- Кадрове діловодство і важливість його ведення
- Документи кадрового діловодства
- Організація кадрового діловодства
- Як ведеться кадрове діловодство
Успішне керівництво та управління персоналом будь-якого підприємства починається з коректної діяльності кадрового виробництва, організації та регулювання роботи з документами та інформації про співробітників.
Кадрове діловодство - це особливий вид діяльності, що спеціалізується на оформленні трудових відносин, ведення та реєстрації обліку співробітників і складанні звіту про рух персоналу. По суті, цей вид діяльності є вузько і займається виключно співробітниками підприємства, їх працевлаштуванням, звільненням, оформленням відпусток і формуванням заробітної плати.
Ведення діловодства - це невід'ємна і важлива частина роботи, що проводиться на будь-якому підприємства або в будь-якій організації, незалежно від її форми власності та від чисельності співробітників. На жаль, деякі підприємства нехтують таким важливим процесом, або він проводиться некваліфіковано, з допущенням помилок в документації, що може привести не тільки до штрафних санкцій з боку державних служб, а й судових позовів з боку працівників підприємства.
Кадрове діловодство і важливість його ведення
Структура практично будь-якого підприємства або організації передбачає наявність персоналу. Відносини між керівником і працівником в ході виробничої діяльності не обмежуються лише оплатою праці. Грамотний розподіл обов'язків, вирішення поточних питань і організація праці підлеглих - основа адміністративного управління персоналом, яка в свою чергу вимагає ведення діловодства. На підставі кадрових документів проводиться оплата праці, преміювання співробітників, надання соціальної допомоги та належних пільг. Копії документів можуть знадобитися співробітнику для надання до Пенсійного Фонду або суд, крім того, вони можуть бути в будь-який момент перевірені податковою інспекцією.
Кадрове діловодство ведеться відповідно до правових норм і Трудовим Кодексом, а заповнення звітних форм і документів проводиться при використанні уніфікованих форм. Федеральні закони про охорону праці, про захист прав підприємців і комерційної таємниці є керівною основою для роботи співробітників відділу кадрів. Наявність безлічі державних стандартів в кожній області господарської діяльності і наявність нормативних актів щодо складання звітної документації є основою для організованого ведення діловодства в кожній організації.
Документи кадрового діловодства
Оскільки всі кадрові документи відрізняються великою юридичної важливістю, вони повинні складатися відповідно до вимог трудового законодавства РФ і за єдиною формою. Основними документами кадрового діловодства будь-якого підприємства, оформляються в першу чергу, є наступні:
• документи внутрішнього трудового розпорядку;
• документи щодо захисту прав працівника;
• документи, що стосуються охорони праці та забезпечення пожежної безпеки.
Іншим важливим напрямком в роботі відділу кадрів є складання штатного розкладу підприємства, оформлення наказів про прийом співробітників на роботу, внесення записів до трудових книжок і ведення особистих справ, який складають на кожного зі співробітників.
До дуже важливих документів кадрового діловодства варто віднести також табель обліку робочого часу, що відображає реально відпрацьований або невідпрацьований співробітником час. Табель є підставою для нарахування заробітної плати працівникам, і, відповідно, підставою для обчислення податкових утримань.
Графік відпусток, розрахункові відомості, накази, що стосуються руху кадрів, трудові книжки і документи, пов'язані з персональними даними працівників - все це знаходиться в розпорядженні відділу кадрів, підлягає суворої звітності і збереження.
Для ілюстрації роботи, виробленої відділом кадрів, розглянемо оформлення нового співробітника. При прийомі на роботу документи оформляються в наступному порядку:
1. укладення трудового договору, з повним описом умов праці;
2. підписання наказу, який стосується прийому на роботу;
3. заповнення особової картки нового співробітника;
4. внесення записів до трудової книжки і в журнал обліку.
Ще одним прикладом роботи, виробленої працівниками відділу кадрів, може послужити графік відпусток, складання якого, як правило, здійснюється заздалегідь з узгодженням дат з співробітниками і з урахуванням особливостей виробничих процесів підприємства.
Організація кадрового діловодства
Коректна організація функціонування відділу кадрів і ведення їм кадрового діловодства допомагає правильно організувати всю діяльність підприємства, а також уникнути небажаних штрафів у разі перевірки державними органами. Залежно від структури підприємства і його розмірів, кількість співробітників у відділі кадрів може бути різним. Кваліфікація цих людей і грамотна організація ними кадрового діловодства впливає на забезпечення безперебійної роботи підприємства і керівництво організацією в цілому.
Відділ кадрів може мати безпосереднє керівництво або підкорятися в повному складі безпосередньо керівнику підприємства. Незалежно від структури, робота відділу строго регламентована трудовими нормативами, згідно з якими організовується і проводиться ведення діловодства.
Забезпечення грамотного розподілу фахівців, оформлення трудового графіка і режиму роботи співробітників, тобто заходи, що забезпечують налагоджену та безперебійну роботу підприємства, - така основна обов'язок, який покладено на відділ кадрів. З метою розвитку підприємства і для виконання поставлених перед ним завдань відділ кадрів розробляє плани підвищення ефективності праці співробітників шляхом підвищення їх кваліфікації, проводить аналіз відповідності займаній посаді.
Кадрове діловодство дозволяє вирішувати на підприємстві наступні завдання:
• ведення документації, що стосується трудових відносин і має велику соціальну значимість для кожного співробітника;
• Розробка та створення системи управління кадрами, чим забезпечується досягнення поставлених цілей і стратегічних завдань підприємства;
• вирішення конфліктних ситуацій, надання документів в різні державні інстанції, в тому числі і до суду.
Як ведеться кадрове діловодство
В першу чергу, ведення діловодства має грунтуватися на законодавчій базі, співвідноситься з напрямком діяльності підприємства. Трудовий кодекс РФ - основне керівництво кадровика, проте вельми корисними можуть виявитися форуми і сайти з ведення діловодства, які особливо цікаві для підприємців-початківців.
Найпоширенішою і доступною програмою кадрового діловодства визнана 1С, широко використовувана більшістю кадрових працівників в їх практичній діяльності. В процесі роботи на кожного співробітника відділу кадрів покладається велика кількість обов'язків, пов'язаних з виконанням конкретних завдань. Правильна організація їх праці дозволяє зробити роботу всього відділу ефективнішою. Зокрема, зберігання трудових книжок, особових справ та особових карток в алфавітному порядку значно спрощує і прискорює пошук потрібного документа, а ведення справ в хронологічному порядку допомагає скласти повну картину штатних пересувань.
Безсумнівно, що рішення про те, як вести кадрове діловодство, приймає безпосередньо керівник підприємства, однак, він повинен робити це з урахуванням правових вимог і регламентуючих документів, що стосуються даного виду діяльності.
Підводячи підсумок, необхідно відзначити, що наявність відділу кадрів або фахівця-кадровика, а також кваліфіковане ведення ними відповідного діловодства є одним з непорушних умов успішності будь-якого підприємства. Залишати без уваги настільки важливий напрямок, позначається на роботі будь-якої організації, не можна.
