- Реєстрація інформації по постачальникам
- умови закупівель
- Варіанти приймання товарів від постачальника
- Оформлення замовлень постачальникам
- Реєстрація розбіжності при надходженні товарів
- Коригування і повернення товарів постачальнику
- Закупівля імпортних товарів
- Прийом продукції на комісію
- Доставка товару від постачальників
Головна опис Моніторинг і аналіз бюджетування казначейство Управління відносинами з клієнтами (CRM) продажі виробництво склад запаси закупівлі Витрати і собівартість Персонал і розрахунок заробітної плати Бухгалтерський і податковий облік Інтеграція з 1С: Документообіг
Управління закупівлями передбачає наступні можливості:
- визначення постачальників;
- визначення умов закупівель;
- підтримка різних схем з приймання товару від постачальника;
- різні способи формування замовлень та контроль над їх виконанням;
- коригування замовлень постачальникам, закриття замовлень;
- оформлення поставок;
- формування графіків поставок товару і графіків платежів;
- коригування поставок і повернення постачальникам.
На даній схемі зображено основні етапи оформлення закупівель - починаючи з реєстрації умов закупівель (ціни постачальників, умови оплати і т.д.) до відображення повернення постачальнику неякісних товарів.
Реєстрація інформації по постачальникам
Отримані від постачальника первинні документи зазвичай вимагають реєстрації за допомогою номенклатури. Іноді найменування товарів в документах постачальника не відповідає найменуванням цих же товарів в інформаційній базі.
У таких випадках перевіряється відповідність номенклатури постачальника і номенклатури, зареєстрованої в інформаційній базі.
Для кожного постачальника є можливість зареєструвати діючий прайс-лист:
- прайс-лист, зареєстрований в рамках угоди з постачальником;
- прайс-лист, зареєстрований у відповідності з різними умовами.
Ціни постачальника реєструються по тих найменувань товарів, які відповідають номенклатурними позиціями з інформаційної бази.
Завантаження цін постачальника відбувається з розміщеного на сайті його прайс-листа з використанням зовнішньої обробки.
Таким чином можна зареєструвати не тільки ціни постачальника, але і прайс-листи конкурентів.
умови закупівель
Умови закупівель реєструються за допомогою прикладного інструменту «Угода про умови закупівель». З його допомогою можна:
- позначити постачальника;
- визначити умови оплати;
- вибрати терміни поставки товару;
- вибрати спосіб приймання товару;
- визначити склад поставки товару від постачальника і ін.
Угода з постачальником можна оформити за допомогою договору з постачальників. Він оформляється на підставі даних угоди.
За допомогою відповідних статусів можна управляти угодою про умови закупівель.
Варіанти приймання товарів від постачальника
Прийом товару від постачальника можна оформляти декількома способами:
- разові поставки, які не потребують оформлення угоди з постачальником і контролю термінів поставки; прийом товару від постачальника проводиться за накладною;
- оформлення по декількох документах - накладна формується з урахуванням фактичного прийому товарів;
- поставки на регулярній основі відповідно до цін і умов поставки, обумовленими угодою з постачальником; вони можуть бути уточнені в замовленні постачальнику.
Варіанти приймання товару від постачальників зображені на схемі:
Оформлення замовлень постачальникам
Щоб відображати попередню домовленість про терміни і умови поставки, схемою і терміни оплати, використовуються «Замовлення постачальника». Цей інструмент дозволяє організовувати процес закупівель, вести контроль над виконанням зобов'язань постачальника і власних фінансових зобов'язань.
Формувати замовлення постачальникам можна автоматично на основі даних потреб в забезпеченні товаром відповідно до вимог забезпечення (терміни поставки товарів від постачальника, середньоденна споживання та ін.).
Замовлення постачальникові може бути оформлений на підставі раніше сформованих замовлень покупців або угод з клієнтом.
Оформлення замовлень в рамках угоди відбувається з автоматичним заповненням основних умов закупівель (найменування валюти, види оплати, застосування договорів та ін.).
