Система електронного архіву відомства

1. Відомчий електронний архів - це комплексне програмно-апаратне рішення для державної установи, що дозволяє...
2. 1. Переклад в електронний вигляд необхідних паперових архівних документів відомства
3. 2. Створення електронного архіву. Розробка індексних і пошукових форм, спеціалізованого інтерфейсу...
4. 3. Організація ділянки поточного введення документів. Система високопродуктивного сканування.
5. Створений електронний архів надає наступні переваги при роботі з документами:
6. Доступ до даних електронного архіву з територіально-віддалених підрозділів

Необхідність використання електронних архівів в сучасному державному закладі обумовлена ​​колосальним об'ємом як поточного документообігу, так і ще більш вражаючими обсягами архівних ресурсів, при цьому необхідність оперативно приймати управлінські рішення вимагає скорочення часу обробки цих документів.

Відомчий електронний архів - це комплексне програмно-апаратне рішення для державної установи, що дозволяє оперативно і якісно виконувати функції державного управління з використанням нових технологій, які забезпечують:

• Переклад необхідних паперових документів відомства в електронний вигляд, шляхом створення електронних образів;
• Надійне централізоване зберігання всіх електронних даних відомства;
• Ефективний пошук електронної копії документа, створеного в довільний період часу;
• Оперативний розрахований на багато користувачів доступ до електронних документів;
• Можливість реалізації системи «одного вікна» для ефективного надання державних послуг організаціям і громадянам.

Рішення щодо створення відомчого електронного архіву складається з декількох етапів:

• Переклад в електронний вигляд необхідних паперових архівних документів відомства
• Створення системи електронного архіву. Розробка індексних і пошукових форм, спеціалізованого інтерфейсу користувача і завантаження електронних документів в систему управління електронним архівом.
• Організація ділянки поточного введення документів на базі системи високопродуктивного сканування.
• Інтеграція з існуючими інформаційними системами

1. Переклад в електронний вигляд необхідних паперових архівних документів відомства

Даний етап включає в себе роботи:

• Експертиза паперового масиву
• сканування документів
• індексування

Роботи з експертизи паперового масиву проводяться для визначення фізичних характеристик документів і їх стану з метою підібрати необхідні обладнання і технологію їх обробки.

Всі роботи по скануванню і індексування ведуться фахівцями корпорації «Електронний Архів» у власних Виробничих Центрах, оснащених промисловим сканирующим обладнанням (більше 150 од.), З використанням технології «залповий введення документів», що забезпечує якісне наповнення електронного архіву в найкоротші терміни без переривання управлінського процесу .

Крім того, існує можливість сканування документів безпосередньо на території установи виїзними бригадами операторів сканування Корпорації з використанням спеціалізованого скануючого обладнання.

Індексування отриманих в результаті сканування графічних образів виконується фахівцями Виробничого Центру в обумовлені з Замовником терміни і з забезпеченням заданих критеріїв якості. Для кожної групи документів розробляються і узгоджуються параметри індексування і набір індексних атрибутів, які дозволяють однозначно ідентифікувати документ. Індексні дані документів заносяться в індексну базу даних.

2. Створення електронного архіву. Розробка індексних і пошукових форм, спеціалізованого інтерфейсу користувача і завантаження електронних документів в систему управління електронним архівом САПЕРІОН.

Отримані на етапі перекладу паперових документів в електронний вигляд графічні образи і індексна база даних завантажуються в промислову систему управління електронним архівом САПЕРІОН - створюється електронний архів.

Система САПЕРІОН забезпечує як надійне зберігання електронних даних, так і ефективне управління ними:

• Швидкий пошук необхідних документів в електронному архіві по заданих параметрах
• Оперативний доступ до даних архіву
• Розрахований на багато користувачів доступ до документа
• Обмеження доступу до документа / фрагменту документа
• Управління маршрутами руху документа
• Створення посилань між документами
• Внесення позначок у електронні образи документів
• Вивантаження документів на дисковий носій

Всі документи електронного архіву зберігаються в мета-файлі - спеціальному закодованому файлі власного формату, що виключає можливість несанкціонованого копіювання та використання інформації, що забезпечує її надійний захист і зберігання.

3. Організація ділянки поточного введення документів. Система високопродуктивного сканування.

