Ділова бесіда та ділові переговори. Правила ведення ділових переговорів

1. Суть переговорного процесу
2. основа переговорів
3. види
4. прийоми
5. Відмінності ділових переговорів
6. Як проходять переговори? етапи
7. етикет
8. Налаштуйтеся!
9. Місце зустрічі
10. Повага
11. намагайтеся почути
12. посміхайтеся

Будь-яке питання, який може виникнути в нашому житті, можна вирішити за допомогою спілкування. Переговоривши з людьми, від яких залежить подальший результат розвитку ситуації, ви можете, відповідно, домогтися різних результатів. Це - елементарне і основне правило спілкування, яке застосовується повсюдно в людському суспільстві.

Таке ж правило діє і в бізнес-середовищі. Будь-які дії, які включають в себе волю інших осіб, можуть бути обговорені і узгоджені. Таким чином, кожна зі сторін у подальшому може знати, чого їй чекати в тій чи іншій ситуації. Такий підхід виражений у вигляді переговорного процесу, який часто передує проведенню якихось важливих операцій і комбінацій.

Суть переговорного процесу

Почнемо з самого спільного: в чому ж полягає суть процесу переговорів? Адже, якщо подумати, діяти в тій чи іншій ситуації можна і без узгодження з іншими людьми. Кожен з нас самостійно відповідає за свої вчинки - так чому б не дотримуватися цього правила і просто не відмовитися від ідеї проводити ділові переговори?

Все вірно - можна сказати, що даний процес є опціональним і, звичайно ж, домовлятися з іншими людьми зовсім не обов'язково. Правда, наслідки такого підходу можуть стати досить несприятливими для того, хто візьме на себе відповідальність за ці дії.

Тому ведення ділових переговорів - це дуже важливий і в той же час необхідний етап, який присутній в будь-якому виді бізнесу. З його допомогою можна дізнатися, що з того чи іншого приводу думає ваш контрагент, які цілі він ставить перед собою, на якому рівні оцінює ситуацію, яка склалася в певних умовах. Отримавши цю інформацію через обговорення вашого питання, в подальшому ви зможете використовувати її за призначенням, вибираючи власну стратегію діяльності.

основа переговорів

Необхідно також розуміти, що в своїй основі ділові переговори мають на увазі комунікацію. Це - своєрідний соціальний міст між людьми, який виражається в готовності сприяти один одному. У свою чергу, це означає наступне: щоб вести діалог з будь-якого питання, необхідно продемонструвати свою зацікавленість в сприятливому вирішенні ситуації, що склалася, а також показати готовність це рішення шукати і впроваджувати в життя. Тільки за такої умови ділові переговори можуть принести якісь плоди своїм учасникам у вигляді консенсусу або компромісу.

види

Існує безліч видів переговорів, поділ яких відбувається за формою і по суті. Наприклад, можна виділити внутрішні (що проводяться між відділами однієї компанії) і зовнішні (з залученням сторонніх контрагентів) переговори. Також можна згадати офіційні і неформальні переговори (останні, скоріше, можна назвати бесідою), різниця в яких полягає в ступені офіціозності - наявності документального закріплення тих чи інших моментів, веденні протоколу, темах, яким присвячена дана зустріч.

Залежно від їх характеру переговори можна поділити на зустрічні і партнерські. Перші ведуться в тому випадку, коли партнерам необхідно врегулювати конфлікт, досягнувши якогось нейтрального рішення, яке влаштовувало б усі сторони. Такий тип переговорів може вестися досить агресивно, оскільки основна їх мета - це «перемогти» в тому чи іншому питанні. Партнерським варіантом, в свою чергу, є, скоріше, досягнення дружніх з точки зору інтересів домовленостей. На таких зустрічах можуть обговорюватися аспекти партнерства, співпраці і подальшого спільного розвитку.

прийоми

Будь-яке спілкування відбувається із застосуванням спеціальних прийомів, якими користуються учасники для досягнення власних цілей. Те ж саме можна сказати і про переговорний процес.

Слід зазначити, що застосовувати інструменти впливу на свого партнера слід в декількох ситуаціях. Однією з них є неможливість досягти загальної згоди. Типовим є випадок, коли одна сторона наполягає на дотриманні тих умов, на які принципово не може піти друга. В такому випадку відбувається перевірка кожного з учасників процесу «на міцність». Крім цього, в подібних ситуаціях з'ясовується і той максимум, який може запропонувати кожна зі сторін для досягнення будь-якого результату. Якщо буде видно, наприклад, що один з партнерів дійсно відмовився від багатьох чинників заради здійснення угоди, а другий непохитно стоїть на своєму - можливо, в такому випадку переговори слід припинити.

А взагалі, головним інструментом, за допомогою якого слід завершувати проведення переговорів, є пошук спільного в інтересах обох сторін. Робиться це дуже просто - кожен з учасників процесу описує, що цікавить його, і на які умови він готовий погодитися. Надалі підводиться риса, яка підсумує всі пропозиції та знайде загальне в них. На цьому і має грунтуватися компромісне рішення, пошуком якого і займалися боку.