Оплата товарів на замовлення контролюється відповідно до дати оплати, яка вказана в замовленні постачальнику. Також в замовленні може бути вказана бажана дата для надходження товару. Грунтуючись на передбачуваних датах поставки товару, можна скласти графік його надходження.
Виконання зобов'язань постачальників контролюються за допомогою відповідних статусів і станів документів. Всі статуси проставляються вручну.
Автоматично розраховується стан документа, виходячи з інформації в базі даних.
Оформлення поставок товарів від постачальника
Процес оформлення поставок товару від постачальника може супроводжуватися відображенням різних операцій:
- операція закупівлі товару у постачальника;
- операція закупівлі товару через підзвітну особу;
- прийом товару на комісію;
- закупівля іноземних товарів;
- ввезення товару з стан Євразійського економічного союзу.
Надходження товару від постачальника відбивається в документі «Надходження товарів і послуг».
Поставку товару можна оформити в рамках замовлення постачальнику, кількома замовленнями постачальникам, угодою або окремої постачанням товару.
Надходження товару на склад можна зареєструвати в одній накладній одночасно на кілька складів. З цією метою таблична частина документів закупівлі передбачає можливість вибрати склади.
Оплату на поставку товару можна виробляти в рамках договору, визначеного замовлення постачальнику або за обраним документом надходження:
- є можливість зарахувати аванс, перерахований постачальнику;
- оплата може бути перенесена з одного замовлення на інший.
У тому випадку, коли на складі застосовується ордерна схема, що надійшов товар оприбутковується на складі тільки після оформлення прибуткового касового ордера.
Реєстрація розбіжності при надходженні товарів
Розбіжності між фактично надійшли товаром і товаром, відбитим в первинних супровідних документах, можна зафіксувати відразу в момент надходження товару.
Після того, як розбіжності зафіксовані, отримані недостачі можна віднести на взаєморозрахунки з стороннім підприємством або на інші витрати.
Виниклі надлишки товару можуть бути віднесені до інших витрат.
Дані про фактично прийнятих товари відображаються в закладці «Товари за фактом».
Перелік товарів з урахуванням накладної постачальника фіксується в закладці «Товари за даними постачальника».
Розбіжності відображаються в закладці «Розбіжності».
Коригування і повернення товарів постачальнику
Оформлені документи з поставки товарів можуть потребувати коригування. Наприклад, якщо фактично товари отримані після надходження документів і не в повному обсязі або ж постачальник надіслав виправлені документи з новою ціною на товар.
Для таких випадків передбачений документ «Коригування надходження». З його допомогою можна оформляти ряд операцій:
- виправлення недоліків;
- коригування даних за погодженням сторін.
В коригування надходження заносяться дані про товари відповідно до нових документами постачальника.
Залежно від розбіжностей між новим і старим документами можна:
- прийняти зайві товари за рахунок збільшення закупівлі, яка вимагає розрахунку з постачальником;
- розбіжності в кількості товару можна оформити як брак на складі, яку потрібно перевірити ще раз під час інвентаризації;
- зміна ціни можна врахувати як інший дохід.
Операції повернення товару, що надійшов відображаються в документі «Повернення товарів постачальнику».
З його допомогою можна змінити стан розрахунків з постачальником, а також зафіксувати зміну прав власності на товари.
Повернення товару від постачальників можна оформити з урахуванням інформації про надходження товару і послуг.
Закупівля імпортних товарів
Поставку імпортних товарів можна відображати різними способами:
- як поставку товарів із застосуванням митного оформлення;
- поставка імпортного товару, що вимагає митного оформлення;
- поставка товару з країн Євразійського економічного союзу.
При закупівлі імпортних товарів повинен вестися автоматичний облік номерів вантажної митної декларації та облік країн походження цих товарів.
Імпортні товари з зареєстрованим фактом митного оформлення та з присвоєним номером ВМД оформляються як звичайна поставка.
