- Що таке акт прийому-передачі
- Ким і для чого складається
- Види і особливості
- Як правильно скласти
- структура акту
- необхідні відомості
- Покрокова інструкція щодо заповнення та реєстрації
- Бланки та зразки
Акт прийому-передачі - зовнішній або внутрішній первинний документ, може оформлятися між юридичними особами і співробітниками одного підприємства. Законодавчо затвердженого порядку і форми не існує, але на практиці частіше за все документи цього виду оформляються. Іноді створюється комісія, яка присутня при передачі. Акт складається в 2-х примірниках, підписується здають і приймають особою або членами комісії. Мета оформлення - юридичне підтвердження факту переходу відповідальності від однієї особи до іншої.
Що таке акт прийому-передачі
Поняття і нормативне регулювання
Якщо передача здійснюється між юридичними особами , Оформленням займається зацікавлена сторона. Цей вид бухгалтерської документації має юридичну силу, якщо виникає необхідність у розгляді спору в суді. Усередині підприємства акти складаються при переміщеннях документації між співробітниками, якщо змінюються їхні посади або хтось звільняється.
Нормативів законодавства щодо оформлення немає, за винятком передачі документів до архіву (Наказ Росархіву від 13.02.2002). У всіх інших ситуаціях необхідно орієнтуватися на ст. 9 Закону «Про бухгалтерський облік», в якій встановлені правила оформлення. Порядок і форма можуть бути позначені в облікову політику або окремим наказом директора.
Ким і для чого складається
За організацію документообігу відповідає керівник підприємства . Залежно від розмірів підприємства, документуванням займаються співробітники відповідного підрозділу ( діловоди ) Або призначені окремим наказом директора особи.
Документообіг неможливо організувати без контролю, тому документація поділяється за видами і передається співробітникам, які відповідають за застосування і збереження. Співробітники змінюють посади, звільняються, підприємство може піддаватися реорганізації або ліквідації , Що тягне за собою заміну відповідальних осіб.
Якщо процес не зафіксовано, інформація може загубитися, папір - пошкодитися, а винуватця визначити буде неможливо. Акти створюються з метою документально підтвердити факт переходу відповідальності від однієї особи до іншої, щоб уникнути суперечок. Підписи свідчать про відсутність претензій у сторін на певний момент. Якщо розбіжності все ж виникли, акт є доказом при розгляді в суді.
Види і особливості
У документообігу бере участь засновницький, проектна, бухгалтерська документація, бланки суворої звітності і багато іншого.
Найчастіше акти оформляються при:
- звільнення керівника або іншого співробітника, що займає керівну посаду;
- зміні головного бухгалтера ;
- переходах співробітників на інші посади;
- звільнення;
- оформленні договорів по цесії;
- передачі справ в процесі банкрутства керуючому;
- передачі документації в архів.
Якщо змінюється директор або інша посадова особа, видається відповідний наказ на основі протоколу зборів або рішення власника (в письмовій формі). Далі створюється розпорядження про створення комісії, яка проводитиме аудит. Деякі власники вважають, що доцільно запросити незалежного аудитора.
Якщо новий директор вже є, процес здійснюється швидко. Якщо місце вільно, призначається співробітник, який зобов'язаний прийняти документацію. Право підпису від імені директора передається наказом і нотаріально оформленим дорученням. Після того, як приймається на роботу новий керівник, процедура повторюється.
Головний бухгалтер може змінюватися, якщо колишній залишає посаду або звільняється. У цій ситуації найчастіше проводиться повна інвентаризація майна і перевірка правильності оформлення і наявності документації. Призначається комісія або запрошується незалежний аудитор. Перелік оформляється у вигляді таблиці, результати перевірки відображаються в акті. Один екземпляр отримує колишній головбух, другий - новий.
Якщо рядові співробітники змінюють посади або звільняються, процедура менш складна, аудит не потрібно. Якщо пакет невеликої, комісія теж не створюється.
