Перш за все згадаємо, що відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням роботодавця до іншого населеного пункту для виконання службового доручення на певний термін. При відрядженні за кордоном такий населений пункт буде перебувати в іншій країні.
При відрядженнях за кордон, як і при відрядженнях по Україні, керуються трудовим законодавством і локальними нормативними актами та розпорядженнями керівника.
Норми єдиного підзаконного акту про службові відрядження - Інструкції № 59 обов'язкові для виконання тільки для підприємств, що фінансуються з бюджету. Решта ж, небюджетні і комерційні підприємства і організації все організаційні питання щодо відряджень регулюють самостійно. Для цього вони стверджують локальний нормативний акт, наприклад Положення про службові відрядження або розділ в колективному договорі. У переважній більшості випадків при розробці положень, що регламентують питання організації відряджень, за основу беруть норми Інструкції № 59, але це не є обов'язковою умовою їх затвердження.
оформлення відрядження
Обгрунтуванням цілей поїздки може бути запрошення приймаючої сторони, договір або контракт, інші документи, що свідчать про наміри встановити цивільно-правові відносини (наприклад, придбати товар або технологію), документи, що засвідчують участь особи, яка відряджена в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, що проводяться за тематикою, що збігається з діяльністю підприємства.
Отже, щоб направити працівника у відрядження, в т. Ч. За кордон, керівник підприємства повинен видати наказ (розпорядження) із зазначенням мети виїзду, строків поїздки, маршруту, умов перебування, розміру добових і кошторису витрат. Можуть прописуватися додаткові умови здійснення і відшкодування витрат на підставі Положення про службові відрядження.
Кошторис витрат на відрядження є переліком витрат працівника, які будуть понесені ним у відрядженні, з передбачуваною їх сумою. За складеним кошторисом витрат на відрядження підприємство визначає суму авансу, яку слід видати працівникові.
Для бюджетників обов'язковим є затвердження технічного завдання, в якому визначаються мета виїзду, завдання та очікувані результати відрядження, термін на підставі Постанови № 98 , Умови перебування за кордоном (у разі поїздки за запрошенням подається його копія з перекладом), і кошторису витрат ( п. 1 розд. ІІІ Інструкції № 59 ).
Слід не забувати про обов'язкові реквізити наказу, в т. Ч. Дату, місце складання, підписи, оскільки подальші витрати по відрядженню (середній заробіток, добові, витрати на проїзд, наймання житлового приміщення і т. П.) Будуть здійснюватися на підставі цього наказу .
Накази про відрядження можна реєструвати в Журналі реєстрації наказів про відрядження або в загальному Журналі реєстрації наказів. Порядок встановлює роботодавець.
Нагадаємо, що наказом Мінфіну від 21.06.2011 р № 738 була скасована форма посвідчення про відрядження. Тому оформлення посвідчення про відрядження не є обов'язковим. Достатнім є наявність наказу на відрядження, згідно з яким визначається кількість днів, проведених у відрядженні, і розраховується сума добових (на підставі первинних документів).
Посвідчення про відрядження з відмітками прибуття та вибуття з місця призначення було для найманого працівника підтвердженням його перебування в призначеному місці відрядження.
В даний час в разі відрядження за кордон для визначення суми добових досить:
• наказу про відрядження та відповідних первинних документів - при відрядженні в безвізову країну;
• наказу про відрядження та відмітки про перетинання державного кордону України в паспортному документі (закордонному паспорті або документі, що його замінює), які проставляються уповноваженою посадовою особою Державної прикордонної служби України за особистим зверненням працівника щодо проставлення такої відмітки - при відрядженні в країну, в'їзд громадян України на територію яких здійснюється за наявності візи (дозволу на в'їзд).
Купівля валюти і видача авансу
На підставі наказу працівникові, який направляється у відрядження, роботодавець зобов'язаний видати аванс.
Для підприємств, що фінансуються повністю або частково за рахунок бюджетних коштів, обов'язок щодо забезпечення авансом відряджених працівників в межах суми, визначеної на оплату проїзду, найм житлового приміщення і добові витрати, передбачена п. 4 р. I і п. 5 р. ІІІ Інструкції № 59 .
