Як вести облік товарів в магазині: фішки успішного впровадження

1. Оцінити прибутковість магазину, правильно розрахувати націнку, вчасно виявити крадіжку або недостачу,...
2. 1. Чому важливо правильно організувати облік товарів в магазині
3. 2. З чого починати вести облік товарів
4. 3. Методи обліку товару для магазину
5. 4. Схеми обліку товарів
6. 5. Списання зіпсованих товарів
7. 6. Товарний облік в магазинах, які використовують спрощенку

24.01.2018 Переглядів: 7481

Оцінити прибутковість магазину, правильно розрахувати націнку, вчасно виявити крадіжку або недостачу, можна розташовуючи достовірною інформацією в потрібному обсязі. Отримати інформацію допомагає облік товарних рухів і контроль грошових коштів.

1. Чому важливо правильно організувати облік товарів в магазині
2. З чого починати вести облік товарів
3. Методи обліку товарів в магазині
4. Схеми обліку товарів
5. Контроль за списанням товарів
6. Товарний облік в магазинах з Спрощеної системою оподаткування (ССО)

1. Чому важливо правильно організувати облік товарів в магазині

Цілі товарного обліку:

• проконтролювати збереження товарів (виключити розкрадання персоналом, злодійство покупцями, недбалість в зберіганні) від моменту приходу на склад до продажу або повернення постачальнику (списання);
• скласти достовірну картину ефективності використання товарних запасів, величини прибутку, обсягу виручки (від перерахованих показників залежить скільки прибутку одержить магазин, наскільки його асортимент затребуваний покупцями, як швидко поповнюються запаси);
• виявити основні витрати, асортимент, що приносить максимальний прибуток і доходи, шляхи оптимізації роботи.

Завдання, які вирішуються впровадженням товарного обліку:

• перевірка своєчасності, правильності відображення товарних рухів (надходження, повернення, реалізація, переміщення зі складу в торговий зал);
• контроль якості, термінів внутрішнього і зовнішнього документообігу (кожна поставка супроводжується товарною накладною, продаж - чеком, повернення - актом. Перераховані документи обов'язкові, затверджені НК РК);
• коректне відображення переміщень позицій в облікових програмах, книгах (на кожну одиницю товару в звітності повинна бути своєрідна історія: коли, від кого надійшла, реалізована або повернена постачальнику);
• відстеження обсягів товарних запасів, своєчасне списання шлюбу, оформлення повернень, списання, утилізація неякісних або некондиційних товарів. Безперебійну роботу магазину і постійний прибуток забезпечують товарні запаси. Їх обсяг повинен бути достатнім для роботи продавців. Магазин не повинен стояти з порожніми полицями. Шлюб, не кондиція, займають місце на складі, позбавляючи магазин частки прибутку;
• проведення ревізій і інвентаризацій в призначені терміни. Мінфіном затверджено частота інвентаризацій торгових точок, порядок їх проведення;
• розрахунок націнки, контроль ціноутворення. На деякі товарні групи існує максимальна націнка, встановлена ​​державою. З цим стикаються аптеки, магазини, що торгують товарами для дітей і т. Д. Грамотне ціноутворення, допомагає дотримуватися вимог закону, отримати прибуток;

Вирішити перераховані завдання допомагає використання основних принципів товарного контролю, вибір методики обліку, грамотна побудова робочих схем.

2. З чого починати вести облік товарів

• Розподілити матеріальну відповідальність.

Один із способів мінімізувати втрати, пов'язані з крадіжкою, неправильним зберіганням і недбалим ставленням до посадових обов'язків. Керівник випускає наказ, який визначає колективну чи індивідуальну матеріальну відповідальність; призначає осіб, відповідальних за збереження асортименту торгового залу і складу. Персонал магазину підписує договір індивідуальної або бригадної матеріальної відповідальності, з цього починається облік.

• Ввести безперервний контроль руху товару за допомогою загальноприйнятих форм звітності.

