Робота з документами: правила документообігу для компанії

1. Ви дізнаєтеся:
2. Реєстраційний номер
3. джерело
4. виконавець
5. код
6. Що таке документообіг
7. типи документів
8. Хто автор
9. Місце складання
10. інші класифікації
11. Як організувати електронний документообіг в компанії: готовий алгоритм
12. Правила роботи з документами
13. структура
14. форма
15. мінімізація
16. якість
17. Технологія роботи з документацією
18. Перелік і склад документів
19. уніфікація списку
20. уніфікація змісту
21. систематизація
22. Електронні системи роботи з документами
23. висновок

Робота з документами - досить рутинний процес. Але без нього не обійтися жодному підприємству. Навіть самий мінімальний документообіг, видача рахунку на оплату або товарної накладної, наприклад, присутній скрізь. Щоб в документах завжди був порядок, необхідно знати основи роботи з документами на підприємстві.

Ви дізнаєтеся:

• Які ознаки є у документа і що таке документообіг.
• Які бувають типи документів і як правильно їх впроваджувати.
• Які правила ведення документообігу існують.
• Які технології роботи і електронні системи використовують для роботи з документами.

Ознаки документа і що таке документообіг

Документ - паперовий або електронний носій інформації, який відрізняється характерними тільки для нього атрибутами. Для всіх різновидів документів на підприємстві існують єдині ознаки, що роблять звичайну канцелярську папір документом конкретної компанії.

Реєстраційний номер

Коли документ проходить через канцелярію, то необхідно присвоїти йому певний номер. Це робиться для того, щоб в подальшому, коли буде потрібно послатися на старий документ або знайти його, його пошук не зайняв багато часу. Крім того, чітка нумерація дозволить контролювати відповідальних за той чи інший документ. Сама структура нумерації визначається в кожній організації по-різному. Керівник вибирає той вид реєстрації документів , Який йому зручний.

джерело

Щоб документ мав фактичну цінність, в ньому повинні бути вказані його творці або відправники. Це можуть бути організації-партнери або фізичні особи. Також це можуть бути органи державної влади або керівники всередині компанії.

виконавець

Виконавець у документа може бути тільки один. Він повною мірою несе відповідальність за правильність складання, терміни, зміст документа. У рідкісних випадках, в документах тривалого користування або при кадрову перестановку, виконавців документа може бути кілька.

код

У кожній організації існують своя номенклатура роботи з документами. Для зручності документи розбиваються по типу вирішуваних питань. Номенклатура в цьому випадку допомагає впорядкувати документи. Наприклад, розпорядження директора можуть мати реєстраційний номер відповідно до загальним списком документів і код за номенклатурою, де будуть враховуватися тільки документи розпорядчого характеру.

Що таке документообіг

Документообіг, або робота з документами, має на увазі всі рухи документів на підприємстві: від створення або отримання до відправки і виконання. В кінці всі документи надходять в архів.

Робота з документами включає в себе процес приймання або створення документа, його реєстрації відповідно до норм, затверджених на підприємстві. Також документообіг включає в себе контроль того, як документ виконується, створення виробничих справ, обробку перед відправкою в архів, зберігання і користування.

Якщо ви правильно вибудували систему роботи з документами, то документообіг буде віднімати мінімум часу у працівників канцелярії. Також ефективна робота з документами дозволить швидше вирішувати питання, які зачіпаються всередині інших відділів компанії.

типи документів

Щоб правильно вибудувати роботу з документами на підприємстві, необхідно знати типологію документів. Відповідно до цього розумінням відповідальний за організацію діловодства та документознавства на підприємстві зможе адаптувати документообіг під потреби і особливості тієї чи іншої організації.

Хто автор

За упорядника розрізняють особисті та громадські типи документів. Особисті документи складаються і подаються від імені однієї людини. Прикладом такого типу документів є розписки в отриманні грошей. Громадські документи можуть бути складені від імені організації, але заповнюються і подаються вони колективно. Сюди відносяться різні колективні заяви, протоколи нарад і зборів.

