- Як використовувати бухгалтерські документи для побудови управлінського обліку
- визначаємо правила
- автоматичний стрілочник
- 1 «Бюджетна операція» - документ, що фіксує операцію планування або факту. За зовнішнім виглядом і...
Автор (и): С. Кірєєва
Як використовувати бухгалтерські документи для побудови управлінського обліку
Планування будь-якої діяльності, будь то в масштабах країни або невеликого підприємства, починається з бюджету. Ну а потім вже для правильної оцінки фінансового становища підприємства, точного розподілу доходів і витрат, контролю за виконанням певних фінансових показників використовується спеціальний механізм управлінського обліку - бюджетне управління.
? Стратегічне і бюджетне управління
Будучи складовою частиною бухгалтерського обліку, управлінський облік стоїть дещо відособлено від нього. Проте, він тісно пов'язаний з бухгалтерським обліком, а в їх структурі багато спільного. Так, стандарти управлінського обліку, прийняті на підприємстві, можуть істотно відрізнятися від стандартів бухгалтерського обліку. Однак основне джерело інформації як для бухгалтерського, так і для управлінського обліку - первинні господарські операції. Точніше, можна сказати, що інформація про фактичну діяльність підприємства міститься в першоджерелі інформації - документі, за допомогою якого дані і заносяться до автоматизованої облікової системи. Документи відображаються як в бухгалтерському обліку (при їх проведенні створюються бухгалтерські проводки), так і в оперативному обліку - у вигляді рухів регістрів оперативного обліку. Для отримання управлінських даних користувачі, як правило, використовують бухгалтерську інформацію, пристосовуючи її під прийняті на підприємстві правила ведення управлінського обліку.
? Управлінський облік на підприємстві з «ІНТАЛЄВ»
Кожен, хто стикався з веденням на підприємстві не тільки бухгалтерського, а й управлінського обліку, знає, як багато часу, зусиль, а значить, і фінансових ресурсів витрачається на паралельний введення фактичних даних в дві облікові системи. Оскільки зараз бухгалтерський облік автоматизовано практично на будь-якому підприємстві, логічно автоматизувати перенесення інформації з первинних документів в управлінський облік.
визначаємо правила
Ні для кого не секрет, що найпопулярніші програми для автоматизації бухгалтерського обліку - це різні конфігурації на платформі «1С». Автоматизована система «ІНТАЛЄВ: Корпоративні фінанси», розроблена для спільного використання з обліковими системами на платформі «1С: Підприємство 7.7», має в своєму розпорядженні всі необхідні механізми для такого перенесення.
? Детальніше про автоматизацію системи обліку
Основне сховище інформації в ній - «Управлінський план рахунків», аналог бухгалтерського «Плану рахунків». Всі операції по внесенню планових або фактичних даних відображаються в управлінському плані рахунків. При внесенні інформації в ньому так само, як і в бухгалтерському обліку, використовується принцип подвійного запису. Алгоритм формування бюджетної операції 1 в системі «ІНТАЛЄВ: Корпоративні фінанси» заснований на бухгалтерських проводках і документах - при їх створенні і формується цей управлінський документ.
? Детальніше про автоматизацію управлінського і оперативного обліку
Таким чином, щоб найбільш повно відобразити в системі управлінські дані, необхідно лише налаштувати правила, за якими інформація з бухгалтерських проводок або документів буде перетворена на бюджетні операції. У програмі існує кілька гнучко настроюються механізмів для отримання фактичних управлінських даних на підставі бухгалтерських, а саме:
- формування від відповідності рахунків;
- формування від бухгалтерських проводок;
- формування від документів.
Налаштування «Формування від відповідності рахунків» - найпростіший спосіб перенесення бухгалтерських даних для отримання управлінської інформації. Суть методу полягає в тому, що кожному рахунку з бухгалтерського плану рахунків ставиться у відповідність рахунок з управлінського плану рахунків, причому плани рахунків можуть бути в різних стандартах (наприклад, український бухгалтерський план рахунків - управлінський план рахунків за міжнародними стандартами фінансової звітності). Функціональність програмного забезпечення системи «ІНТАЛЄВ: Корпоративні фінанси» дозволяє налаштувати такі відповідності в наступних ситуаціях:
- «Рахунок в рахунок» - т. Е. Одному управлінському рахунку відповідає один бухгалтерський рахунок;
- «Один до багатьох» - одному управлінському рахунку відповідає більше одного бухгалтерського рахунку;
- «Багато до одного» - одному бухгалтерському рахунку відповідає більше одного управлінського рахунку.