Контроль товарообігу допомагає підібрати оптимальний асортимент, виключити позиції, що приносять мало прибутку, довго залежується на складі. Загальноприйняті форми звітності: товарно-транспортні накладні, рахунки-фактури, прибутково-видаткові ордери. Для контролю обороту грошей використовують контрольно-касову техніку, зареєстровану в НК.

• Почати вести облік в грошовому і натуральному вимірах.

Контроль товарообігу повинен вестися одночасно в одиницях (кілограмах, штуках, тоннах і т. П.) І грошах, причому враховують собівартість, продажну ціну, націнку в процентному і абсолютних значеннях.

• Перевірити в який момент фіксується виручка.

Виручку необхідно фіксувати на момент надходження грошей, а на момент відпустки покупцеві за первинними документами. Приклад: продано в кредит товарів на 100 000 тенге 1 червня, цією датою пробитий чек, виписана копія чека. Гроші надійшли 1 липня. У звітності дата реалізації - 1 червня, продаж йде в червневу звітність. Це необхідно знати для подачі відомостей до податкової.

Читайте також: Нічна інвентаризація: чому вона ефективніше?

3. Методи обліку товару для магазину

Основних методів обліку товарів в магазині два: суммовой і кількісно-сумовий. При сумовому способі всі товарні руху фіксуються в грошовому вираженні (використовують ціну продажу), без відображення кількостей в бухгалтерських проводках, при цьому склад веде звітність в кількісних показниках. Вести документацію можна від руки, без використання програм.

З переваг: просто зводити баланс, вести первинну документацію. Недоліки: складно вчасно виявити недостачу, пересортицю, зробити аналіз динаміки продажів групи товарів, потрібна щомісячна інвентаризація для підрахунку розміру податку при УСН (доходи мінус витрати).

Покрокова інструкція обліку сумовим способом:

1. Товар, що надійшов записують в складської журнал: кожна позиція в кількісному вираженні. Одночасно співробітник, відповідальний за прийом товару, записує суму надходжень за цінами реалізації. Приклад: надійшло 6 бубликів по 5 тенге, що продаються з націнкою 15%. У журналі надходжень на склад пишуть 6 бубликів, фіксується сума 34,5 тенге;
2. Переміщення товару зі складу в торговий зал записують в складському журналі і облікової відомості торгового залу в кількісному вираженні. Приклад: торговий зал створює заявку на склад на 10 банок консервованої кукурудзи, склад відписує їх залу, знімає з обліку. Торговий зал ставить на прихід. Тепер за цей товар несуть відповідальність продавці, якщо він пропаде - покривати збитки будуть вони;
3. Реалізацію записують в журналі продажів у кількісному вираженні, вона фіксується по чеку в грошах;
4. Товарні залишки підраховують за первинними документами надходження: сума надходжень за цінами реалізації - виручка за цей же відрізок часу + попередній товарний залишок = поточний залишок. При щомісячній інвентаризації сума залишків на кінець попереднього місяця вважається вихідної для наступного.

Ще один варіант ведення сумового обліку - за вхідними цінами. В цьому випадку окремо записують суму надходжень, обсяг виручки, суму націнки. Необхідно також вести «Реєстр роздрібних цін» із зазначенням розміру націнки кожної позиції. Наприклад, надійшло сигарет «В» на 100 тисяч тенге, продано на 142 тисячі, націнка 42 тисячі. Дані записують в реєстр.

Кількісно-сумовий метод має на увазі одночасне урахування в грошових одиницях і кількісних, єдину облікову систему для складу і бухгалтерії.

Сенс кількісно-сумового обліку в тому, що окремо фіксують ціну покупки, кількості по кожному найменуванню, вартість реалізації, розмір націнки. При передачі позиції зі складу в зал, роблять внутрішні документи, що фіксують дату, кількість, вартість за вхідною ціною. Реалізацію вважають за продажною вартістю, фіксуючи кількості.