Відмінності ділових переговорів

Безумовно, переговори відрізняються в залежності від того, що є їх безпосереднім предметом. Якщо ми говоримо про бізнес, то в цьому середовищі є свої особливості, що відрізняють їх, наприклад, від неформальних домовленостей.

В першу чергу це чітка спрямованість. Партнери, які зібралися провести діалог з того чи іншого приводу, точно знають, чого хочуть. Відповідно, і обговорення предмета, яке вони ведуть, своєю метою ставить досягнення деякого загального інтересу. Оскільки мова йде про бізнес-переговорах, такий інтерес може носити комерційний характер.

Друга відмінність, яке входить в особливості ділових переговорів, - це взаємна повага і рівноправність учасників. Навіть якщо ситуація, яка стала приводом для переговорів, передбачає різний стан партнерів, на рівні ділового спілкування учасники повинні ставитися один до одного однаково, не допускаючи нерівності в статусі. Втім, ця характеристика відноситься, скоріше, до етикету (про це трохи далі).

Ділові переговори можуть проводитися як колективно, так і поодиноко - в залежності від того, хто є представником тієї чи іншої сторони; а також від того, хто бере на себе відповідальність за прийняті рішення.

Як проходять переговори? етапи

Для того щоб розуміти, що собою представляють ділові переговори, приклад таких домовленостей буде кращим наочним посібником. А ходити за ним далеко не потрібно - зверніть увагу на те, як створюються домовленості між якими-небудь передовими державними компаніями на кшталт «Газпрому» і «Роснефти». Ми бачимо наступні етапи даного процесу: виявлення проблеми, яка потребує вирішення; створення інструментів для врегулювання питання (кожна зі сторін шукає аргументи на свою користь); призначення безпосередніх переговорів. В ході останнього етапу виділяють: визначення позиції кожної зі сторін, донесення її партнеру і певний підсумок - чого саме хочуть домогтися представники з того чи іншого питання.

Таким чином, можна виділити три основні етапи - представлення своєї точки зору, прийняття позиції партнера і результат - визначення тих принципових положень, з якими згодні ви. Те ж саме робить і ваш співрозмовник. Особливості ділових переговорів такі, що після проходження всіх трьох етапів ви отримаєте або спільну позицію щодо цікавлять вас питань, або часткове вирішення. У тому випадку, якщо переговорний процес затягнувся і не приніс ніякої користі, можна говорити про невдачу і про нові спроби налагодити контакт. Можливо, в такому випадку було б доцільно змінити представників сторін на нових осіб (якщо це реально).

етикет

Для того щоб ділові переговори здійснювалися конструктивно і не переростали в банальну сварку, необхідно дотримуватися спеціальних правил спілкування. називаються вони «Етикет ділових переговорів ». Вони складаються з декількох принципових питань, які стосуються зовнішнього вигляду переговірника, манери його спілкування, почуття такту по відношенню до партнера. У деталі ми вдаватися не будемо - в цьому немає необхідності, оскільки кожен конкретний випадок ведення переговорів по-своєму унікальний. Мається на увазі, що він залежить від того, хто представники сторін, в яких стосунках перебувають учасники, чи існує між ними підпорядкування і так далі.

Головне - розуміти, що ведення ділових переговорів вимагає постійного поваги до тих, хто знаходиться по той бік столу. Крім цього, важливо цінувати час тих людей - тому не варто грубо нав'язувати їм свою точку зору або свій варіант вирішення основного питання. Якщо вони вже раз відкинули вашу пропозицію, напевно, не слід намагатися переконувати їх. Це може почати сильно дратувати. Крім того, важливо вміти сформулювати думку, яку ви хочете донести, використовуючи переговори. ділові комунікації на те й існують, щоб в максимально стислі терміни знайти підходяще для всіх рішення. Якщо в процесі діалогу почати ходити коло та навколо, це набридне вашому співрозмовнику.

Налаштуйтеся!

Для того щоб піднести потрібну вам точку зору якомога швидше і ефективніше, спробуйте підготувати свою свідомість до того, що вам потрібно буде сказати. Це називається "організація ділових переговорів" - коли ви турбуєтеся не тільки про технічні моменти переговорного процесу, але і приділяєте увагу собі як його учаснику.

Підготовка перед проведенням бізнес-бесіди дуже проста - потрібно лише пропрацювати в розумі деякі варіанти того, як ви будете починати розмову, які аргументи постараєтеся згадати, до яких висновків підведете свого співрозмовника і, нарешті, на що будете готові піти, поступаючись своєму партнеру. Також, виконуючи таку вправу, не забувайте про етапи ділових переговорів - згадайте їх і придумайте, що будете говорити на кожному. Зрозуміло, не варто занадто ретельно замислюватися над своїм текстом, дослівно записуючи свою промову і намагаючись зазубрити її. Ні, правила ділових переговорів свідчать, що так чинити як раз-таки не можна. Навпаки - намагайтеся бути гнучкими, готуйтеся до того, що співрозмовник може поставити вас в умови, до яких ви будете не готові. При цьому не забувайте дотримуватися загальної лінії розмови.

