжок

В першу чергу, варто перевірити наявність завіреної копії наказу по основній діяльності про призначення відповідального за ведення трудових книжок.

При проведенні кадрового аудиту в компанії слід обов'язково переконатися, що всі трудові книжки є в наявності і пройшли відповідну реєстрацію в книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них. А також необхідно перевірити, що всі зроблені в трудових книжках записи підкріплені відповідними наказами.

Записи з трудових книжок (вкладишів) про прийом на роботу, переведення на іншу постійну роботу і звільнення повинні бути продубльовані в особових картках працівників і скріплені їхніми підписами, які засвідчують у тому, що вони ознайомлені з такими. Зберігання трудових книжок і вкладишів до них має здійснюватися в неспаленому сейфі. Всі роботи по зберіганню, веденню і заповнення трудових книжок мають вестися у відповідності з діючими Правилами ведення і зберігання трудових книжок і Інструкцією щодо заповнення трудових книжок.

Етап 3. Дії по формуванню звіту про проведення кадрового аудиту

Крок 1. Вибір форми звіту про проведення кадрового аудиту в компанії

Форма звіту повинна мати вигляд документа, в якому містяться описові частини і таблиця з переліком виявлених порушень та рекомендаціями щодо їх усунення. Рекомендації можна оформити у вигляді додатку до звіту. Звіт складається з наступних частин:

1. Аналізу наявності документів відповідно до вимог трудового законодавства;
2. Аналізу відповідності оформлення документів вимогам трудового законодавства;
3. Оцінки змісту внутрішніх локальних нормативних актів організації;
4. Результату перевірки відповідності кадрових процедур вимогам законодавства;
5. Аналізу відповідності документів вимогам архівного законодавства;
6. Посилань на конкретні статті нормативних актів, за якими у компанії є порушення;
7. Оцінки ризиків (з вказівками порушень, які можуть призвести до виникнення трудових спорів або можливого застосування штрафних санкцій з боку перевіряючих органів);
8. Рекомендацій щодо усунення помилок, допущених в кадровому діловодстві;
9. Розстановки пріоритетів в ході подальшої роботи з кадровою документацією.

На кожному підприємстві холдингу - свої форми звітності. Як їх вбудувати в єдину систему, зробити підконтрольними. категоризація посад

Крок 2. Подання звіту особі замовив перевірку

Подання звіту замовнику аудиторської перевірки (зазвичай, це перша особа фірми) для узгодження і затвердження подальших дій (видання наказу про виправлення виявлених порушень, розподілу цих дій між певними співробітниками). Звіт, як правило, надається аудитором особисто, так як саме аудитор, має можливість відразу роз'яснити всі тонкощі проведеної роботи.

Етап 4. Дії за результатами кадрового аудиту

Після закінчення процедури кадрового аудиту на основі отриманих результатів складається план дій кадрової служби, спрямований на усунення виявлених у веденні діловодства недоліків. У документі вказуються конкретні терміни усунення недоліків і називаються відповідальні за це посадові особи. Слід також визначитися з часом проведення повторного аудиту, необхідного для перевірки виправлення попередніх порушень.