- Як видавати співробітникам трудові книжки
- Заповнення трудової книжки
- Облік трудових книжок
- Як зберігати трудові книжки
- Завантажити безкоштовно програми для автоматизації обліку кадрів, розрахунок стажу, документообігу,...
Як видавати співробітникам трудові книжки
При необхідності провести оформлення трудової книжки працівника з нього потрібно взяти плату за бланк (п. 47 лПравіл ведення і зберігання трудових книжок »). Як правило, плата за бланк трудової книжки стягується з співробітника, прийнятого на роботу вперше, а плата за бланк вкладиша - з співробітника, у якого закінчилися всі сторінки трудової книжки розділу лСведенія про роботу ». Співробітник повинен заплатити готівкою за прибутковим ордером або перерахувати гроші на розрахунковий рахунок фірми через банк.
Чи можна вичитати гроші за бланк трудової книжки із зарплати співробітника?Ні, не можна. Утримувати гроші з зарплати можна тільки у випадках, перерахованих у статтях 137 і 248 Трудового кодексу РФ. Перелік цих випадків є вичерпним і видачі бланка трудової книжки серед них немає.
Бланки трудових книжок оформляються співробітникам безкоштовно, якщо:
- сталася надзвичайна пригода (пожежа, повінь), в результаті якого трудові книжки співробітників були пошкоджені;
- бланк трудової книжки зіпсував співробітник кадрової служби при первинному заповненні (п. 48 лПравіл ведення і зберігання трудових книжок »).
Списання зіпсованих бланків трудових книжок і вкладишів до них оформляється АКТОМ ПРО СПИСАННЯ бланків СУВОРОЇ ЗВІТНОСТІ за формою 0504816, яка затверджена Наказом Мінфіну Росії від 10 лютого 2006 № 25н лОбутвержденіі інструкції щодо бюджетного обліку ».
Чи можна не брати з співробітника плату за бланк трудової книжки?Можна, якщо це закріплено в локальному нормативному акті (наприклад, в правилах внутрішнього трудового розпорядку) або в наказі керівника фірми. Але пам'ятайте, що при цьому витрати на придбання трудової книжки не будуть входити до складу бази оподаткування з податку на прибуток (п. 16 ст. 270 НКРФ).
Заповнення трудової книжки
Чи не оформляйте трудові книжки на бланках, які принесли самі співробітники. Бланки фірма повинна закуповувати тільки у офіційних розповсюджувачів, адже набутий в роздріб бланк може виявитися підробкою.На поширення трудових книжок уповноважені ТОВ лСпецБланк », ГУП лГлавснаб Уряду Москви», ЗАТ лРазносбит ». Для отримання бланків трудових книжок необхідно оформити на фірмовому бланку своєї фірми лист-заявку на адресу одного з цих розповсюджувачів із зазначенням кількості необхідних форм або направити запит по факсу.
Заздалегідь подбайте про придбання бланків трудових книжок і завжди майте деякий запас документів. Це необхідно для того, щоб уникнути проблем під час можливих перевірок (наприклад, щоб мати можливість швидко оформити трудову книжку працівнику, що надійшов на роботу вперше). Ми взяли на роботу співробітника, який сам приніс бланк трудової книжки. Він навіть частково заповнив його своєю рукою - написав на титульному аркуші прізвище, ім'я, по батькові, освіта. Чи можна продовжити оформлення цієї трудової книжки?Співробітники взагалі не мають права самостійно здобувати трудові книжки і заповнювати їх, тому не слід приймати і вести таку книжку. Трудові книжки оформляє кадрова служба фірми, а їх бланки повинні закуповуватися централізовано і враховуватися в прибутково-видатковій книзі. Цим підтверджується офіційність оформлення трудової книжки. Пам'ятайте, що відповідальність за оформлення книжки будете нести ви. Найкраще повернути співробітнику цей бланк і завести йому трудову книжку на бланку, який придбала ваша фірма.
Облік трудових книжок
Оскільки трудові книжки є документами суворої звітності, законодавством визначений порядок їх обліку та зберігання (розділ VI лПравіл ведення і зберігання трудових книжок »). Кожна фірма зобов'язана вести прибутково-видатковій книзі з обліку бланків трудової книжки і вкладиша до неї, а також книгу обліку руху трудових книжок і вкладишів до них. Форми книг затверджені постановою Мінпраці Росії від 10 жовтня 2003 № 69 чоло затвердження інструкції щодо заповнення трудових книжок »(додатки № 2 та № 3).
Прибутково-видаткова книга з обліку бланків трудової книжки і вкладиша до неї ведеться в бухгалтерії фірми. У книзі враховують бланки трудових книжок до тих пір, поки вони не перетворяться з простого бланка в особистий документ співробітника. Записи в неї вносяться відразу після отримання бланків від розповсюджувача. У книзі обов'язково вказують відомості про всі операції, пов'язані з придбанням і витрачанням закуплених трудових книжок і вкладишів до них, із зазначенням серій та номерів. А також вносять інформацію про вартість бланків.