Коли поставка імпортних товарів не вимагає декларування, вона оформляється як звичайна з реєстрацією номерів ВМД і місць походження.
Витрати на доставку такого вантажу оформляються в якості додаткових витрат. Їх можна розподілити на собівартість товару, напрямок діяльності та інші витрати.
Закупівля імпортного товару, що вимагає митного оформлення, супроводжується не тільки реєстрацією факту поставки товару, а й факту проходження його через митницю. У такому випадку за допомогою відповідних статусів можна відстежувати всі етапи проходження товару через митницю.
При надходження, продаж, списання, переміщення або у роботі імпортного товару існує можливість контролювати вказівку номерів ВМД.
Оформлення митної декларації може відбуватися по одному або декількох документах поставки. Також по одному документу поставки можна оформити кілька митних декларацій.
За митні витрати оплату можна виробляти перерахуванням авансу або після проходження митниці за фактом. Оплатити послуги митниці можна безпосередньо або скориставшись послугами митного брокера.
При оформленні закупівель імпортних товарів з країн ЄАЕС відображаються операції:
- поставка товару з країн Європейського економічного союзу;
- реєстрація заяви для оплати податків в ФНС;
- оплата податку на р / рахунок ФНС;
- підтвердження оплати від ФНС;
- оплата постачальнику.
Прийом продукції на комісію
Процес прийому виробів на комісію реалізується програмою, і можливо виконання таких операцій:
- підтримувати актуальну інформацію про комітента,
- зберігати, аналізувати і зіставляти умови роботи з комітентами,
- реєструвати укладені з комітентами договору,
- планувати надходження комісійних товарів з використанням замовлень комітенту,
- оформляти надходження і повернення товару та їх окремий облік,
- оформляти продаж та списання комісійних товарів,
- розраховувати і формувати заборгованість по комісійній винагороді,
- реєструвати отримані від комітентів рахунок-фактури.
Прийом товарів на комісію оформляють в рамках угоди з видом операції прийом на комісію, його використання дозволяє задати розмір комісійних винагород.
Ведення розрахунку з комітентом відрізняється від звичайної закупівлі. Доступні такі варіанти:
- договір,
- звіт по комісії.
Реєстрація хоз.операцій при прийманні виробів на комісію здійснюється з тим же комплектом документів, що і для реєстрації хоз.операцій з купівлі-продажу.
Прикладне рішення дозволяє оформити звіт комітенту (принципалу) про продаж, як при продажу, так і при списанні комісійних товарів.
Звіт комітенту формують на підставі даних про продані або списаних виробах.
Списання комісійних товари фіксуються автоматично в момент оформлення операції, яка не відноситься до продажу: списання, передача на внутрішні потреби, використання комісійного товару при складанні товарів.
Доставка товару від постачальників
З використанням прикладного рішення доставка товару від постачальників оформляється двома способами:
- Без залучення «нашої» транспортної служби - доставку здійснює постачальник або перевізник. При цьому завдання на перевезення товару не формують, інформацію про перевізника / постачальника вказують довідково,
- За участю «нашої» транспортної служби - товари забирають зі складу постачальника або перевізника і відвозять на "наш" склад.
Інформацію про доставку товару задають в документі поставки (Надходження товарів і послуг, Замовлення постачальникові), це буде підставою на введення завдання на доставку товару.
Підготовку і роботу з завданням на доставку товару здійснюють у рамках робочого місця Доставка, при цьому оформляється операція з доставки товару на "наш" склад.
Коли користувач відображає операцію з доставки товару на "наш" склад, він також може:
- вказувати характеристики перевезення (транспорт, водій, час рейсу),
- формувати дані по маршруту рейсу. Маршрут рейсу формують на підставі даних розпорядження (Замовлення постачальникові, Надходження товару і послуг).
Пункти маршруту можна об'єднати за часом, за умови, що вони мають один і той же адресу, або роз'єднати за часом, коли за однією адресою оформляється доставка по декільком розпорядженням.
попередній 
далі
