Навіщо потрібно планувати час на факапи, як не зійти з розуму з 72 робочими чатами і чому найбільше задоволення приносить «робити невидиме видимим». Про це ми поговорили в першому випуску спецпроекту Oh My Big Plan ! Це серія інтерв'ю з дівчатками, які захоплюють своїми амбітними цілями і великими планами і ніколи не відкладають мрії на потім.
Саме для таких як вони, створені 4 щоденника Oh My Big Plan ! Кожен блокнот розрахований на три місяці, а разом вони допоможуть розпланувати твій майбутній - 2019 рік. Ідеальний подарунок самій собі, щоб записати всі свої головні цілі і мрії.
Героїнею нашого першого інтерв'ю, присвяченого Mint Edition, стала Лера Бородіна, засновниця сервісу оренди суконь Oh My Look! і магазину подарунків LA❤LA, співзасновниця б'юті-бару G.Bar і концепт-стору SO DODO.
Якщо розділити всіх людей на системних і креативних, я - однозначно креативна. Але з ростом кількості бізнесів мені довелося вчитися системності. Такий перехід від хаосу до планування дався мені дуже складно. Раніше я постійно починала планувати з понеділка, читала книги про тайм-менеджменті, ходила на тренінги. Але рано чи пізно мене знову затягував хаос неорганізованості.
Точкою неповернення став день, коли я зрозуміла, що у мене повністю відсутня операційна пам'ять. У нас тоді було зібрання піар-відділу. Я вийшла з нього в туалет, по дорозі зустріла нашого старшого стиліста Марго і села з нею обговорювати її робочі питання. А про те, що я йшла зі зборів, забула зовсім. Просиділа так півгодини, поки дівчата не пішли мене шукати. І я тоді подумала: «Як взагалі можна забути, звідки ти йшла?» Стало ясно, що більше не можна не планувати і не розвантажувати свій мозок від нескінченного потоку завдань.
Під час виступів я часто розповідаю про свої основні помилки. І перша з них - не наймати асистента і фінансового менеджера відразу ж після запуску бізнесу. 3 роки тому, коли в моєму житті з'явилася Женя Максименко і стала моїм особистим помічником, все сильно змінилося. Класний асистент - це людина, яка тебе контролює і навіть стримує в якихось нереалістичних планах. Наприклад, я говорю: «Давай я це зроблю через 2 дня», а Женя так дивиться на мене і відповідає: «Давай краще поставимо через тиждень».
Так само, як ми плануємо час на основні зустрічі та завдання, - потрібно закладати час і на непередбачені події і факапи. Коли починаєш розписувати свій графік, є велика спокуса намагатися вмістити в нього все, що тільки можна. Це з серії «Залишилося ж пару вільних годин, потрібно щось додати!» Але якщо відстежити протягом дня все, що з тобою відбувається, то стає ясно: завжди щось збиває твої плани на півгодини-годину, і немає сенсу це нехтувати.
Мій день проходить в WhatsApp. Раз на добу заходжу на Facebook, частіше буваю в Instagram. Ми одного разу вважали кількість моїх робочих чатів, вийшло 72 штуки. Зараз їх ще більше. Зрозуміло, що частина з них сплячі, але їх все одно багато - як і електронних листів.
Щоб впоратися з таким потоком інформації, я давно звикла перевіряти пошту тільки два рази в день і відключати всі повідомлення в месенджерах, щоб вони не відволікали під час зустрічей.
На телефонні дзвінки я взагалі зазвичай не відповідаю. Якщо чесно, для мене дзвінок - це дивно. Мені здається, сучасна ділова етика спілкування їх не передбачає.
У плануванні нарад одна з найчастіших помилок - стверджувати час початку, але не озвучувати час закінчення. Я обожнюю людей, які приходять на зустріч і відразу запитують: «Скільки у нас є часу?» Ти кажеш: «40 хвилин», і це означає, що людина не буде перші півгодини розпитувати, як діти, як Варшава і що нового в Майамі . Він спочатку задасть всі робочі питання, а потім, якщо у вас залишиться час, - ви обговоріть інші справи.
Скільки рутини серед того, що я роблю кожен день? Багато, приблизно 60%. Але це рутина нового рівня. Кажуть, що людина щаслива, коли йому одночасно складно і цікаво. Так ось рутина, яку я роблю, - для мене регулярно складна і невідома. Якби ти мене запитала, чи хочу я нею зараз займатися, я б чесно сказала, що ні. Але оскільки я вже вплуталася в це прекрасне подорож і перебуваю в дорозі - мені цікаво пройти цей складний етап.
За всі роки було два-три моменти, коли мені хотілося вийти з WhatsApp, закрити шоу-рум, полетіти в Нью-Йорк і взагалі більше не повертатися. Але в таких ситуаціях я розумію, що не маю права зрадити свою команду і шлях, який вже подолала.
Нещодавно я знайшла формулювання, яка мені дуже подобається: «Зробити невидиме видимим». Це те, що запалює мене найбільше. Щось придумати, запустити, разом додумати, зафакапіть, переробити, знову запустити. У цьому - самий кайф.