Приклад: 10 вересня надійшло на склад 40 банок фарби по 100 тенге, 25 вересня їх передали в торговий зал, виписавши документ переміщення товарів. До 1 листопада в роздріб продали 10 банок по 140 тенге з націнкою 40%. Реалізація підтверджена чеками. В облікових і бухгалтерських документах відображена ціна надходження, кількості, дати переміщення, продажу, націнка. На кожен рух товару від надходження до продажу є підтверджуючий документ.

Вручну контролювати товарообіг цим спосіб не вийде, потрібна програма. Оптимізувати кількісно-сумовий облік допомагає адресне зберігання, використання внутрішньої маркування, наклеювання ярликів зі штрих-кодом.

Втілити обраний спосіб в життя допоможе схема обліку товарів.

4. Схеми обліку товарів

Вибір схеми товарного обліку залежить від системи оподаткування, методу обліку, побажань керівника, бухгалтера магазину. Типова схема включає основні етапи:

1. Фіксування приходу товару: виконує матеріально-відповідальна особа, що оцінює прихід за якістю і кількістю, що перевіряє наявність, правильність заповнення супровідних документів. На цій стадії виявляють неякісний або некондиційний товар, пересортицю, недопоставку, складають акти на повернення та інше. Як тільки товар прийнятий, настає другий етап.
2. Розподіл на зберігання з заповненням відповідних форм. Прийняті товари спочатку ставлять на баланс складу, відзначаючи в облікових документах.
3. Переміщення зі складу в торговий зал. Його супроводжують накладними або видатковими ордерами.
4. Реалізація покупцям.

Кожен з етапів супроводжується документами, проводками в обліковій програмі.

5. Списання зіпсованих товарів

Один з моментів товарного обліку, який підлягає пильному контролю власника магазину, - списання зіпсованих товарів. Під цю статтю нечесний співробітник може підвести і придатні для реалізації товари, займаючись крадіжками. Розміри розкрадань залежать від апетитів тих, хто ними займається.

Читайте також: Як збільшити прохідність магазину

Списання проводять за результатами інвентаризації, фіксують в двох загальноприйнятих документах: З-6 «Акт про списання товарів». З-6 заповнюють на товари з простроченим терміном реалізації або в упаковках, з не проставленим терміном.

Формується комісія, що включає: матеріально-відповідальна особа, начальника підрозділу, представника бухгалтерії (інший варіант складу: власник або директор магазину, товарознавець або начальник складу, продавець). Потрібні 3 примірника: один для бухгалтерії, один для підрозділу, в якому пройшло списання; один - винному в псуванні або матеріально-відповідальній. Акт запевняє керівник організації.

Зверніть увагу: в обох формах необхідно детально вказати причину списання, винного у псуванні товару. Витрати, пов'язані з експертизою списаних товарів, їх собівартістю, по податковому кодексу потрапляють до статті основних витрат торгової точки.

6. Товарний облік в магазинах, які використовують спрощенку

Зупинятися на організації обліку при спрощеній системі оподаткування 3% з доходів зупинятися не будемо: підстави для оподаткування - надходження грошей від покупців, що фіксуються ккмс фіскальним терміналом. Зупинимося детальніше на схемі «доходи-видатки».

Запам'ятайте головне: будь-які витрати магазину, що йдуть в залік податкового періоду, повинні бути підтверджені документально загальноприйнятими формами, повністю оплачені. Складність коректної виплати податків в тому, що при частковій реалізації товарів в різних податкових періодах необхідний скрупульозний товарний облік кожної позиції. Витрати на її закупівлю вважають не в загальному, а по кількостей, проданим за звітний час.

Приклад: якщо куплено в 1 півріччі 40 одиниць товару з повною оплатою, а реалізовано 23, то за 1 півріччя в видаткову частину піде сума на закупівлю 23 одиниць. Решта враховується тоді, коли буде продано. Зусилля окупаються зниженням податкових перерахувань.