Авансовий звіт форма 0504505: завантажити бланк і зразок заповнення

1. Бланк авансового звіту в 2019 році
2. Як заповнити бланк авансового звіту
3. Авансовий звіт форма 0504505: зразок заповнення в 2019 році
4. Журнал реєстрації авансових звітів

Відправляються співробітники установи у відрядження або отримують гроші під звіт - їм доведеться подати авансовий звіт (ф. 0504505).

Бланк авансового звіту обов'язковий для всіх типів державних установ. У статті зможете скачати бланк, дізнатися, як правильно його заповнити, і хто це повинен робити.

Бланк авансового звіту в 2019 році

Авансовий звіт форма 0504505 - уніфікована форма первинний документ, який є обов'язковим для всіх типів державних і муніципальних установ (казенних, бюджетних і автономних). Форму ввели в дію в 2015 році наказом Мінфіну Росії від 30.03.2015 № 52Н (далі Наказ № 52Н).

При необхідності установа може доопрацювати уніфіковану форму авансового звіту, розширивши або звузивши графи і рядки, ввівши додаткові рядки і вкладні листи. Зміни оформите наказом керівника. Такий висновок випливає з абзаців 13, 16 Методичних вказівок, затверджених наказом Мінфіну Росії від 30.03.2015 № 52Н.

У 2017 році відповідно до Положення про службові відрядження, затвердженим постановою Уряду Росії від 13.10.2008 № 749, заповнений бланк співробітник повинен подати до бухгалтерії не пізніше трьох днів з моменту повернення. Якщо співробітник повернувся з поїздки в вихідний день або в свято, то триденний термін вважайте з того дня, коли він вийшов на роботу. Цей термін поширюється як на внутрішні, так і на закордонні відрядження.

Коли співробітник отримав грошові кошти на господарські витрати, відзвітувати за ним необхідно не пізніше трьох днів після закінчення терміну, на який видали аванс. Про це в пункті 6.3. Вказівки ЦБ РФ від 11.03.2014 № 3210-У.

Фінансові ревізори і інспектори фондів чіпляються до будь-яких неточностей в паперах. Тому попередьте співробітників про те, як вони повинні звітувати за підзвітні гроші. Що саме їм треба перевірити в документах дивіться в таблиці

Як заповнити бланк авансового звіту

Підзвітна особа заповнює лицьову сторону уніфікованої форми авансового звіту 0504505 в частині відомостей про себе (ПІБ, структурний підрозділ). На зворотному боці подотчетнік вказує наступну інформацію в графах з першу по шосту:

• 1 - порядковий номер виправдувального документа,
• 2 - дата складання виправдувального документа,
• 3 - номер документа,
• 4 - найменування організації надала послугу / товар, сама послуга або товар (проїзд, проживання, канцтовари та ін.), Найменування документа (касовий чек, товарний чек, квитанція тощо.),
• 5 - сума проведених витрат в рублях,
• 6 - сума проведених витрат у валюті.

Всі залишилися незаповненими рядки перекресліть, щоб ніхто не міг внести додаткову інформацію про витрати.

Порада від бюджетника:

У графі 4 звіту (ф. 0504505), якщо вказуються витрати на проживання в готелі, бажано поставити термін проживання. Наприклад, 15.01.2019 - 19.01.2019. У разі добових досить просто написати: «Добові».

До авансового звіту співробітник прикладає виправдувальні документи. Наприклад, це проїзні квитки, рахунки за проживання, касові і товарні чеки, квитанції електронних терміналів (сліпи) і т. Д. Документи нумеруються в порядку їх запису в звіті.

Після цього підзвітна особа підписує авансовий звіт і подає на погодження керівнику структурного підрозділу. Потім з усіма виправдувальними документами його передають в бухгалтерію, де відповідальна особа заповнює розписку в нижній частині бланка, відрізає і віддає підзвітній.

Далі звіт заповнює бухгалтер, в чиї обов'язки входить ведення обліку з підзвітними особами. Бухгалтер заповнює на лицьовій стороні:

• у верхньому правому кутку - сума звіту прописом,
• відомості про суми виданого авансу,
• відомості про залишки по попереднім авансами,
• відповідні проводки по виробленим видатках,
• відомості про внесення залишку, видачі перевитрати. Якщо функції касира в установі виконує інший працівник, то цей розділ заповнює і підписує він.

На зворотному боці заповнюються графи 7 і 8 - суми прийняті до обліку, а також 9 і 10 - бухгалтерські записи по виробленим видатках. Після чого бухгалтер підписує звіт і передає на затвердження головному бухгалтеру, потім керівнику установи.

Працівник з'їздив у відрядження, витратив аванс, а відзвітувати не може, тому що втратив виправдувальні документи. Які документи уявити натомість? Що робити бухгалтеру? дивіться рекомендації

Авансовий звіт форма 0504505: зразок заповнення в 2019 році

Дивіться основні вимоги, які пред'являють податкові інспектори до оформлення авансового звіту та додатків до нього. Так ви зможете перевірити звіт про співробітника і уникнути помилок.

1. Авансовий звіт повинен бути затверджений керівником. Датою, коли при оподаткуванні виникають позареалізаційні та інші витрати, визнається день затвердження. Таким чином, якщо керівник або уповноважений співробітник не затвердив документ, визнання витрат по ньому спірно (подп. 5 п. 7 ст. 272 ​​НК РФ).
2. У касових чеках, квитанціях і інших підтверджуючих оплату документах повинні бути вказані найменування товарів. Якщо ж чек пробитий тільки на певну суму, то співробітник повинен попросити видати йому товарний чек. В іншому випадку ідентифікувати витрата, а також його обгрунтованість не можна. Крім того, відшкодувати такі суми співробітнику ви не зможете. А раніше виданий аванс доведеться утримати або оформити як іншу виплату і нарахувати з неї страхові внески і ПДФО.
3. Прийняти можна тільки ті підтверджуючі документи, в яких зазначено дати. Інакше підтвердити, що витрата був саме у відрядженні, не вийде.

Журнал реєстрації авансових звітів

З моменту вступу в силу Вказівок ЦБ РФ від 11.03.2014 № 3210-У стало необов'язковим вести Журнал реєстрації авансових звітів. Дана вимога тепер відсутній. Але досвідчені бухгалтери не стали поспішати відмовлятися від даної форми обліку, оскільки вона може допомогти у внутрішньому контролі установи.

У будь-якому випадку, якщо ви вирішите використовувати такий журнал, розробіть і затвердите його форму в обліковій політиці. Не забудьте, що як будь-який бухгалтерський документ, в ньому повинні бути обов'язкові реквізити, зазначені в пункті 11 Інструкції до Єдиним планом рахунків № 157н .