Самокопіювальні бланки: особливості, папір для їх друку, застосування і користь для бізнесу

1. Види і характеристики паперу
2. призначення бланків
3. Як виробляють самокопіюються бланки?
4. Бланки суворої звітності
5. Застосування в бізнесі
6. підсумки

СКБ, самокопірка або самокопіюються бланки скорочують час на заповнення документів в декількох примірниках з ідентичними даними. Вписувати інформацію потрібно в один екземпляр, на інших вона дублюється завдяки особливостям паперу: в неї «вшиті» мікрокапсули з чорнилом. При натисканні вони руйнуються, і на наступному аркуші з'являється зображення.

Принцип листи на СКБ подібний до роботи зі звичною копіювальної папером, яку підкладають під верхній лист. Метод вдосконалили, і сьогодні самокопіюються бланки - зручний інструмент для заповнення квитанцій, накладних, типових договорів.

Пишуть на СКБ від руки, але можна використовувати принтер. Так на бланки наносять логотипи, корпоративну символіку, захисні елементи. Текст на копіях не поступається по чіткості оригінального зображення.

Копії в комплекті різних кольорів, щоб не заплутати користувача

Види і характеристики паперу

Самокопіювальні бланки роблять з багатошарового паперу. Її колір, найчастіше, білий, але зустрічаються жовті, блакитні, салатово-зелені листи. Традиційно друкують в один відтінок, проставляючи нумерацію або роблячи перфорацію. СКБ компонують пошарово, поєднуючи для зручності папір різних кольорів. Зверху розташований оригінал, внизу - 1, 2 або 3 копії. Більше число - рідше.

У комплект входять такі листи:

• Перший - передає. У ньому містяться саморуйнуються мікрокапсули (зі зворотного боку). При натисканні ручкою або олівцем вони «активізуються» і залишають на наступному бланку відбиток фарби.
• Другий / середні - передающе-приймає. На лицьовій стороні є поглинаючий шар. Його особливість - перешкода розмазування фарби. З обороту папір ідентична передавальної - теж містить мікрокапсули.
• Останній - приймає. Його лицьова поверхня вбирає чорнило. В іншому він схожий зі звичайним папером (фарбувальних капсул немає).

Смужка термоклею на одній зі сторін аркуша забезпечує легкий відрив бланків від блоку

призначення бланків

Перенесення тексту з оригіналу на кілька дублікатів спрощує оформлення паперів і допомагає в організації документообігу.

Сфери застосування самокопирующихся бланків - це:

1. Діловодство в організаціях. Підприємства кожен день заповнюють бланки суворої звітності (БСЗ), договори з контрагентами та клієнтами. Два і більше примірника, які потрібні сторонам, зручніше заповнювати з самокопіркой.
2. Покупки за рахунками-фактурами. Продавець швидко зробить клієнтові копіювання, коли змусивши чекати. Це підвищує якість обслуговування.
3. Облік без ККТ. Самокопіюючі бланки можна замінити контрольно-касову техніку при наданні послуг і прийнятті платежів. Так надходять в кафе, готелях, майстерень.
4. Складання двосторонньої документації або оформлення паперів, для яких потрібні і оригінал, і копія. Наприклад - квитанції ЖКГ, договори оренди і так далі.
5. Персоналізація за допомогою самокопирующихся бланків зі штрих-кодами, нумерацією або іншими унікальними позначеннями. Маркування наноситься на верхній лист або на кожен лист в сброшюрованном комплекті. Для нанесення штрих-кодів використовують цифровий друк. Так персоналізують пропуски, наклейки для бланків, квитанцій, індивідуальних анкет.

Нумерацію роблять на принтері. Можна проставляти числа в потрібній послідовності, наносити ціну, серію, генерувати маркування, в якій поєднані цифри і букви.

На бланку може бути не тільки штрихкод, але і QR-код

Як виробляють самокопіюються бланки?

Для цього застосовують офсетна, цифрове, різографічний обладнання. Перший спосіб оптимальний за витратами і якістю результату. Перед запуском в друк розробляють дизайн-макет поліграфії в потрібному друкарському стандарті.

потім:

• підбирають підходящу основу бланків - визначають кольору, кількість і розмір листів в комплекті, наявність персоніфікованих зображень або захисної / ідентифікуючої кодування;
• вибирають спосіб виготовлення самокопирующихся бланків - цифра, офсет і так далі. Все залежить від можливостей друкарні, цілей замовника і типу основи для друку;
• роблять нумерацію, кодування - якщо вони потрібні;
• листи збираються на термоклей по 2-3 листків.

Копій може бути і 4-5, якщо так потрібно замовнику

Через специфіку паперу, для виробництва самокопирующихся бланків потрібно спеціальне обладнання - цифрове або офсетна з поліпшеною передачею кольору, можливістю друку в три фарби або повнокольоровий. Замовляючи тираж, потрібно уточнити, чи є воно в друкарні або ваше замовлення передадуть субпідряднику. Можливо, безпосередньо замовити буде дешевше.

Бланки суворої звітності

Самокопіювальні бланки можуть виготовити у вигляді бланків суворої звітності. Ідентичні листи в цьому випадку не можна копіювати на свій розсуд - на принтері, ксероксі. БСО виготовляють підзвітний, їх замовлення та придбання у друкарні фіксують в бухгалтерській документації відповідними записами. Поставляються «суворі» СКБ комплектами з однакових примірників.

Цілі / послуги, для яких застосовують бланки, визначені в державному реєстрі ОКУ. Якщо діяльність компанії включена до цього переліку, можна оперувати касової технікою, а «суворої» самокопіркой.

Товарний чек - найпопулярніший вид БСО

Застосування в бізнесі

СКБ скорочують час на оформлення документів і роботу з клієнтами. За той же термін обробляється набагато більше інформації, і це покращує сервіс. Компанія збереже клієнтів, яким не хочеться довго писати одні і ті ж дані на різних примірниках анкет, договорів, квитанцій. Співробітники оптимізують свою працю, не заповнюючи численні дублікати.

Бізнесу СКБ потрібні для:

• отримання персоніфікованих бланків з найменуванням, адресою, телефонами фірми, логотипом;
• спрощення оформлення бланків суворої звітності без порушення законів;
• поліпшення якості обслуговування і підвищення лояльності клієнтів;
• оптимізації праці персоналу і зменшення загальновиробничих витрат.

Ціна на самокопірку залежить від тиражу. Мінімальний - 300 примірників. Для економії збільшують розмір партії. На вартість впливає і формат. Найпопулярніші - А4, А5 і А6.

Як виглядають самокопіюються бланки і як проявляється напис на нижньому шарі, показано на відео:

підсумки

• Самокопіювальні бланки - прогресивний інструмент дублювання інформації з заповнюється оригіналу на копії.
• Для друку використовують білий або кольоровий папір з фарбувальними капсулами, які руйнуються при натисканні ручкою, олівцем.
• СКБ використовують в суворої звітності, для складання договорів і рахунків-фактур, заповнення анкет.
• На самокопірку наносять штрих-коди, нумерацію, корпоративну символіку, персональну інформацію.
• листи друкують офсетом , цифровим друком , Тиражують на різографі , А потім брошурують в комплекти по 2-3 шари.
• Для бізнесу такі бланки зручні тим, що економлять час клієнтів і персоналу, дозволяють обійтися без контрольно-касової техніки.