Місце зустрічі

Зрозуміло, перед тим як організовувати переговори, подумайте про те, де б ви хотіли їх провести. Дуже добре, якщо ви - представник великої компанії, у якої є свій спеціально обладнаний зал, де можна обговорити всі важливі моменти. Напевно в такому випадку ви скористаєтеся саме їм. Однак якщо на практиці все по-іншому, т. Е. У вас немає власного офісу - не турбуйтеся. Підійде будь-який заклад: ресторан або хороше кафе, в якому ви зможете обговорити питання, що цікавить, випивши при цьому по чашці кави.

Знову ж таки, на вибір місця сильно впливають види ділових переговорів. Якщо це спілкування з людиною, який одноосібно може прийняти потрібне вам рішення - можливо, ви і можете провести обговорення даного питання в ресторані. Якщо ж вам потрібно спілкуватися з колективом представників протилежної сторони, то в даному випадку, можливо, варто подумати про оренду конференц-залу.

Повага

Про це вже було сказано вище, але ми повторимо: повага є одним з найважливіших правил переговорів. Якщо раніше ми говорили про нього як про складову етикету, то зараз слід окреслити його як один з принципів ведення діалогу з вашими партнерами. Під цим мається на увазі не просто ввічливе спілкування, а й розуміння позиції людини, що сидить навпроти.

Наведемо простий приклад. Якщо дві сторони не можуть домовитися між собою, це означає, що вони не розуміють один одного і продовжують гнути лінію власних інтересів. Якби кожен з партнерів задумався над тим, чому його суперник приймає саме це рішення, а не інше - можливо, якийсь компроміс був би знайдений.

По суті, переговорний процес нагадує торги. Якщо знати, чого хоче ваш опонент, завжди можна взяти більш вигідне рішення, яке влаштує обох. А для цього необхідно вдатися до того прийому, що буде більш детально описано далі - потрібно почути вашого співрозмовника. Мова йде не просто про те, щоб фізично чути, що він говорить. Потрібно реально зрозуміти позицію людини, що говорить з вами. Подробиці - далі.

намагайтеся почути

Ще Дейл Карнегі у своїх книгах писав про те, що в будь-якій розмові дуже важливо чути свого співрозмовника. Тому що насправді все ми вміємо слухати, але чути дано далеко не кожному. Автор книг з психології, проданих мільйонними тиражами, зазначає, що почути людини означає зрозуміти, що саме він хоче донести. Ділова бесіда, ділові переговори і успіх їх проведення залежить в тому числі і від того, чи зрозумієте ви, що хотів сказати ваш партнер, чи ні. Якщо ця інформація буде зрозуміла для вас, відповідно, це дасть можливість прийняти правильне рішення і, таким чином, досягти згоди. В іншому ж випадку переговори можуть провалитися, якщо кожен буде твердо стояти на своєму.

Можливо, приймаючи позицію партнера, ви можете подумати про порушення власних принципів і якихось установок, про прояв слабкості волі і духу. Нічого подібного насправді не відбувається! Карнегі зазначає, що, йдучи на поступки, ви в кінцевому підсумку отримуєте більшу вигоду, ніж в ситуації, коли ви просто «впираєтеся», припиняючи весь процес переговорів.

посміхайтеся

Безумовно, існує маса формальностей і тонкощів в проведенні переговорів. Якщо підняти спеціалізовану літературу, ви самі переконаєтеся в тому, що процес може бути набагато складніше, в залежності від виду і форми ділових переговорів. Сказати по правді, дуже часто такий підхід може виявитися невиправданим з тієї причини, що він приймає переговорний процес як щось формалізоване, можливо навіть - автоматизоване.

Насправді потрібно завжди пам'ятати: переговори - це живе спілкування з людьми. Ким би не був ваш партнер, він в першу чергу - людина, яка прийшла на зустріч з тієї ж причини, що і ви. Як мінімум це має об'єднати ваші цілі, дати можливість знайти спільну точку дотику, від якої і слід відштовхуватися. Тільки так можна буде прийти до якогось єдиного знаменника, який влаштує всіх учасників переговорної групи.

Тому не варто переживати, якщо ви від хвилювання забули застосувати якусь хитрість або продуманий хід, який планували заздалегідь. У будь-якій розмові завжди можна надолужити згаяне, уточнити той чи інший момент, вибачитися і постаратися схилити співрозмовника на свій бік. А ділові переговори - це в будь-якому випадку розмова. Намагайтеся щиро посміхатися своєму співрозмовнику - і у вас все вийде!