Місце складання

Залежно від того, для вирішення яких питань складається документ, він буває внутрішнім або зовнішнім. Внутрішні документи спрямовані на вирішення питань і проблем в організаційній структурі підприємства. Сюди відносяться, наприклад, розпорядження керівника або внутрішні звітні документи . Зовнішня документація складається або приймається, щоб вирішити якісь зовнішні питання організації.

інші класифікації

Типологія виділяє і інші відмітні ознаки документів. Статус документа впливає на те, буде він офіційним або неофіційним. Те, наскільки документ близький до первинного матеріалу, говорить про первинність або вторинність документів.

Спосіб отримання документа буває природним, коли документ вимушено створюється і вирішує якусь обґрунтовану проблему, і цільовим - коли документ створюється з суб'єктивних причин, наприклад звіт на вимогу органів влади.

Також виділяють різні документи за юридичною силою, терміну виконання, рівнем стандартизації та уніфікації, походженням.

Спеціаліст, який буде займатися організацією роботи з документами, повинен добре розуміти критерії відмінності документів і на основі цього вибудовувати процес документообігу ефективним способом.

Також одна з головних класифікацій поділяє документи будь-яких типів на 2 групи:

• Внутрішні - в процесі документообігу документи не виходять за межі організації.
• Зовнішні - в процесі документообігу документи виходять за межі організації. У свою чергу поділяються на вхідні та вихідні.

Як організувати електронний документообіг в компанії: готовий алгоритм

Редакція журналу «Комерційний директор» склала детальну інструкцію для роботи з документообігом.

Читати інструкцію для роботи

Правила роботи з документами

Щоб документообіг підприємства був ефективним, необхідно дотримуватися правил його створення і ведення. Вони несуворі і можуть бути видозмінені в залежності від специфіки підприємства, сфери роботи бізнесу, кількості співробітників та інших факторів.

структура

Рух документів всередині організації має бути структуровано. Для кожного документа повинен бути відомий і конкретно сформульований процес створення і виконання. Кожен співробітник повинен знати структуру документообігу і дотримуватися її.

форма

Обов'язково потрібно вибрати необхідну форму реєстрації документів. Це може бути централізоване система, коли є один орган в компанії, який працює з документами всіх відділів, або децентралізована. В цьому випадку документообіг відбувається відокремлено в кожному відділі підприємства. Щоб оптимізувати процес документообігу, потрібно вибрати відповідну для вашої організації форму.

мінімізація

Дане правило говорить про те, що, чим менше об'єктів роботи з документами, тим ефективніше документообіг . Потрібно максимально зменшити взаємодію відділів або людей з документами, якщо це можливо. Процес документообігу стане прозорішою, буде віднімати менше часу, мінімізується ймовірність, що документ загубиться або застрягне на одному з етапів.

якість

Необхідно вибудувати систему роботи з документами так, щоб документ рухався однонаправленно. Тобто кожен документ не повинен повертатися на попередній етап для доробок або виправлення. Для виконання цього правила потрібно затвердити правила документообігу на підприємстві, навчити персонал правильно працювати. Не повинно бути фактів дублювання документів. Також показником якості є, коли документ узгоджується відразу на декількох рівнях, за якими потім він буде виконуватися.

Технологія роботи з документацією

Для того щоб робота з документами в майбутньому була зручна і легко можна реалізувати, необхідно провести певні дії по розробці стандартів роботи та уніфікації форм документів.

Уніфікація - дуже важлива частина підготовчої роботи. У роботі з документами вона використовується для зменшення числа всіх використовуваних документів підприємства до необхідного мінімуму. Також уніфікація передбачає розробку і встановлення шаблону, структури і текстової частини кожного документа, щоб в подальшому документообіг не відбирав багато часу.

Щоб результати роботи з організації документообігу були ефективними, слід провести аналітичну роботу і привести результати до єдиного вигляду. Це відбувається в кілька етапів.