Зараз в моєму житті залишилося дуже небагато спонтанності. Глобально, великими мазками, мій графік розписаний на місяць вперед: всі поїздки, великі зустрічі, збори. А детально, по днях, я розумію, що коли буде відбуватися, в найближчі 1,5 тижні.
Момент, який довго не піддавався планування в нашій родині - це подорожі. Ми любили зірватися в п'ятницю вдень і полетіти на 3 дні в Стамбул. Зате тепер, з появою наших друзів Наді Дорофєєвої та Вови Дантеса, у нас з'явився новий кайф - подорожі, продумані надовго вперед. З хлопцями не можна не планувати. Ми завжди на рік вперед знаємо ті маленькі відрізки взимку і влітку, коли у Наді буде відпустка, і тому відразу розуміємо, що в ці дати точно кудись полетимо.
Мені абсолютно не здається, що планування заганяє в якісь рамки. Навпаки, воно допомагає вивільнити час для творчості. Насправді ж, один з основних страхів людини - це страх невідомості. Поки у тебе немає ніяких цілей, порожнеча в майбутньому сильно лякає. А як тільки ти починаєш планувати хоча б тиждень або місяць - то відразу стає в два рази легше.
Так, це дуже важливо прислухатися до себе. Але якщо ти будеш керуватися тільки своїми бажаннями, без будь-якої внутрішньої дисципліни - то твоя внутрішня Лера весь час буде тобі говорити: «Ну давай просто полежимо! Погортай трохи стрічку Instagram, раптом хтось запостив нову сторіз ». Я боюся ось так почати гортати стрічку, а потім хоп - і мені 56.
Мої головні недобудови зараз - це народження сина, поїздка в Нью-Йорк, англійська мова, стоматолог і зміна машини.
Мінус планування - у тебе немає можливості захворіти, інакше всі плани повністю злітають. Хіба що можна вболівати на вихідних. На них я не ставлю ніяких робочих справ, крім виступів. Адже якщо не давати собі часу відновитися - потім ти не зможеш добре працювати.
2018 рік - перший з моменту створення Oh My Look !, коли ми на початку року поставили цілі в усіх напрямках і відділам. Як ми виживали раніше, без планування? Легко! Ти взагалі без проблем можеш вижити, коли не знаєш, як має бути. Але коли раптом дізнаєшся - то намагаєшся відповідати цій більш високій планці і вже не хочеш по-іншому. За останній час ми дуже виросли в плані системності. Нещодавно я пішла вчитися на «Бізнес-Конструктор» Кирила Куницького. І коли ми розбирали портрет системного бізнесу, то я з подивом дізналася нас в половині пунктів.
Раз на місяць по кожному з 5 бізнес-юнітів ми проводимо великі збори, називаємо їх magic meetings. На них підводимо підсумки і переглядаємо наші цілі на майбутнє. Так чи інакше, ми живемо не в вакуумі, і нові події і люди вносять в те, що відбувається свої корективи. Тому приблизно 10% цілей ми скасовуємо (якщо втрачається їх актуальність), 30% можемо перенести на наступні місяці (коли розуміємо, що нам не вистачає ресурсу - людського або фінансового).
Перший планер з серії Oh My Big Plan! - Mint Edition - присвячений роботі над новими цілями. Для мене зараз таке завдання - це повністю змінити структуру компанії. Влітку ми провели аналіз бізнес-планів, які прописали для себе на цей рік. І стало зрозуміло, що ми втратили швидкість.
Я завжди вважала її нашою сильною стороною. Так і було - до моменту, поки нас не стало сильно багато. Зараз тільки в Києві працює 245 чоловік, а сумарно у всіх країнах - близько 900. І з появою нових відділів виникло дуже багато бюрократії. Звичайно, бюрократії не в класичному розумінні цього слова, якою вона буває, наприклад, в банках. Але в рамках наших звичок - багато.
Так ми зрозуміли, що стара система організації вже не ефективна. Раніше у нас була матрична структура. У неї входили бізнес-напрямки, сервісні напрямки, великі відділи (піар, маркетинг, фінанси, HR, IT). Зараз же ми скасовуємо сервісні відділи, дуже багато функцій перетворимо. А ще створюємо керуючу компанію, куди увійдуть співробітники, які працюють на всі бізнес-юніти. За ідеєю, коли бізнес за останні пару років так швидко виріс - саме час оптимізувати позиції. Але ми не шукаємо легких шляхів.
Коли ти власник компанії, що стомлює найбільше - так це кількість прийнятих рішень на одну годину. Ми щоранку зустрічаємося з Женею, яка зараз стала моїм заступником і веде дуже багато операційних завдань. У неї зазвичай виписано близько 48 питань на день. Причому серед них перший про Бішкек, другий - про Алма-Ату, третій - про Майамі, четвертий - про Київ. І потрібно дуже швидко перемикатися між зовсім різними завданнями.
