Опис 1С: Комплексна автоматизація (1С: КА) від експертів

1. Моніторинг діяльності організації та аналіз показників
2. Формування структури поставлених цілей
3. Варіанти аналізу цільових показників - контроль виконання цілей
4. Монітор цільових показників
5. демонстраційний режим
6. Автоматична розсилка монітора цільових показників
7. бюджетування
8. Моделювання фінансових планів
9. Планування оплат за планами продажів і закупівель
10. Контроль витрат грошових коштів
11. Порівняння фактичних і планових даних
12. Аналіз бізнес-моделі
13. казначейство
14. Планування і контроль грошових коштів
15. Контроль над цільовим використанням коштів
16. Спрощене планування і контроль грошових коштів
17. Інвентаризація готівкових грошових коштів
18. Облік безготівкових грошових коштів
19. Обмін з банком
20. Розрахунки з підзвітними особами
21. Контроль виданих підзвітній особі авансів
23. Заборгованість клієнтів / постачальникам за термінами
24. Проведення взаємозаліків і списання заборгованості
25. Облік кредитів, депозитів і позик

Головна опис Моніторинг і аналіз бюджетування казначейство Управління відносинами з клієнтами (CRM) продажі виробництво склад запаси закупівлі Витрати і собівартість Персонал і розрахунок заробітної плати Інтеграція з 1С: Документообіг

За допомогою програми «1С: Комплексна автоматизація 2» можна вести сучасну систему обліку з докладною деталізацією витрат, налаштовувати панель управління для користувачів з наданням певних можливостей в залежності від їх відповідальності. У прикладному рішенні реалізовано наступне:

• Можливість постановки цілей.
• Планування - визначення цілей з можливістю подальшого прогнозування і балансування планів.
• Ведення оперативного обліку:
  • взаємодія з постачальниками, рішення задач управління;
  • казначейство;
  • автоматизація процесу закупівель, продажів, зберігання;
  • управління поставками відповідно до потреб;
  • виробничий облік;
  • відображення господарської діяльності підприємства.
• Облік фінансово-господарської діяльності організації.
• Аналізування можливих відхилень запланованих показників від фактичних результатів.
• Кадровий облік і розрахунок заробленої плати.
• Можливість формування звітностей для сторонніх користувачів.

Прикладне рішення «1С: Комплексна автоматизація 2» дозволяє вести злагоджену роботу між підрозділами в рамках організації, а також з клієнтами, постачальниками, конкурентами.

Моніторинг діяльності організації та аналіз показників

Аналіз і контроль цільових показників діяльності організації можна проводити з використанням даних монітора цільових показників.

Для менеджерів підприємства призначена спеціальна приладова панель управління - система цільових показників. З її допомогою можна:

• оперативно виявляти проблемні місця на будь-якому етапі управління організацією;
• стежити за виконанням зазначених цілей;
• вести аналіз ефективності основних процесів підприємства з урахуванням показників;
• аналізувати поточний стан бізнес-процесу;
• аналізувати поставлені цілі;
• приймати найбільш оптимальні рішення на підставі отриманих даних за цільовими показниками компанії.

Монітор цільових показників має ряд переваг. Серед них:

• простота використання;
• гнучка система налаштувань;
• набір налаштувань під певні цілі;
• створення і контроль власних показників;
• можливість отримання інформації в короткому або розгорнутому вигляді

Формування структури поставлених цілей

Для досягнення успіху кожна організація ставить для себе цілі. Програмний продукт «1С: Комплексна автоматизація 2» дозволяє формувати структури цілей і цільових показників завдяки таким можливостям:

• кожна мета може мати один цільовий показник;
• для досягнення певної мети можна призначити відповідального;
• кожна мета може мати необмежену кількість дрібніших подцелей, вирішення яких спрямоване на досягнення головної мети.

Також прикладне рішення дозволяє групувати мети і цільові показники в залежності від перспектив управління. Щоб досягти цільової показник, можна вибрати одну із стратегій: збільшення або зменшення значення, утримання значення в рамках допустимого діапазону.

Початкове заповнення інформаційної бази має на увазі заповнення 26-ти цільових показників. Їх склад може бути збільшений користувачами. Нові показники можуть створюватися для досягнення кращих результатів.

