- Структура даних БДДС
- План надходження грошових коштів
- План витрачання грошових коштів
- Формування БДДС і контроль його виконання
- Управління правами доступу користувачів
Управління грошовими коштами - одна з найбільш актуальних завдань, що стоять перед керівниками будь-якої організації. Використання технологій бюджетування грошових коштів є ефективним вирішенням цих питань. Процес бюджетування присутній в кожній компанії, незалежно від її розміру і напрямки діяльності. Кожен день керівники і менеджери кожної компанії встановлюють цілі, планують способи їх досягнення, контролюють процес виконання поставлених завдань, аналізують досягнуті результати і виробляють нові управлінські рішення, спрямовані на підвищення ефективності роботи організації. Це і є класичний процес бюджетування: планування -> контроль -> аналіз -> планування, що є однією з основних технологій управління організацією.
В теорії управління фінансами підприємства існує величезна кількість самих різних бюджетів: бюджет доходів і витрат, бюджет продажів, інвестиційний бюджет, функціональні бюджети, бюджети центрів фінансової відповідальності, бюджет заробітної плати і т.п. Однак, незважаючи на все різноманіття способів і форм бюджетування, найбільш актуальним і затребуваним підприємствами малого і середнього бізнесу є бюджет руху грошових коштів (БРГК). І цьому є дуже просте і логічне пояснення: саме грошові кошти в переважній більшості випадків є найбільш затребуваним ресурсом, що забезпечує діяльність організації і відображає ефективність цієї діяльності. А саме застосування технології бюджетування грошових коштів забезпечує ефективне планування, контроль і управління цим ресурсом.
Бюджет руху грошових коштів є зведеним бюджетом, що включає в себе бюджет надходження коштів і бюджет їх витрачання. Пояснюється це тим, що тільки сукупність показників перерахованих бюджетів і їх взаємозв'язок дозволяють узгодити процес витрачання грошових коштів і їх надходження, а також сформувати реалістичний фінансовий план, що забезпечує необхідний рівень платоспроможності підприємства.
Схема формування БДДС
Структура даних БДДС
В системі БДДС закладена найбільш оптимальна для підприємств малого та середнього бізнесу структура аналітичних розрізів і переліку доступних даних.
Перелік доступних аналітичних розрізів:
- Організації - даний аналітичний розріз актуальний в разі, коли організаційна структура компанії включає в себе кілька юридичних осіб або індивідуальних підприємців. Його наявність забезпечує можливість бюджетування грошових потоків як в розрізі кожного з учасників холдингу, так і в цілому по компанії.
- Статті руху руху грошових коштів - є одним з найголовніших класифікаторів, що задає структуру джерел надходження грошових коштів, статті та напрямки їх використання.
- Контрагенти - забезпечує можливість планування руху грошових коштів в розрізі організацій і індивідуальних підприємців, з якими у компанії встановлені ділові відносини. Використання цього аналітичного розрізу рекомендується, коли на етапі складання бюджетів є достовірна інформація про те, з якими саме контрагентами будуть проводиться операції з розрахунків грошовими коштами, наприклад, в разі, коли існують підписані договори, що містять графіки платежів і т.п.
- Договори контрагентів - додатковий аналітичний розріз, що дозволяє закласти в бюджет інформацію про плани по конкретним договором.
- Варіанти бюджету - використання даної аналітики дозволяє користувачам програми закладати в бюджет кілька сценаріїв або варіантів бюджету, наприклад, нормальний, оптимістичний, песимістичний і т.п. Значеннями даного розрізу є елементи однойменного довідника "Варіанти бюджету". За замовчуванням в системі існує тільки один варіант бюджету - "Нормальний". При необхідності користувачі можуть додати будь-яку кількість будь-яких сценаріїв.
- Плановий період - періодом планування бюджету є календарний місяць. Дане обмеження продиктовано досвідом практичної експлуатації продукту і пояснюється тим, що при менших інтервалах планування (тиждень, декада) більш ефективно працює функціонал системи платіжний календар .