- При оформленні цесії (згідно зі ст. 385 Цивільного кодексу) договори боржника передаються організації, що знаходить право вимоги. Документування здійснює бухгалтер організації, що передає це право. Якщо вимоги відступаються частково, передаються копії, якщо повністю - оригінали.
- Перед переміщенням документації в архів вона сортується, базуючись на терміні зберігання. Документи з простроченим терміном зберігання направляються в архів, паперу тимчасового зберігання знищуються. Створюється здавальна опис, по якій звіряються в архіві під час приймання. В акті необхідно вказати, які папери, зазначені в описі, відсутні і з якої причини.
- При ліквідації в архів (або правонаступника) передається вся документація (незалежно від терміну зберігання). Якщо причиною ліквідації стало банкрутство, передачею займається керівник. Він укладає договір на зберігання, документує факт передачі.
Як правильно скласти
Як оформляти цей папір, кожне підприємство вирішує самостійно, виходячи з вимог законодавства.
структура акту
Найчастіше створюється бланк, в якому визначається місце для вказівки:
- назви;
- дати і місця оформлення;
- повного найменування підприємства (підприємств, якщо це зовнішній документ);
- ПІБ і посад співробітників (найменувань юридичних осіб), які беруть участь в процесі передачі;
- списку паперів (з реєстраційними номерами);
- ПІБ і посади співробітника, який займався оформленням;
- підписів передав і отримав (або членів комісії).
Бажаний так само відбиток печатки (якщо в передачі беруть участь юридичні особи) і розшифровка всіх підписів. Обов'язково вказівку, в якому вигляді паперу передаються (в оригіналі або у вигляді копій), в якій кількості.
Якщо пакет великий, список оформляється у вигляді таблиці. Її форма вільна, але повинна відображати склад. Іноді в таблицю вписуються групи, пояснення по складу оформляються у вигляді текстового блоку. Якщо передаються оригінальні паперу, бажано попередньо зробити копії.
необхідні відомості
Перший крок - оцінка наявності, правильності оформлення і стану документообігу в підрозділі, в якому проводиться передача. Після таблиці з переліком вказуються зауваження про брак і невідповідності (якщо вони є). Це необхідно приймає, щоб зняти з нього відповідальність.
Ще одного текстового блок повинен містити опис процесу роботи комісії і вказівка, що на момент передачі кількість документів відповідало списку. Письмово фіксується так само факт перевірки і прийому пакета паперів, відсутність претензій один до одного у здає і приймає.
Покрокова інструкція щодо заповнення та реєстрації
Бланк заповнюється після перевірки документації. Якщо пакет невеликий, форма досить проста:
Якщо пакет великий:
- документи поділяються на кілька груп;
- замість «Найменування документа» пишеться «Найменування групи»;
- графу «Дата» можна пропустити;
- графу «Номер документа» потрібно замінити на графу «Назва групи».
У графі «Форма» вказується, який документ передається - оригінал або копія. «Лист» - скільки листів в групі. Якщо процес відбувається між довіреними особами підприємств, додаються копії нотаріально завірених довіреностей. Акт підписується в момент передачі.
Документи додаються до акту у вигляді додатків, обов'язково приблизний опис їх ознак (номерів), текстового вмісту, кількості примірників. Зміст програм фіксується після підписів.
Бланки та зразки
Уніфікованих форм не існує. Таблиця доповнюється і розширюється в залежності від конкретної ситуації. наприклад:
Зразок заповнення АППД
Завантажити бланк акту безкоштовно можна тут .
Акт прийому-передачі документів при зміні директора (зразок)
АППД при зміні головного бухгалтера
Акт прийому-передачі документів конкурсного керуючого
Після підписання відповідальність за використання і збереження переходить до особи, яка прийняла пакет.
Якщо на підприємстві електронний документообіг, все (опис, акт) оформляється в програмі (якщо в ній є відповідний бланк). Бланк можна роздрукувати, щоб учасники процесу його підписали. Потім він сканується і зберігається в системі. Передавальної і приймаючої сторони можна надати документацію на папері.