Перелік і склад документів

Спочатку потрібно скласти список всіх документів, які вже існують в організації. Якщо це новостворений бізнес, то потрібно скористатися допомогою бізнес-консультантів або вдатися до досвіду компаній конкурентів. Провести цей аудит можна методом анкетування. Дізнатися, для чого вони використовують документи, запитати у співробітників, які працюють з документами, які на їх погляд документи є формальністю. Ви прийдете до висновку, що навіть співробітники з різних відділів користуються документами, які виконують схожі функції. Таким чином ви виявляєте надлишкові документи.

уніфікація списку

На цьому етапі ми виконуємо єдине завдання - скорочуємо кількість видів документів до гранично допустимого мінімуму і однаковості всіх ідентичних за значенням документів. Наприклад, якщо це наказ керівника відділу, то немає сенсу мати різні накази для різних керівників . Для успішної уніфікації необхідно ретельно проаналізувати дані, отримані в ході попереднього етапу, і на підставі цього затвердити список документів.

уніфікація змісту

Привести всі документи до єдиної формі за змістом і тексту є основним завданням на даному етапі. Сюди входить вироблення стандартів, бланків і форм для різних документів. Обов'язково повинні бути уніфіковані реквізити і структура текстової частини.

Уніфікація грунтується на тому, що в документах є дві складові: постійна і змінна. Завдання уніфікації зафіксувати якомога точніше постійну частину і мінімізувати роботу при заповненні документа змінною інформацією. Даний процес відбувається поетапно. Спочатку до загальних форм наводиться структура, потім склад викладу і мовні засоби. В кінці для зручності використання створюються бланки, трафарети тощо.

В результаті документообіг підприємства набуває повний перелік форм і стандартів всіх документів, які будуть використовуватися.

систематизація

В кінці розроблені стандарти документів, бланки та форми необхідно систематизувати й об'єднати за загальними ознаками. Це зведення нормативно-правових внутрішніх документів організації затверджується і вступає в силу. Кожен співробітник повинен дотримуватися даної система роботи з документами і неухильно виконувати її вимоги. Зараз, з переходом на електронний документообіг, систематизація все частіше відбувається з використанням засобів автоматизації бізнесу .

Електронні системи роботи з документами

Електронні системи документообігу (СЕД) є прогресивним методом роботи документами. Яке б не було підприємство за розміром, автоматизація принесе користь практично завжди. На ринку представлена ​​велика кількість програм і програмного забезпечення систем електронного документообігу, і кожні по своєму ефективні.

Різні розробники пропонують різний функціонал систем. Наприклад, деякі виробники пропонують функції введення документа в систему через сканування.

Системи електронного документообігу використовуються для контролю якості виконання операцій, пов'язаних з документообігом підприємства. Вони мають великі функції маршрутизації: візування, підпис, забракування. Зрозуміло, використання даної системи забезпечує повну безпеку і конфіденційність документообігу підприємства. Кожен користувач програми проходить багатоступеневу авторизацію і аутентифікацію.

Вибір того чи іншого програмного забезпечення повинен відбувається на підставу важливих для вашого бізнесу критеріїв:

• Функціональність, наявність розширень, якщо вони будуть необхідні в майбутньому.
• Вартість системи. Час, за скільки СЕД окупить себе.
• Сервісне обслуговування та технічна підтримка.
• Чи враховує виробник норми законодавства в сфері документообігу.

висновок

Робота з документами на підприємстві - невід'ємна складова управлінського процесу. Тому, щоб уникнути внутрішніх і зовнішніх проблем в компанії, кожне підприємство повинно вести документообіг належним чином.

У багатьох російських компаній існують проблеми з системою документообігу або з оформленням самих документів. Щоб цього уникнути, потрібно знати, в чому відмінності документів і які типи їх бувають.

Важливим є дотримання правил роботи з документами і встановлення єдиних стандартів документообігу на підприємстві. Для оптимізації документообігу рекомендується використовувати електронні системи, які враховують масштаб і специфіку вашого бізнесу.