Кадрова служба фірми веде книгу обліку руху трудових книжок і вкладишів до них. В цю книгу вносяться відомості про дату прийому співробітника на роботу, його прізвище, ім'я та по батькові, серія і номер трудової книжки і вкладиша, посаду, місце роботи, а також реквізити документа, на підставі якого оформлено прийом співробітника на роботу.
Всі листи в обох книгах повинні бути пронумеровані, прошнуровані, завірені підписом керівника фірми, а також скріплені сургучною печаткою або опломбовані (п. 41 л Ведення трудових книжок »).
Як завіряти книги обліку трудових книжок, якщо у фірмі немає сургучною друку?В цьому випадку книги можна опломбувати. Пломбу виготовити просто. Виведіть кінці суворої нитки, якою ви прошивали журнал, до внутрішньої сторони його задньої обкладинки, помістіть їх між двома квадратиками білого паперу і склейте ці квадратики. Прикріпіть пломбу з внутрішнього боку обкладинки і поставте на неї звичайну круглу печатку фірми або кадрової служби так, щоб частина відбитка заходила на обкладинку. І не забудьте зробити заверительную напис про те, скільки сторінок в даній книзі прошнуровано, пронумеровано та скріплено печаткою. Поруч поставте підпис із зазначенням посади, прізвища та ініціалів і дату.
Відсутність книг обліку трудових книжок або неправильне їх оформлення є серйозним порушенням, за яке державний інспектор праці може накласти штраф.- посадових осіб фірми (наприклад, керівника) можуть оштрафувати на суму 500-5000 рублів;
- фірму можуть оштрафувати на суму 30 000-50 000 рублів.
Штрафні санкції за порушення трудового законодавства встановлені статтею 5.27 Кодексу про адміністративні правопорушення РФ.
Якщо співробітнику необхідно тимчасово видати трудову книжку на руки, як правильно це оформити?Видачі трудової книжки на руки не можна, це не передбачено чинним законодавством. На наш погляд, це не тільки незаконно, але й небезпечно, адже співробітник може і не повернути трудову книжку. Рекомендуємо вам видавати співробітнику копію або виписку з трудової книжки, а не саму трудову книжку.
Відповідно до пункту 7 лПравіл ведення і зберігання трудових книжок », ви зобов'язані за письмовою заявою співробітника не пізніше трьох днів з дня подачі заяви видати йому копію трудової книжки або завірену в установленому порядку витяг з трудової книжки.
Як зберігати трудові книжки
Трудові книжки слід зберігати в фірмі як документи суворої звітності і найкраще в неспаленому сейфі. Якщо такої можливості немає - то в шафі, яка замикається на ключ. Після закінчення кожного місяця співробітник, відповідальний за ведення трудових книжок, повинен подати до бухгалтерії ЗВІТ ПРО НАЯВНІСТЬ бланків і про суми, отримані за оформлення трудових книжок і вкладиші, з додатком прибуткового ордера (п. 42 лПравіл обліку і зберігання трудових книжок »).
Трудові книжки та дублікати, не одержані співробітниками при звільненні, зберігаються в ПРОТЯГОМ ДВОХ РОКІВ У кадровій службі окремо від інших трудових книжок. Після цього не затребувані трудові книжки зберігаються в архіві фірми в ПРОТЯГОМ 50 РОКІВ, а потім знищуються (п. 43 лПравіл обліку і зберігання трудових книжок »).
Хто в фірмі повинен відповідати за облік, ведення і зберігання трудових книжок?Призначення відповідального за роботу з трудовими книжками оформляється наказом керівника фірми в вільної текстовій формі. Як правило, ці обов'язки покладаються на співробітника кадрової служби, іноді на секретаря або бухгалтера.
При зміні співробітників кадрової служби передавайте трудові книжки за актом прийому-передачі справ. Вкажіть в акті не просто кількість книжок, а перерахуйте їх фактичний склад (прізвища власників і реквізити). Акт необхідно завірити двома підписами - з одного боку вказати посаду і прізвище прийняв документи, з іншого боку - здав. При виявленні фактів відсутності деяких трудових книжок складіть акт, в якому вкажіть причини їх відсутності. 
