Перша частина статті . Програма Пошта Windows дуже проста в обігу. Досить один раз настроїти всі необхідні параметри, і програма буде працювати як годинник. Однак існує кілька корисних порад і секретів, дотримання яких дозволить позбутися від багатьох неприємностей і потенційних помилок.
В першу чергу, уникайте переповнення папки Вхідні новими або непрочитаними повідомленнями. Коли кожен день приходить кілька десятків нових повідомлень, папка Вхідні перетворюється в натуральну «звалище». Вхідні слід розцінювати лише як тимчасове, а не постійне, сховище файлів. При роботі з повідомленнями дотримуйтеся трьох простих правил, наведених нижче.
- Якщо на повідомлення необхідно відповісти, однак ви не збираєтеся писати відповідь прямо зараз, перенесіть повідомлення в іншу папку (попередньо створивши її). Рекомендується створити кілька папок, призначених для сортування повідомлень. Критерії сортування можуть бути різноманітними. Наприклад, можна створити папки за кількістю клієнтів компанії, наприклад папки «Фірма А», «Фірма Б» і т.д.
- Повідомлення, яке не потребує відповіді, необхідно після прочитання відразу видалити або перемістити в іншу папку.
- Повідомлення, на яке відразу був написаний відповідь, необхідно негайно видалити або також перенести в іншу папку (але тільки за умови, що повідомлення дійсно знадобиться в майбутньому).
Регулярно видаляйте повідомлення з папки Видалені. Хоча ця папка служить рятувальним якорем для відновлення випадково видалених повідомлень, таке трапляється рідко. Папка Дистанційні також ризикує перетворитися в об'ємне сховище повідомлень, в якому «сам чорт ногу зломить». Рекомендується видаляти з папки всі повідомлення, яким більше місяця.
Не забувайте створювати резервні копії повідомлень. Всі повідомлення зберігаються в різних папках, назви яких відповідають англомовним назвами папок у списку Локальні папки. Наприклад, повідомлення з папки Вхідні знаходяться в папці Inbox. Кожне повідомлення зберігається у вигляді файлу з розширенням * .eml. Щоб створити резервну копію всіх повідомлень, збережіть вміст наступної папки:
C: \ Users \ ім'я користувача \ AppData \ Local \ Microsoft \ Windows Mail \ Local Folders \
Отриманий архів збережіть в надійному місці. Створювати резервні копії можна як вручну, так і за допомогою спеціальних програм, таких як Acronis True Image, Genie Backup Manager і ін.
Якщо шлях до його записала повідомленнями здається вам невиправдано довгим, його можна змінити. Для цього в програмі Пошта Windows виберіть команду Сервіс> Параметри, перейдіть на вкладку Додатково та клацніть на кнопці Обслуговування. Клацніть на кнопці Сховище повідомлень і в вікні, клацніть на кнопці Змінити, після чого вкажіть необхідну папку.
До слова сказати, у вікні Обслуговування можна налаштувати видалення повідомлень з папки Видалені і папок IMAP при виході з програми Пошта Windows, а також визначити ряд інших параметрів.
Один з параметрів дозволяє вказати періодичність стиснення бази даних Навіщо це потрібно? У той час як повідомлення зберігаються у вигляді файлів з розширенням * .eml в звичайних папках, дані про ці файли і папки зберігаються в єдиному файлі бази даних. При видаленні будуть назавжди і відомості з бази даних, розмір якої постійно зростає. Програма Пошта Windows регулярно стискає базу даних для контролювання її обсягу. За замовчуванням вказано період, що дорівнює 100 запусків програми. Однак якщо база даних занадто швидко збільшується, цей період можна зменшити.
Створювати резервні копії необхідно не тільки для повідомлень, але і для облікових записів. Для кожного облікового запису вказуються різні параметри, такі як поштові сервери, паролі і т.д. Відновлення облікових записів на нову систему або в разі збою в роботі програми Пошта Windows може зайняти чимало часу. Більш ефективний метод - створити резервну копію облікових записів у вигляді файлів з розширенням * .iaf. Для цього виберіть команду Сервіс> Облікові записи, виберіть потрібний обліковий запис і клацніть на кнопці Експорт. У вікні, виберіть папку, в якій слід зберегти файли, і клацніть на кнопці Зберегти.
Існує і ще один спосіб. Всі дані для кожного облікового запису зберігаються в уже знайомій нам папці C: \ Users \ ім'я користувача \ AppData \ Local \ Microsoft \ Windows Mail \ з розширенням * .oeaccount, тому досить зберегти ці файли.
Створення додаткових папок, безумовно, допомагає сортувати повідомлення, але лише на початковому етапі. Якщо кількість вхідних повідомлень постійно збільшується і сортувати їх стає все складніше, на допомогу прийдуть правила повідомлень програми Пошта Windows .
Один з параметрів дозволяє вказати періодичність стиснення бази даних Навіщо це потрібно?