Така гнучкість настройки досягається за рахунок того, що існує можливість для кожного відповідності задавати до чотирьох умов. Однак у цього способу є істотний недолік - його не можна застосовувати, якщо схеми проводок в управлінському обліку принципово відрізняються від бухгалтерських проводок. Наприклад: конвертація валюти в бухгалтерському обліку відображається проводками по рахунках «Дохід від реалізації іноземної валюти» і «Собівартість реалізованої іноземної валюти», а в управлінському обліку це може бути реалізовано проводками за рахунком «Грошові кошти в дорозі».
Механізм «Формування від бухгалтерських проводок» складніший в порівнянні з попереднім способом, так як при його налаштуванні необхідно дуже добре знати схему бухгалтерських та управлінських проводок, які використовуються на вашому підприємстві. Однак цей спосіб дозволяє реалізувати наступні механізми, наприклад:
- поставити у відповідність одній проводці в бухгалтерському обліку кілька проведень в управлінському обліку;
- інтерпретувати сторнировочную проводку в бухгалтерському обліку як звичайну в управлінському обліку.
При використанні налаштування «Формування від відповідності рахунків» наведені схеми реалізувати неможливо.
Третій спосіб - «формування від документів» - має сенс використовувати тоді, коли плани рахунків, аналітичні розрізи і схеми проводок бухгалтерського та управлінського обліку суттєво відрізняються і перших два способи взагалі незастосовні. В цьому випадку для бухгалтерського документа задається відповідно до стандартів необхідну кількість управлінських проведень, що відображають факт здійснення господарської операції в управлінському обліку. Перевага методу - також те, що документи несуть більше аналітичної інформації, ніж сформовані ними бухгалтерські проводки.
автоматичний стрілочник
Наступне завдання, яке потрібно вирішити при трансляції фактичних даних в управлінський контур, - це заповнення аналітики управлінського рахунку. Найчастіше на практиці зустрічається ситуація, коли основний склад аналітики управлінського та бухгалтерського обліку майже повністю збігається. З трансляцією такого роду даних не виникає ніяких проблем. Дані безпосередньо беруться з бухгалтерської аналітики.
? Перенесення даних з бухгалтерського обліку в управлінський контур
Також під час налаштування схем трансляції можна вказати фіксоване значення аналітики в залежності від певних умов.
Однак є аналітика, характерна саме для бюджетування. Наприклад, «Центри фінансової відповідальності» (ЦФО), «Статті Бюджету доходів витрат» (ст. БДР), «Статті Бюджету руху грошових коштів» (ст. БДДС). Для заповнення такої аналітики можна використовувати механізм завдання «Додаткових властивостей». Тобто існує можливість зв'язати аналітику управлінського обліку з однією або декількома аналітиками бухгалтерського обліку. Наприклад, в бухгалтерському обліку є довідник «Види витрат». Якщо кожній статті витрат поставити у відповідність ст. БДР, то при трансляції даних ст. БДР буде визначатися автоматично.
Така прив'язка аналітики для цілей управлінського обліку особливо актуальна. Адже що ми маємо? Якщо в бухгалтерському обліку для відображення господарської операції досить проведення оформлених первинних документів, то для управлінського обліку важливо прив'язати факт здійснення операції до певного підрозділу підприємства. Тобто необхідно точно вказати центр фінансової відповідальності, чий фінансовий результат буде змінений в результаті проведеної операції. Цю найважливішу процедуру система «ІНТАЛЄВ: Корпоративні фінанси» виконує автоматично.
Можливі варіанти, коли управлінський контур містить специфічні аналітичні розрізи, які не можуть побічно визначатися від бухгалтерської аналітики. У такому випадку потрібно внесення змін в бухгалтерські документи і в план рахунків. При введенні в програму первинних документів необхідно буде заповнювати додаткові реквізити для отримання аналітичних розрізів, характерних тільки для управлінського контуру.
Комбінуючи всі вищеописані функціональні можливості, практично для будь-якого підприємства налаштовуємо схему трансляції фактичних даних з бухгалтерського обліку в управлінський. Механізм настройки схем перенесення даних, який використовується в системі «ІНТАЛЄВ: Корпоративні фінанси», дозволяє істотно оптимізувати процес отримання фактичних даних для управлінського обліку, виключаючи необхідність повторного ручного введення інформації.
1 «Бюджетна операція» - документ, що фіксує операцію планування або факту. За зовнішнім виглядом і порядку заповнення він схожий на операцію, що вводиться вручну, в типовій конфігурації «1С: Бухгалтерський облік».
Джерело: Автоматично з Дт-Кт № 46 (13.11.2006)