Завантажити кадрову програму обліку співробітників і автоматизації відділу персоналу для кадровиків "Відділ кадрів 2019"
Завантажити безкоштовно програми для автоматизації обліку кадрів, розрахунок стажу, документообігу, обліку договорів і клієнтів (CRM-система)
Найменування програми Опис програми Обсяг програмиОсобливості програми: гнучке штатний розпис без обмеження рівня вкладеності з можливістю включення філій з власною структурою, імпорт і експорт даних по співробітниках з програм 1С (Бухгалтерія, Зарплата і Кадри, Комплексна і т.д.); Збереження наказів і звітів в редагованих форматах XLS , DOC або ODT, ODS (незалежно від того, встановлено у Вас Microsoft Office або Open Office); табель обліку робочого часу, автоматично формується на підставі існуючих наказів по співробітнику і графіку його роботи. Табель має зручний інтерфейс редагування і введення відпрацьованих годин. Всі зміни, внесені в табель, відразу відображаються в документообігу у вигляді відповідних наказів; можливість зберігання всередині програми зовнішніх документів в різних форматах (Word, Excel, зображення і т.д.); Можливість прийому декількох співробітників з різними ставками на одну штатну одиницю; можливість роботи одного співробітника на різних посадах в рамках однієї організації на різних ставках; 26 Мб
Зручна і проста програма кадрового обліку, що дозволяє автоматично формувати більшість кадрових документів (штатний розклад, особова картка, накази, звіти для ПФР). Основні можливості програми "Відділ кадрів": зберігання в базі особистих даних про кожного співробітника, розрахунок загального стажу, безперервного стажу і стажу роботи на даному підприємстві, облік відпусток, облік відряджень, відпусток і заохочень. Автоматичне складання штатного розкладу, особової картки і всіх кадрових наказів. 2,7 Мб
Програма має наступні переваги в порівнянні з програмою "Відділ кадрів 6.0": не вимагає наявності встановленого Microsoft Access, програма "Відділ кадрів плюс" повністю автономна; програма дозволяє зберігати всі накази і звіти у форматі Excel; програма дозволяє вести повноцінний табельний облік за формою Т -12; програма зберігає і відображає структуру підприємства в зручній деревовидної формі. 5,9 Мб
Програма розроблена для допомоги кадровикам при розрахунку стажу. За записами в трудовій книжці проводиться розрахунок загального і безперервного стажу співробітників. Всі розрахунки, вироблені користувачем автоматично зберігаються в базі даних. Таким чином програма являє собою електронну картотеку трудових книжок працівників. Програма має повністю заповнений довідник статей звільнення згідно новим Трудовим Кодексом. Інтерфейс користувача програми інтуїтивно зрозумілий, і для роботи з програмою не потрібно глибоких знань по роботі з персональним комп'ютером. Також програма має функцію виведення на друк звіту про стаж співробітників. 1,7 Мб
Програма дозволяє вести облік внутрішніх документів, вхідної та вихідної кореспонденції (факси, e-mail, поштові листи і т.д.). Ви зможете призначати список відповідальних за узгодження вхідних документів з подальшим відстеженням статусу з повідомленням про дату узгодження. Програма може прив'язати до документа необмежену кількість вкладених файлів будь-якого формату (відсканований факс, файли MS Word, MS Excel і т.д.), вести Структуровані довідники по співробітниках (согласователі і виконавці), організаціям (одержувачі і відправники), формувати наочні звіти по внутрішніми документами (вести журнал документів по організації) і кореспонденції, проводити пошук необхідного документа по одному або декільком реквізитами (номер, тип, дата створення і т.д.) 4,3 Мб
Програма призначена для автоматизації роботи з договорами. Необхідність обліку договорів виникає в той момент, коли за допомогою звичайного журналу договорів, таблиці Excel або довідника облікової системи неможливо скласти ясну картину договірної діяльності, планувати і контролювати розрахунки і терміни робіт з договорам.Программа "Документ плюс" зменшує рутинну і одноманітну роботу з підготовки і погодженням договорів, розрахунками та дозволяє швидко отримувати оперативну та аналітичну інформацію за договорами, пов'язаним з ними робіт і операцій. 5,8 Мб
Програма служить для автоматизації торгових операцій (формування документів), роботи з клієнтами (CRM) і формування звітності по торгової діяльності (аналітика) .Функціі: управління контактами, історія взаємодії з клієнтами; управління робочим часом; автоматизація документообігу; аналітика; функціональні інструменти. 4 Мб
Програма для автоматизації журналу наказів навчального закладу. Програма формує реєстр спеціальностей, курсів, груп, студентів і наказів (виписок). Впровадження програми дозволяє заощадити час на формування наказів (виписок) і підвищує ефективність ведення журналу наказів в навчальному закладі. Програма автоматично формує наказ про зарахування, наказ про переведення на наступний курс, наказ про оплату за навчання за індивідуальним планом, наказ про переведення студентів на прискорену форму навчання, наказ про надання академічної відпустки, наказ про відновлення в число студентів, наказ про відрахування, наказ про допуск до захисту дипломних робіт і здачі підсумкових державних іспитів і інші накази 1,8 Мб
Всі програми (Відділ кадрів 6.0, Відділ кадрів плюс, Відділ кадрів 2019, Розрахунок стажів, ДокПартнёр, Документ Плюс, Клієнт Плюс, Журнал наказів. Освіта) одним архівом. 55 МбЧи можна вичитати гроші за бланк трудової книжки із зарплати співробітника?Чи можна не брати з співробітника плату за бланк трудової книжки?
Чи можна продовжити оформлення цієї трудової книжки?
Як завіряти книги обліку трудових книжок, якщо у фірмі немає сургучною друку?
Якщо співробітнику необхідно тимчасово видати трудову книжку на руки, як правильно це оформити?
Хто в фірмі повинен відповідати за облік, ведення і зберігання трудових книжок?