Для госпрозрахункових підприємств такої норми законодавством не передбачено. У той же час згідно ст. 121 КЗпП працівникам, які направляються у відрядження, виплачуються: добові за час перебування у відрядженні, вартість проїзду до місця призначення і назад та витрати по найму житлового приміщення в порядку і розмірах, що встановлюються законодавством. Тобто аванс таки слід видавати на будь-якому підприємстві. Якщо покупку квитків, бронювання та оплату проживання здійснює сам роботодавець, то аванс видають, по крайней мере, в розмірі добових. Невиплата авансу є невиконанням обов'язків роботодавця, встановлених ст. 21 КЗпП : Забезпечувати умови праці, необхідні для виконання роботи.
При відрядженні за кордоном бюджетникам аванс видається в національній валюті держави, до якої відряджається працівник, або у вільно конвертованій валюті ( п. 5 р. ІІІ Інструкції № 59 , лист Міндоходов від 30.09.2013 р № 12251/6 / 99-99-22-02-04-18 ). Госпрозрахункові підприємства валюту авансу на відрядження за кордон повинні самостійно визначити внутрішнім документом, наприклад, Положенням про службові відрядження або безпосередньо в наказі про відрядження.
Мінфін в листі від 21.05.2014 р № 31-07250-06-29 / 12181 зазначив, що працівник, який їде в закордонне відрядження, повинен бути забезпечений авансом відповідно до кошторису витрат:
• в гривнях - для здійснення витрат під час проїзду по території України;
• в інвалюті - для здійснення необхідних витрат за кордоном.
Аванс може видаватися готівкою або перераховуватися у безготівковій формі на відповідний рахунок для використання із застосуванням платіжних карток.
Якщо роботодавець видає готівковий аванс в іноземній валюті, то необхідно дотримуватися умови, встановлені Правилами № 200 . згідно п. 2.1 Правил № 200 резиденти - юридичні особи та фізичні особи - підприємці та іноземні представництва мають право використовувати з поточних рахунків готівкову іноземну валюту для забезпечення витрат працівників за кордоном, а також на представницькі витрати (організацію офіційних заходів за кордоном). При цьому під витратами працівників за кордоном п. 1.3 Правил № 200 розуміє оплату дозволів на в'їзд (віз), добових, витрат, пов'язаних з наймом житлового приміщення, транспортних та інших витрат за кордоном.
Для того щоб отримати з уповноваженого банку готівку в іноземній валюті на відрядження згідно п. 2.2 Правил № 200 , Роботодавець надає банку:
• заяву на видачу готівки;
• доручення представнику на отримання грошей;
• лист-розрахунок, що містить прізвище, ім'я та по батькові (за наявності) осіб, що виїжджають за кордон, і розрахунок витрат.
Якщо підприємство не має валютного рахунку, то його необхідно відкрити, керуючись при цьому Інструкцією № 492 , І придбати валюту на міжбанківському валютному ринку.
Придбання готівкової іноземної валюти для видачі авансу на відрядження за кордон в обмінному пункті не допускається, так як є порушенням встановленого порядку та умов торгівлі валютними цінностями на міжбанківському валютному ринку України.
Після отримання іноземної валюти для відрядження, перед видачею її працівнику підприємство повинно оприбуткувати готівку в касі підприємства (див. роз'яснення з розділу 109.19 модуля БАЗА ПОДАТКОВИХ ЗНАНЬ).
При цьому слід врахувати, що відповідно до п. 2.4 Правил № 200 одному працівникові може бути видано іноземну валюту готівкою на загальну суму, що не перевищує норм вивезення іноземної валюти через митний кордон України, встановлених чинним законодавством. згідно п. 2 ч. 2 Інструкції № 148 фізособа-резидент має право вивозити за межі України готівку в сумі, що не перевищує в еквіваленті 10000 євро, без письмового декларування.
