Дебет-Кредит № 50 (10.12.2007)
Суть справи :: Бухгалтерський облік
Увага! архівна публікація
Ця сторінка містить давню архівну публікацію бухгалтерського тижневика "Дебет-Кредит", яка в даний час, цілком можливо, втратила актуальність і може не відповідати чинним нормам бухгалтерського і податкового обліку.
Для роботи з актуальними матеріалами журналу перейдіть до ONLINE.dtkt.ua
або виберіть потрібний вам розділ ДК-порталу у верхньому рядку навігації.
У діяльності кожного бухгалтера трапляються періоди, коли завершується співпраця з одним роботодавцем або клієнтом та розпочинається робота з іншим. У цій статті ми розглянемо ті важливі практичні аспекти, на які слід звернути увагу кожному бухгалтеру.
Закон про бухоблік (п. 4. ст. 8) передбачає чотири варіанти організації бухгалтерського обліку на підприємстві:
1) традиційний - введення в штат підприємства посади бухгалтера або шляхом створення структурного підрозділу «бухгалтерія» на чолі з головним бухгалтером. На невеликих підприємствах, як правило, є лише посаду головбуха;
2) бухгалтерський облік веде фахівець, зареєстрований як підприємець (т. Е. Фізична особа - підприємець);
3) на договірних засадах бухгалтерський облік веде централізована бухгалтерія чи аудиторська фірма;
4) власник або керівник підприємства самостійно веде бухгалтерський облік і складає звітність. Ця форма організації не може застосовуватися на підприємствах, звітність яких повинна оприлюднюватися, - в акціонерних товариствах, банках і т. П.
Особа, на яку покладено ведення бухгалтерського обліку підприємства, згідно з п. 7 ст. 8 Закону про бухоблік, називається бухгалтер. Дотримуватися цього визначення будемо і ми, незалежно від того, хто конкретно веде бухоблік підприємства, - головбух, підприємець, керівник або аудиторська фірма.
Отже, при зміні роботи бухгалтеру слід знати, як правильно вести себе, як мінімум, в двох протилежних ситуаціях: при припиненні відносин з колишнім роботодавцем або клієнтом та на початку діяльності з новим. Розглянемо ці ситуації по черзі.
Йдемо красиво і не дуже
Після того як прийнято рішення про припинення відносин між бухгалтером і підприємством, виникає ряд питань. Найголовніші з них, як правило, такі:
1) яким чином забезпечити остаточний своєчасний і повний розрахунок за надані бухгалтером послуги;
2) як бухгалтеру, який залишає підприємство, зняти з себе відповідальність за ведення обліку тих господарських операцій, до яких він вже не має відношення;
3) як юридично правильно оформити припинення відносин з роботодавцем або клієнтом.
Відповідь на перше питання лежить в першу чергу в психологічній площині. Якщо роботодавець / клієнт в цілому був задоволений роботою бухгалтера і не має до нього істотних претензій, то немає достатніх підстав для затримки остаточного розрахунку. Якщо ж претензії є (справжні чи надумані), то бухгалтеру слід вжити заходів для забезпечення розрахунку.
Якщо мирним шляхом переконати роботодавця / клієнта не вдається, слід вдатися до «сильнодіючим» заходам. Звичайно, застосовувати їх потрібно обережно, не порушуючи при цьому норми законодавства. Крім того, необхідний ефект можуть викликати навіть не самі заходи, а лише загроза їх застосування.
Одними з таких радикальних заходів можуть бути скарги до контролюючих органів (наприклад прокуратуру, податкову інспекцію і т. П.) Про порушення законодавства, які бухгалтеру стали відомі під час роботи.
В якості одного з варіантів впливу на невдячного керівника бухгалтер при оформленні господарських операцій може утриматися від застосування своїх особистих «ноу-хау», за допомогою яких оптимізуються податкові платежі. Це повинно привести до надмірної сплати коштів підприємства до бюджету, і щоб уникнути таких перевитрат, керівник, можливо, змушений буде піти назустріч звільняється бухгалтеру.
Також заходом впливу може стати невиконання або неефективне виконання функцій, які не властиві роботі бухгалтера і взагалі не стосуються бухгалтерського обліку (наприклад функції фінансового планування, ведення договірної роботи, спілкування з клієнтами і т. П.). Нерідко з певних причин бухгалтер виконує такі функції паралельно зі своєю основною роботою, але їх виконання окремо не оплачується.
