- Автоматизована система управління персоналом: коли виникає потреба
- У нас 33 000 співробітників, і на оформлення відряджень йшло до тижня. Зараз - лічені хвилини
- Які HR-процеси можна автоматизувати за допомогою IT-систем
- Автоматизовані системи підбору персоналу
З кожним роком в HR-департаменті накопичуються тонни документів. Щоб вичавити з цих даних корисну інформацію, використовувати для аналізу та планування HR-роботи, організації необхідна автоматизована система управління персоналом. Детальніше - в матеріалі.
У матеріалі будуть розглянуті наступні теми:
- Автоматизована система управління персоналом
- Які HR-процеси можна автоматизувати
- Програми для підбору персоналу
Автоматизована система управління персоналом - це програмне забезпечення для управління людськими ресурсами. Системи такого роду знаходяться на стику інформаційних технологій та HR-процесів.
Автоматизована система управління персоналом: коли виникає потреба
Програми для управління персоналом потрібні компанії, коли HR-департаменту необхідно впорядкувати процеси, проаналізувати ефективність проведених заходів з навчання або мотивації співробітників. Впровадження систем автоматизації дозволяє також зменшити кількість інформації на паперових носіях і спростити звітність і контроль за виконанням завдань. Перевага автоматизації HR-процесів в тому, що ті документи, які раніше зберігалися в архівах, можуть бути ефективно використані в повсякденній роботі HR-менеджера.
Автоматизація управління персоналом - не те ж саме, що і автоматизація кадрового документообігу. Автоматизована система управління персоналом дозволяє працювати не тільки з кількісними, а й якісними показниками, підходити системно і глобально до HR-функції і процесів управління людськими ресурсами.
На основі даних, зібраних за допомогою систем автоматизації управління персоналу, менеджмент зможе приймати рішення про потребу компанії в нових співробітниках, навчанні, розподілі навантаження або звільнення працівників, коригувати системи заохочення працівників.
На думку експертів, найбільшу потребу організації відчувають в тих системах автоматизації, які дозволяють відслідковувати ефективність персоналу (виконання KPI). Саме тому цілі компанії повинні бути визначені і зрозумілі всім співробітникам. Про те, як трансформувати глобальні цілі організації в конкретні HR-завдання, читайте в матеріалі .
Щоб полегшити роботу HR-департаменту, перш за все російські роботодавці прагнуть автоматизувати кадровий документообіг. Це звільняє час HR-фахівців для виконання профільних функцій.
Ольга Філатова, директор з управління персоналом компанії «Мегафон»
У нас 33 000 співробітників, і на оформлення відряджень йшло до тижня. Зараз - лічені хвилини
При такій кількості співробітників і без автоматизованої програми навіть таке просте питання, як оформлення відряджень, займав тиждень. Співробітникові потрібно було написати заявку, віднести її в бухгалтерію, потім узгодити з відділом персоналу, отримати відрядження в касі та інші документи. Коли таких співробітників не 10, а понад 100 щодня, бухгалтерія та HR-и виявляються просто заваленими паперами. Ймовірність помилитися зростає в рази. Всі ці проблеми зникли, як тільки ми автоматизували цей процес за допомогою SAP HCM. Тепер процес узгодження і оформлення численних відряджень відбувається в лічені хвилини. Зручно і співробітникам, і HR-ам, і бухгалтерам.
Які HR-процеси можна автоматизувати за допомогою IT-систем
Частина систем призначені для автоматизації HR-процесів в цілому, але, як правило, програми спеціалізуються на конкретних функціях, а також мають галузеву специфіку і залежать від методології управління персоналом. Класифікувати системи автоматизації управління персоналом можна наступним чином:
Управління знаннями (збір інформації від співробітників компанії, створення загальної бази знань, зберігання, накопичення і виробництво нових знань на її основі).
Управління талантами (ці системи зазвичай всеохоплюючі, охоплюють основні HR-функції: підбір і адаптацію персоналу, навчання, управління навичками та компетенціями, планування кар'єри, компенсації і пільги. Лідерами галузі автоматизації бізнес-процесів в цій сфері управління персоналом можна назвати компанії SAP, Lumesse , Oracle, Saba, Halogen).