- Валюти - дозволяють працювати з бюджетами, заданими в будь-якій валюті.
- Документи - все інформація про бюджет організації та процесі його виконання відбивається в інформаційній базі на підставі даних, що містяться в електронних аналогах як первинних облікових документів, так і документів, які задають бюджети надходження і витрачання грошових коштів. Даний аналітичний розріз дозволяє користувачам програми швидко отримувати різні деталізовані до документа звіти і розшифровки.
Перелік доступних даних:
- заплановані дані
- Фактичні дані
- Відхилення в абсолютному вираженні
- Відхилення у відносному вираженні (відсотках)
План надходження грошових коштів
План надходження грошових коштів організації являє собою зведений план, що включає в себе суми очікуваних платежів. Як правило, даний бюджет формується на підставі даних центрів фінансової відповідальності, що відповідають за реалізацію товарів і надання послуг. Джерелом інформації для формування цього бюджету, в залежності від напрямку діяльності ЦФО або організації в цілому, є:
- Для оптової торгівлі - дані про динаміку продажів за минулі періоди діяльності, суми укладених контрактів на поставку товарів і продукції тощо;
- Для роздрібної торгівлі - інформація про середньомісячної виручки торгових точок організації;
- У сфері надання послуг - прогнозовані обсяги надання послуг з урахуванням сезонних коливань попиту та інших факторів;
- У сфері будівництва - затверджені графіки інвестування і платежів, затверджені замовниками та підрядниками.
Детальніше про процес планування надходжень ви можете дізнатися на сторінці БДДС: План надходжень .
План витрачання грошових коштів
Наявність чіткого і детального плану витрачання грошових коштів є одним з головних умов, що забезпечують можливість формування реалістичного бюджету. Як правило, план витрачання складається на підставі даних про потребу в грошових коштах, що надаються підрозділами (центрами фінансової відповідальності) компанії. Закладені в системі бюджетування механізми забезпечують планування у всіх необхідних аналітичних розрізах: статей використання грошових коштів, підрозділів, контрагентів і їх договорів, видів засобів (готівкових та безготівкових), валют. Надалі дані затверджених планів витрачання коштів використовуються для проведення план-фактного аналізу і контролю, оперативного контролю, здійснюваного в рамках процесу затвердження заявок на платежі, що дозволяє значно скоротити обсяг наднормативних витрат і підвищити рівень фінансової дисципліни співробітників організації. Більш детальну інформацію про закладені в систему інструментах і Процесі планування можна отримати на сторінці БДДС: План витрат .
Формування БДДС і контроль його виконання
Аналіз планів надходження і витрачання коштів організації дозволяє виконати їх узгодження, затвердження Кабміном і сформувати бюджет руху грошових коштів. Основним інструментом оцінки реалістичності фінансового бюджету є що входить до складу системи звіт "Контроль залишків грошових коштів" , Що дозволяє контролювати рівень забезпеченості підприємства готівкою і безготівковими коштами, а також прогнозувати можливість виникнення їх нестачі (касові розриви). Для контролю виконання БДДС призначений деталізований звіт "Контроль виконання бюджету руху грошових коштів" , Що забезпечує можливість порівняння запланованих показників з даними про їх фактичне виконання, а також виявлення значення абсолютних і відносних відхилень.
Управління правами доступу користувачів
Забезпечення захисту конфіденційної інформації - найважливіше завдання кожної фінансової системи і тим більше системи, що відповідає за управління грошовими коштами підприємства. У поточній версії системи "Бюджет руху грошових коштів" закладена схема управління правами доступу користувачів, що забезпечує широкі можливості для управління ступенями допуску як на рівні об'єктів прикладного рішення (довідників, документів, звітів), так і на рівні доступу до даних в розрізі об'єктів обліку ( організацій, центрів фінансової відповідальності). Для вирішення завдань адміністрування користувачам можуть бути надані три зумовлених набору прав:
- Право на формування планів надходження і витрачання;
- Право на здійснення контролю за виконанням бюджету;
- Право повного доступу до системи бюджетування.