Однак слід пам'ятати, що функції бухгалтера чітко окреслені нормами Закону про бухоблік, інших нормативних актів, а виконання інших функцій в його обов'язки не входить, якщо це прямо не обумовлено трудовим договором або договором про надання послуг з ведення бухгалтерського обліку. Значить, «за замовчуванням» формально бухгалтер не зобов'язаний ці функції виконувати, і пред'являти до нього якісь претензії за таке невиконання неправомірно. Однак невиконання ним таких функцій може призвести до збитків для підприємства, що небажано для останнього. Для виходу з такої ситуації слід дати зрозуміти керівництву, що краще все ж вирішити проблемні питання з обопільної згоди.
Передаємо справи наступнику
Якщо ж проблеми з розрахунком при припиненні відносин у бухгалтера вирішені, йому слід забезпечити, так би мовити, відсутність своєї відповідальності за ведення обліку тих господарських операцій, до яких він вже не причетний. На практиці це називається, як правило, «передача справ». При передачі справ потрібно, по-перше, чітко встановити дату, починаючи з якої відповідальність за облік покладається на нового бухгалтера, а по-друге, скласти повний перелік бухгалтерських документів, переданих наступнику, і їх опис.
Передача справ наступнику означає також виконання певних дій. В першу чергу, повинні бути виконані всі бухгалтерські записи за період, за який відповідає колишній бухгалтер, укомплектовані в справи первинні документи, що є підставою для кожної виконаної записи, сформований оборотний баланс, заповнені форми бухгалтерської і податкової звітності. Повинні також бути підготовлені облікові книги та журнали: обліку рахунків-фактур отриманих та виданих, регістри податкових накладних, книги реєстрації банківських чекових книжок, цінних паперів, довіреностей, контрольно-касових апаратів, касова книга і т. П. Документи повинні бути підшиті в справи згідно з номенклатурою справ, розробленої на підприємстві. Номенклатура справ - це список назв (найменувань) справ і журналів (книг) реєстрації, які заводяться на підприємстві, із зазначенням термінів їх зберігання. Якщо необхідні журнали (книги) відсутні, про це робиться відповідний запис у акті прийому-передачі, а журнал (книга) заводиться з дня прийняття справ.
Дата передачі бухгалтером справ не обов'язково збігається з датою його звільнення або припинення дії його договору. Можлива ситуація, коли бухгалтер передає справи наступнику поступово, і після моменту передачі відповідальності деякий час контролює його дії. Також можлива зворотна ситуація - коли в момент припинення співпраці з роботодавцем / клієнтом наступника або ще немає (не прийнятий на роботу), або не буде взагалі (наприклад, коли підприємство ліквідується). У будь-якому випадку бажано якимось чином зафіксувати конкретну дату, після якої бухгалтер не несе відповідальність за облік операцій, які будуть здійснені після неї. У разі припинення трудових відносин такою датою є, як правило, дата звільнення.
Якщо при припиненні відносин наступник ще не визначений, то справи повинні бути передані керівнику підприємства або заступнику головного бухгалтера. Якщо ж наступник вже працює, керівник зобов'язаний видати наказ про призначення нового бухгалтера і передачі йому документації.
Нерідко в наказі про звільнення попереднього та призначення наступного бухгалтера вказується не конкретна дата, а період, протягом якого відбувається передача бухгалтерської документації. Однак в будь-якому випадку, якщо попередній бухгалтер працював на умовах трудового договору, то термін для його звільнення після подання ним заяви про звільнення за власним бажанням відповідно до КЗпП не може перевищувати два тижні. У разі ведення бухгалтерського обліку підприємцем або аудиторською фірмою порядок припинення відносин слід встановлювати в договорі на обслуговування.
Чи потрібно «закривати період» при звільненні?
Необхідність «закрити період», т. Е. Підготувати і здати звітність за певний звітний період (в основному квартал), нерідко заважає бухгалтеру оперативно змінити місце роботи. Адже протягом усього часу з початку звітного періоду аж до здачі звітності ведеться кропітка робота зі збору, дооформлення, погодженням, обробці первинних документів, що стосуються звітного періоду. І зміна людини, який контролює цей складний і, по суті, «інтимний» процес (особливо якщо наступник - «зі сторони» або новачок) може завдати непоправної шкоди діяльності підприємства.
