Якщо ваше підприємство в процесі господарської діяльності використовує легковий, вантажний, спеціальний транспорт, необхідністю є грамотна організація обліку подорожніх листів, паливно-мастильних матеріалів. Витрата останніх, як і маршрути руху автотранспорту, величина пробігу, відбивається в профільних документах. Відсутність подорожніх листів, оформлення їх з помилками виключають можливість ефективного обліку, списання ПММ .
Первинні документи, що використовуються сучасними підприємствами, є стандартизованими. Форма подорожнього листа не змінювалася з 1997 року. Це обумовлено її універсальністю. Стандартизовані шляхові листи обов'язкові до застосування в приватних, державних структурах, які мають власний автопарк, навіть якщо кількість транспортних засобів мінімально - 1 одиниця.
Оформлення подорожніх листів повинно здійснюватися за фактом використання транспортних засобів на маршрутах. Документи розподіляються кожну зміну (за винятком забезпечення співробітників, що йдуть в далекі рейси).
Що стосується роботи бухгалтера з дорожніми листами, тут слід зазначити ряд особливостей:
- Документи, відображені в обліку, відправляються на зберігання (термін - 5 років).
- Внесення змін до оформлення шляхові листи допускається за умови візування двома відповідальними фахівцями.
- Для списання ПММ по подорожнього листа до останнього повинні бути прикріплені квитанції про оплату відповідних матеріалів.
- При використанні для потреб компанії особистого транспорту співробітників дані про це повинні відображатися в дорожніх листах.
Особливості обліку подорожніх листів
Облік шляхових листів в компанії повинен здійснюватися відповідно до регламенту. Останній затверджується відповідними федеральними нормативними актами.
Видача подорожніх листів відображається в дорожньому журналі. Ведення останнього повинно бути безперервним (за умови постійного використання транспортних засобів для потреб компанії). Подорожній журнал може доповнюватися актуальними для конкретного юрособи рядками, стовпцями. Не допускається тільки виключення обов'язкових (затверджених, стандартних) блоків.
Облік подорожніх листів може бути автоматизованим. Використання електронної системи обліку, спеціального ПО забезпечує оптимізацію процесу, мінімізацію помилок при оформленні документів, знижує витрати часу на видачу шляхових листів.
Зовнішня фінансова подорожніх листів - це вигідно
Розвантажити бухгалтерію, оптимізувати облік подорожніх листів, роботу з ними можна не тільки шляхом інтеграції в діючу електронну систему нового профільного програмного забезпечення. Функцію можна передати на аутсорсинг . Це дозволить отримати додаткові вигоди.
По-перше, не доведеться витрачатися на автоматизацію окремих бізнес-процесів. Оптимізація обліку подорожніх листів стає завданням аутсорсера .
По-друге, можна скоротити витрати на утримання непродуктивного персоналу. Це особливо актуально при необхідності скорочення штату .
По-третє, можна отримати гарантії якості і планомірності обліку подорожніх листів. Їх перевірка, відображення в облікових програмах і т.п. - тепер турбота профільного зовнішнього виконавця. Він несе за якість роботи повну юридичну відповідальність.