Точно так же з робочими зустрічами. Ми з командою можемо зараз обговорювати франшизу в Киргизстані, пізніше говорити про амортизацію суконь Oh My Look !, далі перейти до комунікаційної стратегії проекту LA❤LA, потім - зателефонувати по скайпу з Воронежем, після чого - разом з HR-відділом стверджувати мотивацію співробітників в регіонів.
Раніше я припускала, що можна якось розділити свій час. Щоб один тиждень займатися тільки Oh My Look !, другу - G.Bar, третю - SO DODO, і так далі. Але це утопія. Я не знаю жодної компанії, яка жила б за таким принципом.
Тому довелося шукати баланс по-іншому: залишати в графіку час з 11 ранку до 13 дня, на яке я не планую ніякі зустрічі або скайпу. Помітила, що в цей період мені найлегше займатися креативними або стратегічними питаннями. Тому цей час - повністю «моє». Я можу вигадувати нову концепцію, детально переглядати аналітику або приділити час поточного питання, який потрібно глибоко вивчити.
Кожен раз, коли тобі здається, що завдання можна зробити лівою ногою, чи не сфокусувавшись - не вір. Це добре підтверджує наш минулорічний Oh My Box. Нам здавалося, що він точно вийде класним і цікавим усім, що б ми в нього не поклали. Тому ми не приділили достатньо уваги його наповнення. В результаті, продукт провалився, і ми поставили його на стоп вже через місяць після старту продажів. Зараз ми повністю переосмислює ідею Oh My Box і будемо запускати оновлену версію до нового року.
З книг по темі планування самі кайфовий - це «Шалено зайнятий» Тоні Кребба, «Магія тайм-менеджменту» Лі Кокерелла і «12 тижнів на рік» Брайана Морана і Майкла Леннінгтона.
У плані робочих цілей, я правда вважаю, що можливо все. Напевно, тому, що результати в бізнесі я не ототожнюю з собою. А ось в тому, що стосується особистих питань, я регулярно сумніваюся в собі. Ці страхи стосуються зовнішнього вигляду, якихось моїх навичок. Коли я вперше дізналася про синдром самозванця з книги Шеріл Сендберг, то так здивувалася! Адже мені здавалося, що це виключно моя проблема.
Одна з цілей, які спочатку здавалися нам недосяжними - це, звичайно, запуск в Америці. Так, ми раніше розширювали географію. Так, це була бомба, коли відкривався перший G.Bar по франшизі в Санкт-Петербурзі. Але це був зрозумілий ринок; місто, де у мене є друзі, де я часто бувала.
А ось, наприклад, коли я недавно зайшла в наш ще недобудований Джі. у Варшаві, то відчула зовсім нове, ні з чим не порівнянне відчуття. Ти стоїш посеред європейського міста, де не говорять на твоїй мові, де ти нікого не знаєш. Але вже скоро тут відкриється Джі. І це просто меджик.
Мені тепер цікаво, що я відчую, коли зайду в двері з нашої вивіскою в Майамі.
Я б дуже хотіла, щоб Oh My Big Plan! існував під час, коли мені було 23. Це був найскладніший рік в моєму житті. Тоді тільки народилася Соня, і я опинилася одна, з маленькою дитиною, в орендованій квартирі, в рік світової кризи і ще й без розуміння, куди йти далі. Все, чим я займалася раніше, мені вже не було цікаво, а що робити в майбутньому - я не знала.
Ця криза середнього віку, який наздогнав мене завчасно, вимагав повністю переосмислити свої цінності. І тому всі інструменти з планера, на кшталт колеса життя, 50 успіхів, бажань і недобудов, були б для мене в тому році дуже до речі.
Планери Oh My Big Plan! - про твоїх мріях, які обов'язково збудуться, про великих ідеях, про які раніше ти боялася замислитися, і про цілі, які тепер не залишаться просто новорічними обіцянками. Наповнення у кожного з 4 щоденників різне: крок за кроком ти визначишся з пріоритетами, поставиш мети по системі SMART, проведеш проміжні підсумки, виявити всі негативні установки і будеш святкувати маленькі перемоги на шляху до великої мети. У кожному блокноті є розділи на день, тиждень, місяць і фотогенічні розвороти. Але сторінки не датовані, тому тобі не потрібно чекати понеділка або нового року, щоб почати - роби це прямо зараз. І тоді через кілька років ти оглянешся на своє життя і зрозумієш, що цілі, які раніше здавалися неможливими, - стали твоєї реальністю!
PS Якщо ти теж креативна дівчинка, яка мріє розставляти пріоритети, досягати амбітних цілей і при цьому не губитися в нескінченному хаосі завдань - то ти вже знаєш, що робити. Архікрасівий Oh My Big Plan! чекає тебе, щоб стати початком нової ери планування, системності та творчості.
Матеріал підготувала Ніна Коробко
Теги:
Рейтинг / 0
5 5 14
І я тоді подумала: «Як взагалі можна забути, звідки ти йшла?Я обожнюю людей, які приходять на зустріч і відразу запитують: «Скільки у нас є часу?
Скільки рутини серед того, що я роблю кожен день?
Як ми виживали раніше, без планування?