А ось для бухгалтера зміна роботи серед періоду може мати як позитивні, так і негативні наслідки. Позитивне - можливість оперативно відреагувати на привабливу пропозицію, яким, в разі зволікання, можуть скористатися інші. Однак негативного може бути в результаті більше: якщо бухгалтер кинув напризволяще ведення обліку попереднього роботодавця / клієнта, той у відповідь не розрахується з таким бухгалтером, посилаючись на невиконання ним своїх обов'язків.
Тому бухгалтеру, який хоче звільнитися без «закриття періоду», доцільно якомога безболісніше передати справи наступникові, для чого, звичайно, потрібно докласти більше зусиль. Необхідно упевнитися, що наступник прийняв справи, повністю розуміючи звітні нюанси, характерні для конкретного роботодавця / клієнта. Тільки в цьому випадку інтереси останнього постраждають мінімально або взагалі не постраждають, що, в свою чергу, зведе до мінімуму можливі претензії до бухгалтера, який припинив відносини посеред звітного періоду.
Приймаємо справи на новому місці: на що звернути увагу?
Не всі роботодавці суворо дотримуються вимог КЗпП, тому на новому місці роботи бажано дізнатися, як виплачуються лікарняні і відпускні, яка тривалість відпусток.
Велике значення при роботі на території роботодавця / клієнта мають умови праці.
Що стосується обсягу робіт, то на нього впливає комплекс факторів, серед яких виділимо наступні:
- система оподаткування (загальна, єдиний податок, є платником ПДВ);
- наказ про облікову політику;
- порядок і структура взаємодії з іншими співробітниками / підрозділами; структура підпорядкованості;
- район реєстрації (впливає на зручність здачі звітності та взаємодії з контролюючими органами);
- автоматизація обліку (наявність комп'ютерів і ліцензійних програм для обліку);
- розподіл обов'язків між бухгалтером і його підлеглими, співробітниками інших підрозділів;
- кількість персоналу на підприємстві, прийняті системи оплати праці;
- наявність автотранспорту, його види та кількість, хто складає первинні документі по ньому;
- наявність основних фондів в розрізі груп;
- нарахування зарплат і компенсацій.
Одне з питань, які бухгалтер повинен для себе вирішити під час вступу на нову роботу з трудових правовідносин, - необхідність укладення трудового договору в письмовій формі. Згідно з пп. 4 ч.1 ст. 24 КЗпП, якщо працівник наполягає на укладенні трудового договору в письмовій формі, дотримання письмової форми є обов'язковим.
За допомогою письмового трудового договору бухгалтер може забезпечити свої права на певний графік роботи (при неповному робочому дні або неповного робочого тижня), розмір заробітної плати, умови праці, ступінь відповідальності за можливі недоліки в роботі і т. П.
Однак при цьому не слід плутати письмову форму трудового договору з контрактом, який є особливою формою трудового договору. Відповідно до ч. 3 ст. 21 КЗпП, контракт може застосовуватися тільки у випадках, визначених законами України. Прийом на роботу бухгалтера до таких випадків не належить.
Згідно ч. 2 ст. 23 КЗпП, строковий трудовий договір укладається у випадках, коли трудові відносини не можуть бути встановлені на невизначений строк (з урахуванням характеру наступної роботи, або умов її виконання, або інтересів працівника) і в інших випадках, передбачених законодавчими актами. Це формулювання не забороняє укласти строковий трудовий договір з бухгалтером. Тому, в залежності від конкретних обставин нової роботи, бухгалтер може вимагати укладення з ним саме строкового договору.
Деякі недобросовісні роботодавці практикують прийом на роботу з випробувальним терміном і подальше звільнення після його завершення. Тому при наявності випробувального терміну потрібно вимагати чіткого формулювання умов, при яких випробування вважається успішним. Випробування проводиться з метою перевірки відповідності працівника йому доручається, і критерії відповідності бажано знати з самого початку.