Спростити створення цільових показників можна за допомогою використання частково налаштованого шаблону розрахунку. У шаблоні потрібно заповнити дані для подальшого аналізу.

Варіанти аналізу цільових показників - контроль виконання цілей

Для аналізу цільових показників можуть використовуватися різні способи. Причому, можна гнучко налаштовувати показники, алгоритм їх формування і форму подання.

Для будь-якого цільового показника можна задати яке завгодно кількість варіантів аналізу.

Програма дозволяє для кожного цільового показника встановлювати вид аналізу, спосіб відображення інформації (у вигляді таблиці, діаграми та ін.), Метод розрахунку значень.

За допомогою різних варіантів аналізу можна аналізувати структури показників в динаміці, робити настроювання план-фактного аналізу, налаштовувати класичний варіант відображення даних на моніторі.

У моделюванні є можливість використовувати не тільки демонстраційну інформацію, але і заносити будь-які довільні показники в таблицю. Діаграма при цьому буде змінюватися.

Монітор цільових показників

Для відображення поточної діяльності організації використовується монітор цільових показників.

Дані монітора доступні у вигляді звіту. За допомогою звіту по монітору можна аналізувати безліч цільових показників, які розміщені на одній сторінці.

Звіт при цьому може бути сформований в електронному або паперовому вигляді.

Кожен цільовий показник може забезпечуватися детальним звітом для демонстрації керівнику організації.

демонстраційний режим

За допомогою демонстраційного режиму можна наочно відобразити можливості монітора цільових показників без попереднього введення даних.

Демонстраційні показники застосовуються:

• На самому початку роботи з системою, коли даних недостатньо для відображення, але є необхідність прийняти рішення про використання підсистеми цільових показників.
• При створенні власних шаблонів розрахунку і проектуванні складових монітора цільових показників.
• При знайомстві з настройками варіантів аналізу з подальшим вивченням видів аналізу, можливостей візуалізації даних.

Автоматична розсилка монітора цільових показників

Прикладне рішення «1С: Комплексна автоматизація 2» дозволяє в автоматичному режимі здійснювати розсилку монітора цільових показників керівництву підприємства або топ-менеджерам.

Розсилка відбувається відповідно до раніше заданого розкладу. Наприклад, можна налаштувати розсилку даних кожен день в певний час. За допомогою автоматичної розсилки можна своєчасно інформувати топ-менеджерів про цільові показники організації.

Одержувачами розсилки монітора цільових показників можуть бути співробітники організації, партнери, фізичні особи, які зареєстровані в загальній інформаційній базі.

Дані розсилки можуть бути представлені в різних форматах: HTML, Word, PDF).

бюджетування

Однією з основних завдань управління організацією є комплексна оцінка ефективності застосовуваних бізнес-моделей, або бюджетування.

Бюджетування дозволяє:

• моделювати перспективні фінансові стану компанії, з огляду на різні економічні фактори;
• лімітувати витрата коштів;
• аналізувати відхилення фактичних даних від запланованих;
• використовувати інтеграційні зв'язки;
• виробляти комплексний аналіз отриманих результатів.

Моделювання фінансових планів

У програмному рішенні «1С: Комплексна автоматизація 2» передбачена можливість моделювання перспективних фінансових станів організації з урахуванням наявних даних, а також за допомогою залучення додаткових грошових ресурсів. Для побудови бізнес-моделі передбачені наступні настройки:

• регулювання глибини деталізації до організації та її підрозділів;
• індивідуальна настройка кожної моделі з використанням підлеглих бюджетів будь-якого рівня складності;
• можливість введення необмеженої кількості одночасно застосовуваних моделей;
• можливість своєчасної заміни однієї моделі інший.

Планування оплат за планами продажів і закупівель

При побудові бізнес-моделі існує можливість враховувати дані з інших джерел, наприклад, плани виробництва, продажу або закупівель.

Функціональні можливості прикладного рішення дозволяють в автоматичному режимі заповнювати інформацію за критеріями, договорами, руху грошових коштів. Також існує можливість планувати оплату за обраною статті бюджету або вести роздільне планування оплати.

