Складання опису - це та робота, яку робити особливо ніхто не любить, і часто це заняття приймає добровільний характер. Виняток становлять лише ті випадки, коли її складання встановлено нормативно-методичними рекомендаціями щодо документації, яка має тривалі терміни зберігання (більше 10 років або постійно) або особливу специфіку (наприклад, судові, слідчі документи, особисті справи і т.д.). Можливо також використання опису для справ, заголовок яких не дає уявлення про їхній зміст.
Відповідно, в поточному діловодстві ведення внутрішнього опису передбачається у випадках з важливими документами, втрата яких спричинить виникнення неприємностей в організації. Наприклад, особисті справи співробітників або великі томи з наказами з основної діяльності організації. Вона там служить, головним чином, для швидкого пошуку потрібного документа або підстраховуванням від «втрати» окремих наказів.
При оформленні та складанні внутрішнього опису документів повинна використовуватися встановлена нормативними вимогами форма .
При бажанні або необхідності завантажуйте зразок внутрішнього опису документів справи в форматі doc з прикладом того, як її треба заповнювати.
Зверніть особливу увагу на вимоги до відомостей, які є обов'язковими для вказівки в опису, а також на наявність підсумкового запису в ній і підписи співробітника, який її становило.
Коли перед здачею в архів справа була прошито, а опис з яких-небудь причин в нього не увійшла, то можна її приклеїти до обкладинці справи на внутрішню сторону.