Крім того, не можна погоджуватися на завищені випробувальні терміни, адже згідно з ч. 1 ст. 27 КЗпП строк випробування при прийомі на роботу не може перевищувати трьох місяців, а в окремих випадках, за погодженням з відповідним виборним органом первинної профспілкової організації, - шість місяців. За три місяці випробувального терміну кваліфікований бухгалтер може підготувати два квартальних звіту і навести порядок навіть при запущеному обліку, і бути після цього звільненим за невідповідність зайнятій посаді досить сумно. Тому доцільно вимагати встановлення іспитового строку не більше місяця, протягом якого не займатися виправленням помилок попередніх бухгалтерів.
Також необхідно чітко обмежити коло функцій бухгалтера. Насправді бухгалтер не повинен проводити фінансове і податкове планування і т. П. Якщо запропоновані бухгалтеру функції виходять за межі суто бухгалтерських, він має повне право або відмовитися від їх виконання, або вимагати додаткової оплати.
Як зазначалося раніше, передачу справ новому бухгалтеру може здійснювати його попередник або представник керівництва роботодавця. Якщо попередній бухгалтер звільнився «мирно», то, як правило, з передачею справ проблем майже не виникає. В інших ситуаціях доцільно скласти акт прийому-передачі довільної форми, в якому зазначаються документи, які новий бухгалтер приймає в роботу. В іншому випадку потім важко буде довести, що деяких документів не було в момент прийому справ. Надзвичайно корисно при заміні головного бухгалтера, а також в конфліктних ситуаціях проведення незалежного аудиту.
Зрозуміло, що в інтересах нового бухгалтера не відповідати за помилки свого попередника. Тому приступати до виконання обов'язків в повному обсязі потрібно тільки за умови повної передачі всіх справ, документів і відповідальності. Згідно п. 8 ст. 9 Закону про бухоблік, відповідальність за несвоєчасне складання первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку та недостовірність відображених у них даних несуть особи, які склали та підписали ці документи. Тому якщо такі документи склав і підписав попередник, наступник не несе відповідальність за їх зміст.
Аналогічний принцип діє щодо документів податкового обліку і податкових декларацій підприємства. Згідно п. 2 ст. 3 Закону про бухоблік, фінансова, податкова, статистична та інші види звітності ґрунтуються на даних саме бухобліку. Тому якщо помилка допущена в бухгалтерському обліку і в результаті її виникла помилка в податковій звітності, то відповідальність теж несе підписав ці документи. Наприклад, якщо колишній бухгалтер занизив суму ПДВ, що підлягає сплаті до бюджету, то саме він повинен за це відповідати, хоча перевірка, яка виявила цю помилку, може проводитися в момент роботи наступника.
До речі, правоохоронні органи іноді в таких ситуаціях стверджують, що в діях нового бухгалтера є склад злочину, передбаченого ст. 367 КК (службова недбалість). Мовляв, новий бухгалтер, з огляду на своє посадове становище, зобов'язаний був перевірити бухгалтерську документацію, яка при вступі на посаду залишалася після попереднього бухгалтера.
Однак Закон про бухоблік ніяк не зобов'язує нового бухгалтера перевіряти документи, передані попередником. Оптимальний спосіб попередити такі звинувачення - проведення незалежного аудиту, що підтверджує правильність сплати податків за час роботи колишнього бухгалтера.
І пам'ятайте, що в будь-якому випадку, згідно з п. 3 ст. 8 Закону про бухоблік, відповідальність за організацію бухобліку та забезпечення фіксування фактів проведення всіх господарських операцій в первинних документах, збереження оброблених документів, регістрів і звітності протягом встановленого терміну несе власник (власники) або уповноважений орган (посадова особа), який керує підприємством відповідно до законодавства та установчих документів.
Крім того, саме керівник підприємства зобов'язаний створити необхідні умови для правильного ведення бухобліку, забезпечити неухильне виконання всіма підрозділами, службами та працівниками, причетними до бухобліку, правомірних вимог бухгалтера щодо дотримання порядку оформлення та подання до обліку первинних документів (п. 6 ст. 8 Закону про бухоблік).
Відновлення обліку за «не свої» періоди - окрема робота
Нерідко роботодавці або клієнти ставлять перед новим бухгалтером завдання перевірити чи навіть відновити облік за попередні періоди.