Контроль витрат грошових коштів

Прикладне рішення дозволяє встановлювати індивідуальні типи лімітів для бюджетних статей з метою підвищення внутрішньої дисципліни організації.

Типи лімітів:

• Дозволяє ліміт - дозволяє проводити заявки на витрачання грошей в тому випадку, якщо сума заявки не перевищує залишок по лімітах. Якщо сума вище, то заявка на витрачання грошових коштів блокується.
• Додатково обмежує ліміт - встановлюється в якості додаткового обмеження до основного ліміту, наприклад, коли необхідно встановити ліміт на партнера.
• Інформаційний ліміт - повідомляє про перевищення ліміту при проведенні заявки на витрачання грошових коштів, проте заявку при цьому не блокує.

Контроль витрат грошових коштів може бути встановлений на будь-який період, наприклад, день, тиждень, місяць і т.д.

Порівняння фактичних і планових даних

Для порівняння фактичних і прогнозованих даних використовуються різні види сценаріїв.

Щоб спростити процес порівняння, в програмі передбачений стандартних сценарій «Фактичні дані». Як його джерел можна використовувати:

• оперативний облік - джерелами даних служать господарські операції;
• регламентований / міжнародний облік - джерела даних - це залишки і обороти по рахунках відповідного плану рахунків;
• довільні дані - можна налаштувати будь-яку схему отримання різних доступних фактичних даних в обліковій базі.

Аналіз бізнес-моделі

За допомогою аналізу бізнес-моделі можна в комплексі оцінити баланс виконання підпорядкованої системи бюджетів з позиції відповідності витрат і отриманих доходів. Для розгорнутого аналізу можна використовувати три типи бюджетних звітів:

1. Порівняння сценаріїв - можна здійснювати порівняння різних планів і вести контроль відхилення від бюджетних статей.
2. Бюджет - показує тільки планові дані.
3. План-фактний аналіз - дає можливість порівнювати будь-який сценарій з фактичними результатами, отриманими за певних період.

За допомогою цих типів бюджетних звітів можна проводити різні аналізи, наприклад, з можливістю розрахунку розбіжностей в процентному або цифровому значенні.

Отримані результати відображаються в групах звітів:

• відомості для контролю даних бюджетування і план-фактного аналізу;
• перевірочні звіти.

казначейство

Підсистема Казначейство дозволяє ефективно управляти грошовими коштами, які знаходяться в касах організації, на її банківських рахунках, а також контролювати всі її платежі.

За допомогою Казначейства можна виконувати завдання:

• планувати надходження та витрачання грошових коштів;
• відображати готівкові та безготівкові операції;
• контролювати наявність грошових коштів;
• вести контроль над цільовим використанням коштів;
• здійснювати грошові розрахунки в іноземній валюті;
• працювати з підзвітними особами;
• контролювати взаєморозрахунки;
• враховувати кредити, позики, депозити.

Планування і контроль грошових коштів

Оформлення заявок на витрачання грошових коштів

Витрата грошових коштів реєструється в спеціальному документі «Заявка на витрачання грошових коштів». Зумовленими видами операцій документа визначаються характер і призначення списання грошових коштів.

У заявці відбивається вид планованого витрати грошових коштів. Це може бути:

• видача підзвітній особі;
• перерахування постачальнику;
• повернення клієнту;
• перерахування податків;
• оплата кредиту;
• Виплата заробітної плати;
• видача позики співробітникові організації або контрагенту;
• оплата по лізингу;
• оплата митних платежів та ін.

Також в заявці може бути зазначений спосіб оплати: готівковий або безготівковий.

Оформлення заявок на витрачання грошових коштів допомагає вирішувати ряд завдань:

• відображати потребу підрозділів організації в грошових коштах;
• планувати витрату коштів;
• запобігати неузгоджену виплату грошових коштів;
• контролювати величину доступних до витрати коштів.

Заявка на витрачання грошових коштів управляється за допомогою відповідних статусів документа.

Платіжний календар призначений для оперативного управління коштами організації, планування платежів і контролю їх своєчасного виконання.

Даний документ автоматично формується на підставі даних про плановані надходження і витрати грошових коштів.