Система високопродуктивного сканування (СВС) розташовується в установі на організованому ділянці поточного введення документів. Вона призначена для поточного наповнення електронного архіву і СЕД образами вхідних документів і забезпечує:

• сканування документів
• автоматизоване створення реєстраційної картки для електронного архіву і СЕД
• «Прив'язку» відсканованого електронного образу до реєстраційної картки
• автоматизований введення електронних даних в архів

Система високопродуктивного сканування являє собою програмно-апаратний комплекс, який територіально може розташовуватися в архіві, канцелярії, загальному відділі або іншому підрозділі відомства, що виробляє облік вхідних, вихідних і внутрішніх документів і дозволяє оперативно наповнювати електронний архів силами штатних фахівців.

До складу системи високопродуктивного сканування входять:

• Скануючий обладнання - високопродуктивні документні сканери ЕЛАР СКАМАКС або ж планетарні сканери ЕЛАР ПланСкан - для перекладу в електронний вигляд паперової розшитій і нерасшіваемой документації відповідно
• Спеціальне програмне забезпечення для їх індексування, а також розпізнавання тексту.

Повний склад модуля системи високоякісного сканування (конфігурація сканерів, кількість робочих станцій, комплект ПО та ін.) Підбирається фахівцями корпорації «Електронний Архів», виходячи з поточного обсягу документів, що циркулюють в організації, що існують потоків документів, а також перспектив зміни цих обсягів при впровадженні систем автоматизації.
Вхідними матеріалами для системи служать пачки паперових документів, підготовлених до сканування. Результатом обробки є масив електронних образів паперових документів у вигляді файлів з зображеннями. Система здатна обробити кілька тисяч листів в день.

Для кожного документа створюється реєстраційна картка з атрибутами документа, за якими згодом здійснюється пошук.

• Виключити операції розшивки / зшивання документів в копіювально-розмножувальної підрозділі (при необхідності створення паперових копій), тому що копіювальні машини мають інтерфейси для друку електронних образів з робочих станцій;
• Створити передумови для переходу на повністю електронний документообіг.

Відповідно до міжнародних вимог до довготривалого зберігання електронних документів, ми рекомендуємо використовувати спеціалізоване промислове обладнання. Для цих цілей оптимально підходять роботизовані бібліотеки оптичних дисків, що дозволяють зберігати великі інформаційні масиви (до 34,5 ТБ): ЕЛАР НСМ DVD і ЕЛАР НСМ BD. Роботизовані бібліотеки мають у своєму розпорядженні великий ємністю зберігання (до 700 оптичних дисків), забезпечують надійний захист інформації та мають здатність нарощування початкового обсягу архіву.
Таким чином, технічно система зберігання документів електронного архіву організації являє собою стандартний RAID-масив і роботизовану бібліотеку. Весь електронний архів поміщається в роботизовану бібліотеку, однак найбільш часто використовувана його частина дублюється на RAID.
Як показує експертна оцінка найбільш часті звернення відбуваються до 20% від загального обсягу зберігання інформації. Відповідно при розрахунках обсягу RAID необхідно враховувати цей фактор.

Організоване таким чином сховище архіву електронних документів дозволяє істотно знизити навантаження на жорсткі диски (за рахунок автоматичного розподілу електронних даних між жорсткими дисками і роботизованою бібліотекою) і зберігати дані протягом декількох десятків років з гарантією їх незмінності і збереження. Слід зазначити фактор вартості сукупного володіння апаратних засобів: при великих періодах експлуатації (5-10 років) використання роботизованих бібліотек є найнижчим, порівняно з дисковими і стрічковими накопичувачами.

Створений електронний архів надає наступні переваги при роботі з документами:

• можливість організації прямого доступу до ресурсів електронного архіву (повний аналог документа надається на екран користувача протягом декількох секунд)
• можливість одночасної роботи з одними і тими ж документами кільком користувачам
• повне виключення несанкціонованого отримання, знищення або зміни документа і реєстрація всіх дій користувачів по відношенню до документів, що зберігаються в електронному архіві
• можливість отримання необмеженого числа копій документа в паперовому та електронному видах без звернення до паперового оригіналу
• відстеження всіх змін, внесених в документ і зберігання повної історії редакторських правок
• можливість автоматизованого аналізу і статистичної обробки, а також автоматичної підготовки необхідних довідок і звітів
• скорочення часу співробітників на пошук і формування добірок необхідних документів

4. Інтеграція з існуючими інформаційними системами. Створення єдиної інтегрованої системи електронного документообігу та електронного архівування.

Система архівного зберігання САПЕРІОН забезпечує інтеграцію практично з будь-якими інформаційними системами, впровадженими і використовуваними в установі, результатом якої є забезпечення прямого доступу користувачів до електронного архіву через звичні інтерфейси робочих додатків (будь то офісні програми MS Office, системи документообігу та інші ІС).