Якщо частина документів до прийому справ новим бухгалтером була загублена, то слід керуватися п. 6.10 Положення №88, відповідно до якого в разі встановлення факту відсутності будь-яких бухгалтерських документів керівник повинен прийняти відповідне рішення, в письмовому вигляді повідомити про це правоохоронні органи та наказом призначити комісію для встановлення переліку відсутніх документів і розслідування причин їх пропажі або знищення. Для участі в роботі комісії запрошуються представники слідчих органів, охорони і державного пожежного нагляду. Присутність звільнився бухгалтера при такій перевірці не обов'язково.
Якщо ж необхідно перевірити правильність обліку господарських операцій за попередні періоди, то доцільно зробити це вибірково або в суцільному порядку за обраний термін. Наприклад, провести суцільну перевірку за період найбільшого обороту по рахунках.
Увага необхідно звертати не тільки на дотримання правильності оформлення первинних документів, а й на наявність підписів уповноважених осіб. Всі виявлені при перевірці порушення, помилки і неточності зазвичай оформляються бухгалтерськими довідками. Виправлення в регістри бухгалтерського обліку вносяться в порядку, встановленому в розділі 4 Положення №88.
Приклад з практики
Після чергових незаконних вимог керівництва головний бухгалтер ЗАТ «...» забаланс вирішив звільнитися з займаної посади за власним бажанням. На наступний день після того як забаланс поклав на стіл генеральному директору заяву про звільнення, охорона не пустила його на територію підприємства під приводом того, що він вже тут не працює. Після цього під час телефонної розмови з керівництвом забаланс дізнався, що остаточний розрахунок з ним проводитися не буде, а звільнений він буде «за статтею» за прогули.
Забаланс вирішив, що з ним обійшлися несправедливо, і ризикнув вдатися до крайніх заходів для захисту своїх прав та інтересів. Для цього він підготував заяву в прокуратуру, де перерахував всі порушення законодавства в ЗАТ «...», про які йому було відомо. Однак ця заява він відправив рекомендованим листом з повідомленням про вручення не в прокуратуру, а спочатку на ім'я голови правління ЗАТ «...». Отримавши цей лист, голова правління особисто подзвонив позабалансових і запропонував вирішити всі проблемні питання мирним шляхом.
Посадові обов'язки бухгалтера:
забезпечувати дотримання на підприємстві встановлених єдиних методологічних принципів бухгалтерського обліку, складання та подання фінансової звітності;
організовувати контроль за відображенням на рахунках бухгалтерського обліку всіх господарських операцій;
брати участь в оформленні матеріалів, пов'язаних з недостачами та відшкодуванням втрат від нестач, розкрадання і псування активів підприємства;
забезпечувати перевірку стану бухгалтерського обліку в підрозділах підприємства.
Пункт 7 ст. 8 Закону про бухоблік.
нормативна база
КЗпП - Кодекс законів про працю України.
КК - Кримінальний кодекс України.
Закон про бухоблік - Закон України від 16.07.99 р №996-ХIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».
Положення №88 - Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну України від 24.05.95 р №88.
Олексій Романов
Що нового 
Життя :: Бухгалтерський облік
Кабмін переносить робочі дні на вихідні! Усім суб'єктам господарювання Кабмін розпорядженням «Про перенесення робочих днів у 2008 році» з метою створення сприятливих умов для святкування Нового року (1 січня), Різдва Христового (7 січня), а такж ...
Питання обліку запасів
№ 20 (18.5.2015) :: Суть справи :: Бухгалтерський облік
З качана 2015 року сума податку на прибуток візначається на підставі Даних
бухгалтерського обліку. У зв'язку з ЦІМ податківці получил право перевіряті
правільність ведення бухобліку, правільність и повнотіла визначення доходів,
витрат и фінансовог ...
Продаж автомобіля фізособі
№ 20 (18.5.2015) :: Суть справи :: Бухгалтерський облік
Звичайна господарська операція: юрособа продає легковий автомобіль -
Основний засіб - фізособі. Альо в зв'язку з нею у бухгалтерів вінікає
безліч вопросам, особливо в Світлі Постійно мінлівого законодавства.
ВІДПОВІДІ на много з таких в ...
Приймаємо справи на новому місці: на що звернути увагу?