Платіжний календар дозволяє:

• планувати надходження і витрату коштів;
• приймати рішення про виконання заявок на витрачання грошових коштів;
• приймати рішення про рух грошових коштів між касами або рахунками підприємства;
• погоджувати заявки з уточненням терміну оплати та джерела витрати грошових коштів;
• оформляти заявку на переміщення коштів усередині організації;
• формувати заявку на отримання банківського кредиту.

При заповненні платіжного календаря автоматично перевіряється можливість його виконання - наявність запасів грошових коштів в необхідних розмірах.

Контроль над цільовим використанням коштів

Програма дозволяє вести контроль ліміту витрачання грошових коштів. Для цього в прикладному рішенні є різні інструменти. Їх використання дозволяє:

• спланувати кількість грошових коштів на витрати підрозділів;
• встановити кількість грошових коштів, доступних до витрачання по кожному пункту;
• контролювати і скорочувати обсяг витрат.

Ліміт витрачання грошових коштів може бути встановлений на організацію в цілому або на окремі її підрозділи. При необхідності додаткових коштів понад ліміт ця потреба відбивається в заявці на витрачання грошових коштів як ознака Понад ліміт.

Для контролю витрат грошових коштів з урахуванням наявних лімітів використовується звіт «Ліміти витрати грошових коштів». У цьому звіті відображаються ліміти витрат, фактичні витрати. Також звіт дозволяє контролювати, за якими статтями руху грошових коштів перевищено значення або ліміт повністю не витрачений.

Спрощене планування і контроль грошових коштів

Для контролю планованих і фактичних надходжень і витрат грошових коштів можна використовувати журнал платежів, який дозволяє переглядати інформацію в спрощеному вигляді. Робота з журналом платежів виключає заявки на витрачання грошових коштів.

За допомогою журналу платежів можна вести централізовану роботу з платіжними документами, причому на вибір доступні різні варіанти роботи:

• оформлення нового платежу;
• аналіз списку оформлених платежів;
• реєстрація платіжного доручення в банківській виписці;
• завантаження і вивантаження з програми платіжних документів.

Журнал платежів дозволяє оперативно переходити до звітів "Залишки коштів» і «Контроль операцій з грошовими коштами».

Комплексне програмне рішення дозволяє фіксувати надходження готівкових грошових коштів в рамках певного робочого місця «Прибуткові касові ордери».

Робота з даними робочим місцем забезпечує доступ до переліку розпоряджень на прихід грошових коштів, а це призводить до спрощення формування прибуткових касових ордерів з існуючими видами господарських операцій:

• надходження оплати від клієнта або іншої організації;
• надходження оплати з каси контрольно-касової машини;
• повернення відплати від підзвітної особи, постачальника тощо.

Оформлення операцій з видачі готівкових коштів здійснюється на робочому місці «видаткові касові ордери». У ньому знаходиться перелік розпоряджень на видачу готівки, які служать джерелом для оформлення видаткових касових ордерів по різним типам господарських операцій, наприклад: видача грошових коштів в касу ККМ, підзвітній особі, оплата постачальнику, повернення оплати клієнту тощо.

В якості підстави видачі грошових коштів виступає заявка на витрату коштів.

Інвентаризація готівкових грошових коштів

У прикладному рішенні реалізована можливість відображення інвентаризації готівкових грошових коштів в касах організації. Використання інструменту дозволяє:

• відображати фактичні і облікові залишки готівкових коштів;
• оформляти надлишки готівкових грошових коштів та недостачі.

Після того, як інвентаризація проведена, можна оформити акт інв-15.

Облік безготівкових грошових коштів

Для обліку безготівкових грошових коштів передбачено універсальне робоче місце «Безготівкові платежі». Воно дозволяє фіксувати надходження на розрахункові рахунки організації грошових коштів та їх списання. Використання даного робочого місця дозволяє фіксувати факт реєстрації платежів у банківській виписці на розрахунковому рахунку підприємства.

Документ «Надходження коштів» служить для відображення надходження коштів на розрахункових рахунок організації. У ньому можуть бути відображені:

• надходження оплати від клієнтів і інших організацій;
• здача готівкових коштів в банк;
• погашення позики контрагентом;
• інші безготівкові надходження.

