Іноді трапляються нерозкриті факти розкрадання майна (природно, при крадіжці ніхто не буде документувати факт крадіжки). Крім усього іншого персонал, що працює на складі, при отриманні та відвантаженні товарів, час від часу допускає помилки, які ведуть до пересортице, недостачі, або лишків (так званим внутрішнім перетокам). Такі помилки зменшуються в рази, якщо використовується метод адресного зберігання . Також іноді бувають ситуації, коли в процесі оформлення первинних документів допускається арифметична, або інша технічна помилка. Для усунення всіх неточностей обліку, використовується інвентаризація майна, що зберігається. Загальна інвентаризація проводиться для усунення розбіжностей між даними про враховане і фактична кількість цінностей, а також для виявлення фактів розкрадання та псування майна.
Кількість інвентаризацій регулюється наказом про облікову політику підприємства, але воно повинно відповідати статті 12 Закону «Про бухгалтерський облік», згідно з яким інвентаризацію необхідно проводити хоча б 1 раз на рік перед оформленням річного звіту. Але на практиці, більшість складів, які здійснюють тимчасове зберігання вантажів , Проводять повну інвентаризацію мінімум один раз на місяць, а то і перераховують окремі види товарів (як правило, цінні вантажі) при виході на роботу кожної нової зміни комірників (проводять часткову позапланову інвентаризацію). Це проводиться для того, щоб уникнути матеріальної відповідальності в разі пропажі або псування цінних вантажів.
Склад комісії з інвентаризації
Початку кожної планової інвентаризації передує наказ, постанову, або якийсь інший нормативний розпорядчий документ про проведення інвентаризації, відповідно до форми інв-22, в якій затверджуються терміни проведення інвентаризації, інвентаризуються об'єкти, а також затверджується склад інвентаризаційної комісії. До складу комісії зазвичай входять:
Голова комісії
- керівник складського комплексу;
- або його заступник.
Члени комісії:
- головний бухгалтер, або яка його заміщає;
- завідувач складом;
- представник громадськості;
- представник охоронної служби, або служби безпеки;
- чергові комірники;
- представники правоохоронних органів, в разі проведення слідчих дій;
- інші посадові особи, які залучаються для проведення даної процедури.
Іноді до проведення інвентаризації залучаються незалежні експерти та представники аудиторських служб. Якщо хоча б один з членів затвердженої комісії на момент початку інвентаризації відсутня, то вона вважається недійсною.
Початок проведення процесу
До початку інвентаризації вся первинна звітна документація повинна бути здана в бухгалтерію і проведена по базі даних облікової програми. Відповідно, всі залишки повинні бути підраховані, а відомі факти нестиковок обгрунтовані і підтверджені документально. Про факти нестиковок матеріально-відповідальні особи доводять до відома комісію і дають розписку голові інвентаризаційної комісії. Працівники бухгалтерії готував роздруківки порівнювальних відомостей за формою інв-19, в яких повинні відображатися результати інвентаризації. Для майна, що знаходиться на відповідальному зберіганні, повинні друкуватися окремі порівняльні відомості.
При перерахунку збережене майно не повинно надходити і відвантажуватися, а також заборонено переміщення товаром між складами. Забороняється і переміщення ТМЦ в межах осередків на самому складі. Якщо ж товар надійшов на склад, то на нього складається окремий опис під назвою «Товарно-матеріальні цінності, що надійшли під час інвентаризації», форма інв-3. Ці дані в подальшому, при підведенні підсумків інвентаризації, оприбутковуються до товарного звіту складу. Якщо процес інвентаризації йде тривалий час, а окрема група товару вимагає термінової відвантаження, то керівник і головний бухгалтер підприємства повинні дати на це свою письмову згоду. На даний товар заповнюється форма інв-2 «Інвентаризаційний ярлик», в даній формі вказується кількість вантажу до і після відвантаження, а потім складають форму інв-4 «Акт інвентаризації товарів відвантажених».
У процесі інвентаризації об'єкти можуть перераховуються як вручну, так і за допомогою терміналів бази даних, робота яких заснована на принципі сканування штрих-кодів. Також коли асортиментний перелік складського комплексу невеликий можна обійтися ручним підрахунком. Якщо ж, наприклад, необхідно перерахувати товар на великому продуктовому складі, то використання терміналу бази даних допоможе збільшити швидкість перерахунку за рахунок значної автоматизації ідентифікації товару.
Автоматизований спосіб інвентаризації на порядок підвищує якість її проведення. Членам інвентаризаційної комісії лунають такі термінали, якими вони сканують всі об'єкти, які є в наявності на складі, а потім ці дані передають в основну базу складу. Сканувати наосліп категорично заборонено, так як не завжди штрих-коди є коректними. Тому, завжди необхідно порівнювати етикетку і назва, яке висвічується на дисплеї терміналу. У разі, якщо при інвентаризації не використали термінали бази даних, то фактична кількість записується в порівняльні відомості, а потім вручну вводиться в облікову програму. При таких діях необхідно бути дуже уважним і не допускати помилки, так як це призведе до спотворень результатів інвентаризації.
Якщо ж розбіжності між обліковими і фактичними даними на деякі позиції великі, то їх необхідно перераховувати. Найкраще, якщо для перерахунку призначать іншу людину. Якщо випадків розбіжності багато, то з ініціативи керівництва можливий варіант контрольної перевірки результатів інвентаризації. Для цього за наказом керівника створюється нова комісія.
кінцевий етап
Після остаточного перерахунку і виявлення розбіжностей між обліковими і фактичною кількістю товарів, виводиться результат інвентаризації. Він виводиться в грошовому еквіваленті. Це або недостача, або економія. І то і то в великих кількостях є предметом розгляду для служби безпеки. Так як причиною недостачі може виступати факти розкрадання, недбалості, а також неналежного зберігання (як правило, шлюби і прострочення падає на недостачу). Причиною великої економії може бути обман клієнтів (недовкладення товарів при відвантаженні), або махінації з документами (приховування прибуткових документів), махінації з обліковою програмою 1С (є методи, що дозволяють штучно збільшувати економію складу).
Таким чином, виявляються винні особи, до яких застосовуються різного роду найвибагливіші заходи (від матеріальної та адміністративної, до кримінальної відповідальності). Суму недостачі компенсують матеріально відповідальні особи, шляхом вирахування зі своєї заробітної плати, що обумовлено умовами трудового договору або контракту. У деяких випадках, за результатами інвентаризації проводяться кадрові перестановки (керівників знижують на посаді).
Проведення інвентаризації - єдиний дієвий метод контролю цілісності зберігання. Альтернативою їй може бути тільки повна автоматизація процесів обробки вантажів з виключенням людського фактора повністю. Приклади таких реалізацій вже успішно інстальовані і доводять правильність прийнятих рішень про інвестування в нові технології. Більш докладно з цінами ви можете ознайомитися в прайсі відповідального зберігання .
Повернутися назад до списку
Розкажіть про нас своїм друзям!