Готівкова іноземна валюта, отримана юридичними особами - резидентами та іноземними представництвами з власних поточних рахунків в іноземній валюті, відкритих в уповноважених банках, використовується виключно на цілі, на які вона отримана ( п. 8.14 Правил № 200 ).
Чи можна видати аванс працівнику для закупівлі ТМЦ у відрядженні за кордоном?
На такі цілі підприємство не може видати працівникові аванс у валюті.
Розрахунки між резидентами і нерезидентами в межах торговельного обороту можуть здійснюватися тільки через уповноважені банки в порядку, встановленому Національним банком України ( ст. 7 Декрету № 15-93 ).
Резиденти - суб'єкти підприємницької діяльності можуть використовувати готівкову іноземну валюту як засіб платежу при здійсненні торгівлі та надання послуг за межами України ( пп. 7.1 п. 7 Правил № 200 ):
• на транспортних засобах, які їм належать (орендовані, зафрахтовані або формуються в Україні), у разі здійснення міжнародних пасажирських перевезень;
• на міжнародних виставках (ярмарках), що проходять за кордоном, у разі реалізації товарів.
Тому працівник, перебуваючи у відрядженні за кордоном, не може купувати за готівку валютні кошти ТМЦ для потреб підприємства.
Під час відряджень за кордон аванс на відрядження може бути перерахований працівникам підприємства як на корпоративні (валютні і гривневі), так і на особисті платіжні картки ( п. 2.12 Положення № 637 ). При цьому отримані кошти використовуються працівниками підприємства за призначенням без оприбуткування в касі.
Грошові кошти, перераховані на корпоративну карту, знаходяться на поточному рахунку підприємства і не вважаються виданими під звіт до того моменту, поки власник корпоративної картки (довірена особа) не зніме їх готівкою або не розрахується за відповідні послуги, певні п. 8.3 Інструкції № 492 .
При перерахуванні авансу на відрядження на особисту гривневу карту працівника таке перерахування прирівнюється до видачі готівкових грошових коштів в національній валюті під звіт з моменту перерахування їх з розрахункового рахунку підприємства.
У бухгалтерському обліку операції в інвалюті відображаються у валюті розрахунків і платежів по кожній іноземній валюті окремо ( ч. 3 ст. 9 Закону № 996 , лист Міндоходов від 30.09.2013 р № 12251/6 / 99-99-22-02-04-18 ). На рахунках бухобліку операція з видачі авансу відображається за дебетом субрахунка 372.
Витрати на закордонне відрядження в бухобліку відображають:
• за курсом НБУ на дату надання авансу, якщо фактичні витрати у відрядженні не перевищують суми наданого авансу ( п. п. 5 - 6 П (С) БО 21 ). Якщо в закордонному відрядженні розраховуються корпоративною карткою - датою авансу буде вважатися дата проведення оплати товарів / послуг, дата зняття інвалюти;
• за курсом НБУ на дату затвердження авансового звіту - в частині перевищення фактичних витрат над сумою авансу ( п. 8 П (С) БО 21 ).
скасування відрядження
Трапляється, що з різних причин відрядження доводиться скасувати. Наприклад, через перенесення переговорів або хвороби працівника. При цьому квитки можуть бути вже придбані, а аванс виданий працівникові.
Як оформити скасування відрядження і чи можна відшкодувати в цьому випадку витрати працівнику?
Порядок дій в таких випадках слід прописати в Положенні про службові відрядження. Перш за все, керівник повинен прийняти рішення про скасування відрядження на підставі доповідної записки від працівника або керівника підрозділу, якщо скасування відбулося з незалежних від нього причин, і відобразити його в наказі про скасування службового відрядження. У наказі слід вказати реквізити скасовує наказ про відрядження, причини скасування і обов'язки працівника і бухгалтера в зв'язку зі скасуванням відрядження, терміни повернення отриманого на відрядження авансу або невитраченою суми авансу (див. Рис. 1). З наказом про скасування відрядження працівника слід ознайомити під підпис.
