Документообіг в банку затверджується керівником банку.
Нормативними документами встановлюються наступні основні вимоги до організації робочого дня і документообігу в банках:
· Прийому, оформлення та відображення по рахунках бухгалтерського обліку в той же день підлягають всі розрахунково-грошові документи, що надійшли до банку протягом операційного дня;
· Розрахунково-грошові документи, що надійшли в банк після закінчення часу операційного дня, проводяться за рахунками клієнтів, як правило, наступним робочим днем. Конкретний час завершення операційного дня встановлюється керівником установи банку.
Прийом розрахунково-грошових документів від клієнтів протягом операційного дня проводиться безпосередньо обліково-операційними працівниками або в централізованому порядку, через спеціальних працівників. У позаопераційний час документи здаються в банк через спеціальні пристрої (ящики).
Розрахункові і касові операції приватних осіб (вкладників, пенсіонерів, громадян, що здають різні внески) виробляються протягом операційного дня безпосередньо відповідальним виконавцем, який виконує відповідні операції.
Операції з оформлення кредитів та депозитів, а також по реалізації боргових зобов'язань має сенс виробляти в операційний час, а операції внутрішньобанківські в другій половині дня.
З урахуванням викладеного, в кожному банку встановлюється графік документообігу, в якому вказується конкретний час (інтервал) для розрахунково-касового обслуговування, об'єднань, підприємств, господарських організацій, кредитних і депозитних, а також міжбанківських та операцій і операцій на фондовому ринку і час проходження документів по всіх ділянках їх обробки.
Організація робочого дня обліково-операційних працівників встановлюється з таким розрахунком, щоб забезпечити своєчасне оформлення вступників розрахунково-грошових документів і відображення їх в бухгалтерському обліку по балансових і позабалансових рахунках зі складанням щоденного балансу.
Документообіг за розрахунками між банками в банках і розрахунково-касових центрах організовується відповідно до Положень "Про організацію міжбанківських розрахунків на території Російської Федерації" і "Про організацію розрахунків між банками різних республік".
Банки зобов'язані забезпечити сувору збереження бухгалтерських документів.
Відповідальність за правильну організацію і дотримання встановленого порядку зберігання бухгалтерських документів покладається на керівників та головних бухгалтерів банку.
Документи зберігаються в паперовій та електронній формі.
В обов'язки банківських установ входить дотримання відповідних заходів, пов'язаних із зберіганням всіх фінансових документів. Відповідальними особами за зберігання подібних документів є керівники банків та головні бухгалтери.
Документація може зберігатися в електронному вигляді та паперовій формі. Банки зобов'язані забезпечити збереження не тільки документів, що відображають їх фінансову діяльність, але і платіжних документів клієнтів. Кожен банк має повний перелік термінів, протягом яких повинні зберігатися ті чи інші документи. Фінансові документи в паперовій формі зберігаються в спеціально виділеному для цієї мети приміщенні. Доступ до документів вкрай обмежений.
Отримати необхідну інформацію може співробітник банку в присутності завідувача архівом і тільки після пред'явлення спеціального вимоги, яка підписана головним бухгалтером банку або його заступником. Меморіальна документація підшивається щодня в порядку зростання номерів документів і поміщається в спеціальну папку. Добірку здійснює співробітник, відповідальний за правильне формування фінансової документації. В інші папки розміщують касові фінансові документи, документи відображають інформацію по вкладах клієнтів. Є папки, в яких міститься інформація про операції з дорогоцінними металами. Розміщення різного роду інформації в різні папки викликано тим, що ці папки відрізняються різними термінами зберігання. Банківські документи можуть зберігатися і в електронному вигляді. Вони також зберігаються відповідно до встановлених законодавством термінами. В результаті фінансової діяльності банку утворюється величезна кількість різної документації. Деякі банки зберігають документацію за допомогою мікрофільмовой технології. Для знищення документів, термін зберігання яких закінчився, керівник банківської установи створює спеціальну комісію. Після ретельного перегляду кожного документа заповнюється спеціальний акт, який підтверджує знищення документів, термін зберігання яких закінчився.
Основними документами, що регламентують терміни зберігання документів кредитної організації, є:
· Перелік типових управлінських архівних документів, що утворюються в процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій, із зазначенням термінів зберігання (2010 року);
· Положення про порядок і строки зберігання документів акціонерних товариств (затверджено Постановою ФКЦБ Росії від 16.07.2003 № 03-33 / пс);
· А також основні нормативні документи, що регламентують діяльність кредитних організацій з основних питань діяльності.
Номенклатура справ (перелік документів) кредитної організації, які підлягають зберіганню після завершення ліквідаційних процедур (додаток до листа Банку Росії від 05.08.1998 № 169-Т)
Частина 1 - Види обліку. Місце бухгалтерського обліку серед інших видів.
Частина 2 - Об'єкти і завдання бухгалтерського обліку.
...
Частина 6 - Структура обліково-операційного апарату кредитної організації.
Частина 7 - Банківська документація.
Частина 8 - Організація документообігу і зберігання документів в банку.
Частина 9 - Організація банківського контролю
Частина 10 - 10. План рахунків кредитної організації. Глави банківських рахунків і їх призначення.
...
Частина 23 - Бухгалтерський облік резервів на можливі втрати по позиках. Портфелі однорідних позичок.
Частина 24 - Бухгалтерський облік резервів на можливі втрати по позиках. Портфелі однорідних вимог.
Частина 25 - Бухгалтерський облік вкладів