Списання грошових коштів супроводжується оформленням документа "Списання безготівкових грошових коштів». У ньому вказується типова операція:

• оплата постачальнику;
• видача підзвітній особі;
• оплата податку;
• оплата лізингу;
• видача позики співробітникові.

Обмін з банком

Прикладне рішення «1С: Комплексна автоматизація 2» містить сервіс з обміну з банком. Використання цього інструменту дозволяє:

1. Передавати в банк в електронному вигляді платіжні документи для безготівкового перерахування грошових коштів з розрахункового рахунку підприємства.
2. Здійснювати зворотний автоматичний прийом виписок з банку по розрахунковому рахунку.

Передача платіжних документів в банк здійснюється за допомогою сучасних технологій:

Обмін через файл «1С: Підприємство-Клієнт банку» - передача платіжних документів в банк здійснюється за допомогою їх первісної вивантаження в файл і подальшого завантаження в модуль «Клієнт-банку». Вказувати файли вивантаження і завантаження не обов'язково.

«DirectBank» - система зручної і швидкої передачі даних в банк. Платіжні документи передаються одержувачу безпосередньо без вивантаження в окремий файл і подальшого завантаження цих даних в модуль «Клієнт банку». Дана система обміну даними має ряд переваг:

• можливість управляти розрахунковими рахунками підприємства без установки модуля «Клієнт-банк», а безпосередньо з «1С: Підприємство 8»;
• високий рівень безпеки даних, так як електронні документи підписуються прямо в «1С: Підприємство 8»;
• управління всіма рахунками, відкритими в різних банках, в одному місці;
• отримання банківських виписок і відправка платіжних документів здійснюється по одній команді користувача.

Вивантаження документів і завантаження виписок з банку відбувається в робочому місці «Безготівкові платежі».

Розрахунки з підзвітними особами

Прикладне рішення передбачає можливість ведення обліку грошових коштів, які видані підзвітній особі.

Розрахунок з підзвітними особами може здійснюватися як готівкою, так і безготівковими коштами.

Прикладне рішення дозволяє відображати такі операції з підзвітними особами:

• закупівля матеріальних цінностей;
• надходження грошових коштів;
• оформлення відрядження тощо.

Для обґрунтування витрат, понесених підзвітними особами, оформляється документ «Авансовий звіт».

З його допомогою можна проконтролювати витрату або суму перевитрати коштів, виданих під звіт.

Контроль виданих підзвітній особі авансів

Для контролю і аналізу грошових коштів, виданих підзвітній особі, призначені звіти.

• Контроль операцій з грошовими коштами:
  • аналіз виданих підзвітній особі авансів;
  • контроль закупівель з урахуванням цілей через підзвітну особу;
  • контроль перевитрати підзвітними особами грошових коштів.
• Контроль виданих підзвітній особі авансів:
  • контроль суми понесених витрат і повернутих підзвітними особами авансових платежів;
  • контроль незавершених операцій з готівкою або безготівковими коштами;
  • рекомендації щодо подальших операцій;
  • аналіз залишку суми заборгованості, по якій підзвітна особа необхідно відзвітувати в певний термін.

управління взаєморозрахунками

Система взаєморозрахунків призначена для контролю стану і аналізу взаємних зобов'язань між організацією і її контрагентами.

З її допомогою можна:

• враховувати фактичну і плановану заборгованість;
• вести облік взаєморозрахунків з докладною деталізацією;
• фіксувати операції взаєморозрахунків і відображати списання заборгованості;
• формувати акти звірки з подальшим погодженням;
• контролювати поточний стан розрахунків, визначати прострочену заборгованість.

За партнерам і контрагентам ведуться роздільні обліки.

Для ведення взаєморозрахунків передбачено кілька варіантів:

• За договорами - коли взаєморозрахунки оформляються договорами.
• На замовлення - коли кожна оплата відповідає певним замовленням.
• За накладними - взаєморозрахунки оформляються в прив'язці до документа реалізації або надходження товару.

Програмою передбачені різні звіти для аналізу поточного стану взаєморозрахунків, сумі заборгованості, суми до відвантаження або отримання товару, суми боргу та ін.

