Для моделювання процесу ми будемо використовувати Microsoft Visio 2010, але все написане може бути застосовано і до інших версіях.
Перед початком роботи над моделлю процесів необхідно вибрати і, при необхідності, адаптувати нотацію - набір графічних елементів, які будуть використовуватися при побудові діаграми. У Microsoft Visio такі графічні елементи групуються в спеціальні шаблони (stencils): шаблон для функціональної блок-схеми (cross-functional flowchart), шаблон для EPC (event-driven process chain - аналог однойменного типу діаграми в ARIS), шаблон для потоку створення цінності (один з методів візуалізації, що застосовуються в рамках "бережливого виробництва") і т.д.
Ми візьмемо перший з перерахованих шаблонів (див. Рис. 1) і деяким чином адаптуємо його.
Мал. 1. Вибір шаблону Visio
У наборах елементів шаблону (в Visio 2010 їх три) можна виявити базові елементи. При моделюванні процесу ми будемо використовувати тільки деякі з них. І, щоб зробити подальшу роботу більш зручною, необхідні нам елементи краще помістити в окремий набір, після чого трохи їх адаптувати і доповнити (див. Рис. 2). Представлений на малюнку набір можна завантажити звідси .
Мал. 2. Набір елементів для моделювання процесів
Дамо коротке пояснення елементів в наборі:
- Процес - компонент, що позначає діяльність співробітників організації, здійснювану в рамках описуваного процесу і націлену на отримання результату.
- Подія - деякий факт, який може бути виявлений і ідентифікований співробітниками організації. Процеси виконуються як наслідок подій, що відбулися, і, в свою чергу породжують нові події.
- Документ - спеціальним чином структурована інформація, розміщена на паперовому або електронному носії.
- Логічне "І" - зв'язок між об'єктами діаграми, що показує необхідність логічного об'єднання кількох об'єктів. Наприклад, якщо в "І" входить дві події, це означає, що подальше проходження процесу неможливо, поки не відбудуться обидва ці події. Якщо з "І" виходять дві події, це означає, що завжди є і одна, і друга подія (при цьому події не обов'язково повинні відбуватися одночасно).
- Логічне "АБО" - логічний зв'язок між об'єктами діаграми, що показує варіативність процесу. Наприклад, якщо в "АБО" входить кілька подій, це означає, що подальше проходження потоку можливо при появі будь-якого з цих подій. Якщо з "АБО" виходять кілька подій, це означає, що може статися будь-яке поєднання цих подій: як одне з них, так і кілька.
- Що виключає "АБО" - логічний зв'язок між об'єктами діаграми, що показує альтернативи. Наприклад, якщо в виключає "АБО" входить кілька подій, це означає, що вони є альтернативними, взаємовиключними способами ініціювання подальшого потоку. Якщо з виключає "АБО" виходять кілька подій, це означає, що на виході може статися тільки одне з них, всі інші при цьому виключаються.
- Ресурс - матеріальний або інформаційний об'єкт, задіяний або формований в процесі.
- Подпроцесс - діяльність, для якої є діаграма декомпозиції.
- Зовнішній процес - діяльність організації, що знаходиться за рамками даного процесу, яка так само формалізована як процес (точніше, як компонент моделі діяльності).
- Зовнішня організація - стороння організація, діяльність якої не описується в рамках даної моделі.
- Доріжка - горизонтальна рольова доріжка на схемі, в заголовку якої вказується виконавець (організація, підрозділ, посада або роль) і в межі якої поміщаються всі процеси, за виконання яких несе відповідальність даний виконавець.
- Роздільник - вертикальна лінія, за допомогою якої на діаграмі можна позначити один з етапів описуваного процесу (при цьому бажано так само позначити всі інші етапи).
По суті, пропонована нотація є симбіозом двох "класичних" нотацій - Сross-functional flowchart і Event-driven process chain. Як можна бачити, в рамках описуваного підходу не застосовується традиційний елемент функціональних блок-схем - "рішення", замість нього використовується явне позначення подій із зазначенням логічних відносин між ними. Це забезпечує порівняно велику наочність, гнучкість і можливість більш повного опису логіки протікання процесу.
