Автор (и): Н. Подоляк
В даний час у вітчизняних компаніях налічується велика кількість видів обліку. Це бухгалтерський, управлінський, фінансовий, податковий, оперативний, виробничий облік, облік за стандартами МСФЗ і / або GAAP. При цьому сам управлінський облік також може паралельно здійснюється за декількома стандартами. Наприклад, компанія, що входить у великий холдинг, для материнської компанії складає одні управлінські звіти, а для своїх внутрішніх цілей - інші, і, на жаль, ці два види управлінської звітності настільки різні, що простий трансформації одних управлінських даних в інші не виходить - необхідно вести два види управлінського обліку!
? Управлінський облік на підприємстві з «ІНТАЛЄВ»
Виходячи з цього, можна собі уявити який штат і яка завантаженість персоналу по паралельному веденню різних видів обліків і складання різної звітності повинні бути в компанії, якщо не прагнути до інтеграції всіх видів обліку в єдиній інтегрованій обліковій системі. Адже, по суті, всі ці обліки по різному відображають одну й ту ж саму первинну інформацію (див. Рис. 1).
Рис.1. Відображення господарських операцій паралельно в декількох системах обліку
Тому було б логічно прагнути до того, щоб первинна інформація про господарські операції відображалася одним фахівцем один раз і в одній інформаційній системі так, як необхідно для всіх систем обліку, що ведуться в компанії, і потрапляла б до відповідних форм звітності (див. Рис.2 ).
Інтеграція систем обліку дає наступний ряд переваг:
- Виняток подвійного (потрійного і так далі) введення даних за господарськими операціями для потреб різних систем обліку.
- Високий рівень достовірності управлінської інформації, що досягається завдяки однократному введення даних і за рахунок мінімізації ймовірності помилки при багаторазовій обробці однієї і тієї ж інформації в різних системах обліку.
- Порівнянність і відповідність даних різних систем обліку, які базуються на використанні єдиного інформаційного простору.
- Відсутність потреби в утриманні додаткових служб для паралельного ведення різних видів обліку.
- Оптимізація документообігу в компанії .
Мал. 2. Відображення господарських операцій в інтегрованій системі обліку
Інтеграція бухгалтерського та управлінського обліку
На даний момент питання інтеграції в єдину систему бухгалтерського і податкового обліку вирішується багатьма програмними продуктами. Цей аспект в даній статті розглядатися не буде. Розглянемо особливості інтеграції бухгалтерського та управлінського обліку в єдиній обліковій системі.
? Автоматизація системи обліку
Процес інтеграції можна розділити на два важливих рівня:
- Інтеграція на рівні методології і техніки обліку
- Інтеграція на рівні автоматизації
Інтеграція на рівні методології і техніки обліку
Як правило, на момент постановки управлінського обліку в компанії вже існує діюча система бухгалтерського обліку з розробленою методологією і технікою обліку, які базуються на різних законодавчих актах і закріплені в Бухгалтерською облікову політику, посадових інструкціях і різних регламентних документах компанії.
З метою управлінського обліку в компанії також розробляється Управлінська облікова політика компанії.
Управлінська облікова політика включає в себе методичний і організаційно-технічний розділи.
У методичному розділі:
- вибираються методи оцінки активів з метою складання управлінського балансу;
- визначається методика обліку витрат та калькулювання собівартості продукції;
- визначається методика підготовки інформації для груп управлінських рішень;
- розробляється перелік регістрів і аналітик управлінського обліку - управлінський план рахунків;
- розробляються формати управлінської звітності;
- розробляється перелік господарських операцій, можливих в компанії.
В організаційно-технічному розділі:
- визначаються організаційні структури служб, що займаються управлінським обліком;
- прописується фінансова структура організації для здійснення бюджетного управління (На основі центрів фінансової відповідальності);
- розробляються стандарти документообігу;
- розробляються техніка обліку і нові вимоги до оперативності обробки первинної інформації для отримання необхідної управлінської інформації із заданою оперативністю, періодичністю та в потрібних аналітичних розрізах.
Управлінська облікова політика може розроблятися на основі РСБУ (російський стандарт бухгалтерського обліку), МСФЗ / GAAP або будь-якого іншого користувача стандарту. При цьому, визначаючи методологічні аспекти управлінського обліку, потрібно зрозуміти, наскільки вони будуть збігатися з методикою бухгалтерського обліку в компанії. Чи будуть в цих системах збігатися методи оцінки майна компанії, методи розподілу активів на оборотні та необоротні, методи списання вартості основних фондів, методи обліку доходів, класифікація витрат та методи обліку витрат і списання їх на фінансовий результат.
Таким чином, вже на рівні методології виробляється аналіз того, яку інформацію можна безпосередньо взяти з системи бухгалтерського обліку - методична інтеграція систем бухгалтерського та управлінського обліку.
Інтеграція на рівні автоматизації
Після розробленої методології системи обліку, після проектування «на папері» настає наступний етап - етап впровадження автоматизованої системи бухгалтерського та управлінського обліку. На даний момент бухгалтерський облік в компаніях, як правило, вже автоматизовано. Тому при виборі програмного продукту для автоматизації управлінського обліку компанії часто відштовхуються від уже наявного програмного забезпечення.
Існує кілька варіантів інтеграції управлінського та бухгалтерського обліку в залежності від способу відображення господарських операцій в інтегрованій системі обліку:
- Одночасне відображення господарських операцій в різних контурах обліку від введеного в систему документа (див. Рис.2.).
- Трансформація за певними правилами даних, що вводяться в основний контур і в інші контури обліку.
У разі, коли для компанії первинним є управлінський контур, можливі такі варіанти інтеграції з бухгалтерським обліком (див. Рис.3.):
- Інтегрована система з управлінським та бухгалтерським контуром (первинним є управлінський);
- Інтегрована система з додатковим копіюванням та винесенням бухгалтерського контуру.