Інтеграція САПЕРІОН в існуючу інформаційну середу установи надає нові можливості для користувачів по роботі з корпоративною інформацією, за рахунок надання прямого доступу до централізованого керованого архіву електронних документів.

В результаті інтеграції в додаток до звичайної процедури збереження документів в робочих додатках додається можливість архівувати документи (тобто зберігати в електронному архіві) за допомогою додаткового меню команд. Це може бути реалізовано відповідно до певних правил, які встановлюються в залежності від типу документа. При цьому при приміщенні документа в архів САПЕРІОН заповнюється його облікова картка, куди заносяться індексні дані, що ідентифікують документ. Індексні дані (вміст, властивості і т.д), в деяких випадках можуть бути автоматично лічені з полів документів.

Всі дії по приміщенню документа в архів САПЕРІОН, пошуку в ньому і перегляду будь-якого електронного документа архіву здійснюються, не виходячи з актуального робочого додатки.

Інтеграція електронного архіву та системи документообігу, використовуваної в установі, надає крім перерахованих додаткову перевагу - розвантаження системи документообігу за рахунок організації зберігання образів документів в електронному архіві, в системі САПЕРІОН. В результаті вивільняються ресурси СЕД, розвантажуються її потужності, робота стає більш продуктивною.

Доступ до даних електронного архіву з територіально-віддалених підрозділів

Для забезпечення доступу до даних електронного архіву центрального апарату установи з його територіально-віддалених підрозділів існують можливості побудови розподіленого архіву установи або ж реалізації доступу до електронних даних за допомогою Інтернет.

У разі доступу до електронного архіву через Інтернет, користувачеві досить ввести на відповідній сторінці логін і пароль. Далі робота ведеться з електронним архівом через Інтернет-браузер в знайомому інтерфейсі САПЕРІОН.

При побудові розподіленого електронного архіву електронний архів створюється для кожного територіально-відокремленого підрозділу (електронний архів центрального апарату установи та електронні архіви віддалений підрозділів), при цьому забезпечується взаємодія між усіма електронними архівами: синхронізація і обмін електронними даними в автоматичному режимі. В результаті кожне відокремлений підрозділ працює тільки з актуальними потрібними документами, що зберігаються в його електронному архіві.

Переваги рішення «Відомчий електронний архів»

ефективність

• Скорочення часу на пошук документів
• Оперативний пошук документів по набору атрибутів їх електронних реєстраційних карток, включаючи пошук по контексту
• Забезпечення прямого доступу до документів усіх зацікавлених осіб в рамках своїх повноважень
• Формування тематичних добірок, статистичних, облікових і звітних документів в форматі MS Word
• «Розвантаження» апаратних ресурсів СЕД
• Можливість доступу до документів архіву з територіально-віддалених підрозділів
• Мінімізація втрат часу на транспортні функції і транспортних витрат

Простота і зручність

• Програмно-апаратні компоненти рішення не вимагають спеціальної кваліфікації від співробітників для роботи з ними
• Інтуїтивно-зрозумілий русифікований інтерфейс для ПО і техніки
• Навчання співробітників роботі з входять до складу рішення програмно-апаратними засобами
• Технічний супровід програмно-апаратного комплексу рішення протягом всього терміну дії

надійність

• Централізоване зберігання електронних документів підрозділу в надійної архівної системі
• Зберігання електронного архіву у вигляді спеціального закодованого файлу власного формату, який виключає можливість несанкціонованого копіювання та використання інформації
• Можливість повного відновлення індексної бази даних в разі її руйнування
• Гарантований термін зберігання інформації електронного архіву в роботизованих накопичувачах кілька десятків років
• У разі зберігання електронного архіву на архівному накопичувачі НСМ - відсутність необхідності в резервному копіюванні архівного ресурсу, швидке відновлення даних на сервері після будь-яких збоїв роботи обладнання і ПЗ

Безпека

• Гарантований захист як від випадкового, так і від навмисного знищення документів архіву користувачами
• Регламентація прав доступу до справ, документів, а також до окремих сторінок або їх фрагментів
• Ведення протоколу доступу користувачів до документів електронного архіву

Серед наших клієнтів:

• Адміністрація Президента Російської Федерації
• Уряд Республіки Казахстан
• Центральна Виборча Комісія РФ
• Міністерство фінансів РФ
• Федеральна податкова служба Росії
• Міністерство природних ресурсів РФ
• Федеральне агентство водних ресурсів РФ
• Міністерство економічного розвитку і торгівлі РФ
• Головне управління Центрального Банку РФ