Працівник, незалежно від того, що у відрядження він не відбув, представляє в бухгалтерію Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (Докладніше про звіт читайте в статті "Звітуємо про закордонному відрядженні" видання БУХГАЛТЕР & ЗАКОН (№ 46 за 2016 рік)), і повертає підприємству невикористані кошти на підставі звіту. У разі відрядження за кордон працівник зобов'язаний повернути в касу підприємства грошові кошти у валюті видачі авансу.
ГУ УКРІНФОРМ в Тернопільській області в роз'ясненні від 30.08.2016 р , Зокрема, повідомило, що якщо працівник отримав аванс на відрядження і не виїхав, то він повинен протягом 3-х банківських днів з дня прийняття рішення про відміну поїздки повернути до каси підприємства зазначені кошти. У разі неповернення таким працівником протягом 3-х банківських днів авансу на відрядження, сума таких коштів, отриманих платником податку на відрядження або під звіт, включається до оподатковуваного доходу такого працівника.
Звичайно, небюджетні підприємства не зобов'язані користуватися нормами Інструкції № 59 і скористатися нормами пп. 170.9.2 ПКУ про звітність по відрядженні - 5 банківських днів з дати її закінчення. Але оскільки відрядження не відбулося, слід пам'ятати про ризики, адже податківці наполягатимуть на своїй позиції.
Крім того, не варто забувати, що згідно п. 8.4 Правил № 200 невикористаний залишок готівкової іноземної валюти, яка була отримана підприємством з поточного рахунку в інвалюті для забезпечення витрат працівників за кордоном, підлягає зарахуванню на його поточний рахунок в іноземній валюті протягом 5-ти банківських днів з часу його оприбуткування до каси (повернення працівником).
Витрати працівника, понесені у зв'язку з поверненням квитка на потяг, літак або інший транспортний засіб, можуть бути компенсовані з дозволу керівника підприємства при наявності поважних причин (абз. 8 п. 12 розділу II Інструкції № 59 ).
Зробити це можна тільки за наявності документів, що підтверджують вартість витрат (виданих при поверненні квитків). Продавець квитків може надати довідку про їх повернення із зазначенням П. І. Б. працівника, суми повернутих коштів, комісійних та інших зборів, пов'язаних з поверненням квитка, а також копій квитків (абз. 9 п. 12 розд. II , Абз. 2 п. 11 розд. III Інструкції № 59 ).
Витрати, понесені у зв'язку з поверненням квитків через поважні причини, якщо вони документально підтверджені, включаються до складу витрат у бухобліку, а отже, враховуються при визначенні об'єкта оподаткування податком на прибуток. Коригування на різниці за такими видатками ПКУ не передбачені.
Відрядження начальника відділу збуту Рибалко С. В. в м Прагу скасована на підставі наказу про скасування відрядження (див. Рис. 1) через перенесення переговорів. Квитки на поїзд повернуті, бронювання готелю скасовано, виданий раніше аванс в розмірі 450 євро повернуто працівником в касу підприємства на підставі Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт .
Облік операцій показаний в таблиці.
Таблиця
№ п / п
Зміст господарської операції
Бухгалтерський облік
сума
Дт
Кт
1
Працівникові видано аванс на відрядження за кордон в м Прагу (курс НБУ на дату видачі авансу 100 € / 2834,6040 грн)
372
302
450 €
12757,50 грн
2
Сплачено комісійні при поверненні квитків на поїзд
949
372
200 грн
3
Повернено підзвітною особою сума виданого авансу
302
372
450 €
12757,50 грн
Мал. 1
Також на цю тему читайте матеріали видання БУХГАЛТЕР & ЗАКОН (№ 46 за 2016 рік):
"Витрати по закордонному відрядженні: відшкодування і підтвердження" ;
"Витрати на проїзд у відрядженні за кордоном" ;
"Добові і витрати на проживання в закордонному відрядженні" ;
"Загранкомандировка на службовому автомобілі" ;
"Хвороба під час закордонного відрядження" ;
"Загранкомандировка на особистому автомобілі" .
Чи можна видати аванс працівнику для закупівлі ТМЦ у відрядженні за кордоном?Як оформити скасування відрядження і чи можна відшкодувати в цьому випадку витрати працівнику?