Мал. 3. Варіанти інтеграції при первинному управлінському обліку
Крім цього, можливий середній варіант, коли частина первинної інформації вноситься до управлінського контуру і з нього потрапляє в бухгалтерський, а частина даних заноситься спочатку в бухгалтерський контур, а потім трансформується в управлінські дані (див. Рис.4.).
Мал. 4. Середній варіант інтеграції бухгалтерського та управлінського обліку
На практиці найбільш поширений останній варіант, при якому постачальником всієї первинної інформації є бухгалтерський контур. Тут можливі такі варіанти інтеграції (див. Рис.5.):
- Вивантаження / завантаження даних через проміжні файли.
- Інтегрована система з додатковим копіюванням та винесенням бухгалтерського контуру.
- Інтегрована система з управлінським та бухгалтерським контуром (первинний бухгалтерський).
При трансформації даних з бухгалтерського обліку в управлінський облік виникає ряд завдань, які необхідно вирішити:
? Фінансова звітність підприємства: трансформація, впровадження
- Розробка правил трансформації бухгалтерських даних в управлінські - «карти перенесення».
- Установка відповідності бухгалтерських та управлінських статей доходів / витрат і виплат / надходжень.
- При необхідності введення додаткових аналітичних ознак на рахунки бухгалтерського плану рахунків і додаткових реквізитів в екранні форми введення бухгалтерських документів.
- Налаштування системи.
Мал. 5. Варіанти інтеграції при первинному бухгалтерському обліку
В процесі розробки окремих «карт перенесення» аналізується весь перелік господарських операцій, що виникають в компанії, і способи їх відображення в бухгалтерському контурі: кореспонденції рахунків, документи, якими вони оформляються. Далі прописується відповідності бухгалтерських кореспонденцій кореспонденціям по рахунках управлінського плану рахунків.
? Розробляємо управлінський план рахунків
Мал. 6. Приклад карти перенесення
Крім відповідності кореспонденції рахунків також необхідно визначити відповідність аналітик (субконто) і способи їх заповнення в управлінському контурі на основі даних, наявних в бухгалтерському, необхідно буде розробити відповідності статей доходів / витрат, надходжень / виплат і при необхідності розширити перелік статей довідників у бухгалтерському контурі під вимоги управлінського обліку. Наприклад, «карта перенесення» може виглядати як на Рис. 6.
На малюнку суцільною стрілкою вказані дані, які ми безпосередньо візьмемо з бухгалтерського контуру. Стрілка, намальована пунктиром, показує те, що для отримання необхідної інформації в управлінському контурі на підставі інформації бухгалтерського необхідно прописати принцип трансформації, відповідність довідників обох контурів. Так, наприклад, для того щоб в управлінському контурі визначилася Стаття БРГК (Бюджет Руху Грошових Коштів), потрібно скласти відповідність двох довідників (бухгалтерського «Статті Руху Грошових Коштів» та управлінського «Статті БРГК) між собою.
? Бюджет доходів і витрат, БДДС, Баланс
Виконуючи цю роботу, ми можемо виявити, що бухгалтерський довідник містить невелику кількість статей надходжень і виплат, а управлінський довідник містить більш детальні статті (Таблиця 1.). В цьому випадку необхідно буде доповнити, а можливо, і перегрупувати довідник бухгалтерського контуру, а потім прописати відповідність, що, наприклад, тієї чи іншої статті бухгалтерського контуру відповідає та чи інша стаття управлінського контуру.
Таблиця 1
Бухгалтерський контур: Статті Руху грошових коштів
Управлінського контуру: Статті БРГК
оплата постачальнику
Виплати за воду і стоки
Виплати за сировину і матеріали
Виплати за теплову енергію
Виплати за послуги банків і РКО
Виплати за послуги зв'язку
Виплати за електроенергію
Виплати на інформаційне обслуговування
Виплати на обслуговування і ремонт а / м
Виплати на обслуговування і ремонт будівель
Виплати на обслуговування обладнання
Виплати на навчання персоналу
Виплати на охорону
Виплати на охорону праці
Виплати на утримання оргтехніки
Виплати на страхування
Виплати на паливні матеріали
Виплати на транспортні витрати
Виплати по оренді
У деяких випадках простий переробки та розширення довідників бухгалтерського контуру виявляється недостатньо і може виникнути необхідність введення додаткових аналітичних ознак на рахунки бухгалтерського плану рахунків і / або додаткових реквізитів в екранні форми введення бухгалтерських документів.
У висновку хочеться відзначити, що вибір варіанта побудови інтегрованої системи обліку для кожної компанії індивідуальний і залежить від тих цілей, які хоче досягти компанія, автоматизувавши систему управлінського обліку.
В цілому, успішність проекту по постановці автоматизованого управлінського обліку і інтеграції його з існуючим бухгалтерським обліком залежить від багатьох факторів:
- вірна формулювання цілей і завдань, які необхідно досягти в результаті проекту,
- грамотна постановка методології управлінського обліку,
- наявність в компанії кваліфікованого персоналу,
- правильний вибір програмного продукту для автоматизації, в якому повинні брати участь не тільки співробітники IT-відділу, а й його передбачувані користувачі.
Крім цього, дуже важлива наявність в компанії команди співробітників, яка буде виконувати проект з постановки і автоматизації управлінського обліку.
Але найважливіша умова успішності проекту - це висока зацікавленість і участь в проекті топ-менеджменту компанії, так як саме керівництво підприємства є основним користувачем управлінської інформації і відіграє головну роль у визначенні вимог до неї, а значить, і до всієї системи управлінського обліку.