Системна робота з персоналом дозволяє вирощувати співробітників всередині компанії. Як зробити, щоб відмінні фахівці не йшли, набравшись досвіду? Дізнайтеся зі статті « Шість кроків, щоб утримати кращих співробітників ».
Автоматизація базових функцій HR (системи і програми, що стосуються, перш за все, питань кадрового діловодства, обліку робочого часу, розрахунку заробітної плати. Традиційно в багатьох компаніях для цих цілей використовують 1C).
Аналітика та звіти (аналіз успішності прийнятих раніше HR-рішень, складання звітів в один клік. У компанії може знадобитися, наприклад, вивчити виконання KPI, оцінити продуктивність праці або плинність кадрів. Як правило, включені в багатофункціональні системи автоматизації. Це може бути додаток, що дозволяє вивантажувати всі дані у вигляді таблиць Excel або інших файлів, трансформувати інформацію в графіки і схеми).
Автоматизація комунікацій між відділами і співробітниками (системи, спрямовані на організацію соціальної взаємодії персоналу, включають зазвичай чати, форуми співробітників, інтранет-портали, блоги. Лідерами серед компаній, що пропонують програми такого роду, вважаються Saba, Atlassian, BlackBoard).
Автоматизовані системи підбору персоналу
Чим довше існує компанія, тим більше документів у паперовій формі накопичується в HR-департаменті. Автоматизовані системи підбору персоналу дозволяють не тільки скласти власну базу резюме відділу, а й упорядкувати роботу з нею. З плином часу в організації таким чином може навіть з'явитися кадровий резерв. Програми для підбору персоналу включають в себе роботу з кандидатами, планування інтерв'ю і тестування при прийомі на роботу, організацію випробувального терміну і адаптацію нового співробітника. Розглянемо кілька найбільш популярних автоматизованих систем підбору персоналу:
1. Корпоративна система підбору персоналу «Резюмакс»
Програма розроблена Центром кадрових технологій, призначена як для великих компаній, так і для агентств з підбору персоналу. Дозволяє налагодити комунікації між фахівцями з підбору співробітників і керівниками відділів, куди потрібен працівник. Програма може вести облік кандидатів і вакансій, контролювати хід конкурсного відбору, імпортувати з пошти надходять резюме. Система дозволяє також створити на сайті компанії розділ для підбору персоналу.
2. Спеціалізована програма «Рекрутер»
Цю програму також розробив Центр кадрових технологій. Система допоможе автоматизувати процеси пошуку та відбору персоналу. Підійде більше для HR-департаментів компаній або невеликих кадрових агентств. Програма дозволяє вести облік кандидатів, вакансій, розраховувати витрати на підбір персоналу , Автоматизувати проведення конкурсного відбору. Може бути перенастроєна в залежності від різних методик підбору співробітників. Спроектовано для роботи на окремому комп'ютері або в локальній мережі. Використовується як на персональному комп'ютері, так і в локальній мережі.
3. E-Staff Рекрутер
Дана система автоматизації підійде рекрутинговим агентствам і службам підбору персоналу в організаціях. Програма допомагає спростити і поставити на потік більшість рутинних операцій по підбору співробітників. Функціонал системи великий, включає, в числі інших, такі завдання: роботу з кандидатами, інтерв'ю, прийом на роботу або відхилення, проходження випробувального терміну, планування подій і завдань.
У питаннях автоматизації управління персоналом в компанії вам стануть у пригоді такі статті:
Щоб організація могла оперативно реагувати на завдання бізнесу, необхідно змінити систему навчання співробітників. Як побудувати в компанії внутрішню єдину систему знань, застосовуючи сучасні технології? Про впровадження системи автоматизації навчання читайте в матеріалі .
Для розподілу зон відповідальності фахівців з підбору, уточнення цілей і завдань варто розробити документ, що описує всі етапи підбору персоналу - регламент по підбору персоналу. Читайте про автоматизації процесу підбору і створення єдиної бази резюме .
Як зробити, щоб відмінні фахівці не йшли, набравшись досвіду?Як побудувати в компанії внутрішню єдину систему знань, застосовуючи сучасні технології?