Види звітів:

• відомість розрахунків з клієнтами;
• заборгованість клієнтів;
• заборгованість клієнтів за термінами;
• звірка розрахунків та ін.

Заборгованість клієнтів / постачальникам за термінами

Звіти по дебіторської або кредиторської заборгованості можна формувати в розрізі будь-яких інтервалів заборгованості.

Для цього прикладне рішення передбачає такі можливості:

• використання стандартного інтервалу заборгованості, що застосовується в організації;
• можливість внести довільні інтервали заборгованості в необмеженій кількості, в розрізі яких будуть відображатися дані по дебіторської та кредиторської заборгованостей.

У програмі передбачено кілька звітів для контролю і аналізу даних про дебіторської та кредиторської заборгованості по інтервалах:

• Звіт «Заборгованість клієнтів за термінами» забезпечує контроль поточного стану дебіторської заборгованості і дозволяє проаналізувати список клієнтів з максимально простроченою заборгованістю з урахуванням інтервалу заборгованості
• Звіт «Заборгованість постачальникам за термінами» допомагає контролювати поточну кредиторську заборгованість по постачальникам, суми і період простроченої заборгованості з розбивкою по інтервалах боргу.
• Досьє партнера формується в тому випадку, якщо варіант класифікації заборгованості одиничний.

Дані по заборгованості клієнтів і постачальників можуть відображатися у вигляді діаграм або таблиць.

Проведення взаємозаліків і списання заборгованості

Операції взаємного погашення дебіторської та кредиторської заборгованості можуть відображатися за кількома параметрами.

При оформленні взаєморозрахунків можуть бути відображені різні операції, наприклад:

• взаємозалік між 2-ма клієнтами або постачальниками в межах одного підприємства;
• взаємозалік за операціями з одним клієнтом або постачальником;
• взаємозалік з двома організаціями для одного клієнта або постачальника;
• залік зустрічних зобов'язань або бартер.

Надається можливість відображати операції списання заборгованості між організацією і постачальниками або клієнтами.

Стан взаєморозрахунків між підприємством і юридичною особою можна відображати за допомогою спеціального інструменту - Звірка взаєморозрахунків.

Прикладне рішення дозволяє проводити звіряння взаєморозрахунків з деталізацією по партнерам або об'єктам розрахунків.

Відповідні статуси документа забезпечують контроль за поточним станом взаєморозрахунків.

Щоб проаналізувати задокументовані звірки розрахунків з клієнтами та отримати дані про розбіжності, можна використовувати звіт «Звірка звітів».

Облік кредитів, депозитів і позик

У прикладному рішенні реалізовані можливості для ведення обліку по кредитах, депозитах, позикам.

З його допомогою можна:

• занести початкові залишки за кредитними та депозитними договорами;
• зареєструвати кредитні і депозитні договори, враховуючи критерії погашення кредитів, нарахування комісій та відсотків за кожним договором;
• вести облік і відображати в загальній базі інформацію про щомісячні нарахування комісій та відсотків за договорами;
• вести облік відрахувань і нарахувань по кредитах і депозитах;
• аналізувати зобов'язання за кредитними договорами.

Для формування прогнозів руху грошових коштів існує можливість вести облік за варіантами графіків.

Формувати варіанти графіків можна в ручному режимі або за допомогою завантаження зовнішнього файлу в базу.

Дані графіків виступають в якості джерела для оформлення заявок на витрачання грошей, нарахування доходів і витрат у вигляді відсотків і комісій.

Є можливість оформлення ряду операцій при оформленні нарахувань по кредитах, депозитах, позикам, наприклад:

• нарахування за отриманими позиками і кредитами;
• нарахування по депозитах;
• нарахування за виданими позиками та ін.

Вести облік даних по кредитах і депозитах можна за допомогою спеціальних звітів:

• реєстру договорів по кредитах і депозитах, який дозволяє контролювати взаєморозрахунки в межах укладених кредитних і депозитних договорів і позик;
• план-фактного аналізу оплати і нарахувань за договорами; з його допомогою можна виявляти відхилення фактично вироблених оплат і нарахувань в рамках кредитних і депозитних договорів.

далі