- Для чого видається даний наказ
- Чи можна обійтися без відповідального
- Чи є наказ обов'язковим для кожної організації
- Кого призначити відповідальним
- Завантажити зразок наказу
- Як правильно скласти наказ про призначення відповідального за ведення трудових книжок
Законодавством встановлюється, що поки працівник зайнятий за трудовим контрактом, його трудова повинна зберігатися на підприємстві, яке є його роботодавцем. Так як даний бланк вважаючи БСО, необхідно правильно організувати облік надходження книжок, їх зберігання, і видачу. З цією метою керівництво суб'єкта має видати наказ про призначення відповідального за ведення трудових книжок.
Для чого видається даний наказ
Всі трудові, що надходять на підприємство і працюючих людей, повинні зберігатися в спеціально обладнаному для цього місці. За псування або втрату даного бланка компанія, а також її керівник, несуть відповідну відповідальність. Адже в цих документах відображається вся необхідна інформація для встановлення працівникові пенсії в майбутньому.
Тому директор організації створити всі умови для належного функціонування з трудовими на підприємства. А так як у нього крім цього багато інших відповідальних справ, керівник вибирає посадова особа, якій на підставі виданого розпорядження ставиться ведення обліку бланків трудових.
При цьому відповідальність залишається за керівником, а вибір обличчя і стеження, відповідає за облік трудових тільки всередині конкретного господарюючого суб'єкта. Саме він буде приймати у працівників трудові, правильно вести їх облік, вносити відповідні документам-підставах записи, і видавати їх при звільненні співробітникам компанії.
Увага! У разі невиконання ним своїх обов'язків або виконання їх не в повному обсязі, він буде відповідати перед керівництвом компанії на підставі виданого наказу про призначення цього співробітника відповідальним.
Чи можна обійтися без відповідального
Керівник відповідно до норм законодавства повинен призначити відповідального за ведення трудових або ж взяти цей обов'язок на себе. Такі вимоги зазначені в Правилах ведення трудових книжок.
Таким чином, необхідність встановити відповідальну особу закріплено законодавчо.
У разі, якщо воно все ж не було призначено, то відповідно до КОАП буде накладено штраф, розмір якого буде досягати 50 тисяч руб. При цьому дане покарання накладається нема на посадову особу, а безпосередньо на організацію.
Чи є наказ обов'язковим для кожної організації
Правила ведення трудових книжок визначають, що роботодавець зобов'язаний забезпечити роботу з трудовими книжками. При цьому такий крок повинен робити будь-який суб'єкт бізнесу - як підприємець з найманими працівниками, так і компанія.
У випадку з підприємцем, він зазвичай самостійно вносить записи до трудових книжок. У компаніях цей обов'язок автоматично покладається на директора, або він обирає одного з прийнятих співробітників.
Однак в будь-який із зазначених ситуацій керівна особа має однозначно встановити відповідальну особу, як цього вимагають Правила. Це можна зробити тільки видавши необхідно розпорядження.
Увага! При цьому оформляти документ необхідно навіть в тому випадку, коли керівник - єдиний працівник компанії, а тому автоматично приймає обов'язок з оформлення книжок. У цій ситуації він оформляє наказ, в якому вказує, що приймає дані функції на себе.
Кого призначити відповідальним
Зазвичай, у великій організації за роботу з трудовими книжками відповідає кадровий відділ, а в ньому - відповідальний за трудові книжки або кілька конкретних фахівців. У невеликій компанії такий відділ може бути не сформований. Тому, керівник може призначити в якості відповідальної особи бухгалтера, секретаря, інших посадових осіб.
Своє рішення керівна особа обов'язково закріплює в формі наказу.
Якщо доручити цей процес в організації нікому, то відповідальним за ведення трудових вважається безпосередньо сам керівник.
Закон встановлює, що роботодавець зобов'язаний організувати роботу по веденню трудових книжок. При цьому він повинен призначити своїм наказом будь-яка особа для виконання таких дій.
З цього випливає, що вести роботу з трудовими може тільки працівник, який перебуває у штаті компанії. Навіть якщо ведення кадрового обліку передано за договором аутсорсингу, працювати з трудовими необхідно своїми силами всередині компанії.
бухпроффі
Важливо! При зміні відповідальної особи, всі наявні трудові повинні бути передані по акту прийому-передачі. При цьому в документі потрібно вказувати не просто кількість документів, а перерахувати їх власників за прізвищами.
Завантажити зразок наказу
Наказ про призначення відповідального за ведення трудових книжок зразок скачати в форматі Word.
Як правильно скласти наказ про призначення відповідального за ведення трудових книжок
Для такого роду розпорядження закон не визначає якийсь обов'язкової форми. Відповідальна особа для його складання може використовувати фірмовий бланк компанії, або оформити документ самостійно. Але в останньому випадку необхідно забезпечити наявність на розпорядженні обов'язкових до застосування реквізитів.
Так, у верхній частині документа потрібно вказати назву організації, місце її розташування, реєстраційні коди, банківські реквізити.
Наступним етапом посередині листа записується назва документа «Наказ». Дуже часто на наступному рядку дається його короткий зміст - наприклад, «Про призначення відповідальної особи за роботу з трудовими книжками.
Крім цього, на документі повинні бути проставлені його дата складання, порядковий номер і місце оформлення (місто). Під зазначеним номером даний наказ в подальшому реєструється в журналі розпоряджень по підприємству.
Наказ починається з вступної частини. У ній необхідно вказати, на виконання яких законодавчих актів він випускається.
Зазвичай це включає:
- п. 45 Правил ведення трудових книжок;
- Постанова №225, яким прийняті Правила.
Далі йде слово «Наказую», після чого попунктно перераховуються розпорядження:
- Призначення працівника, із зазначенням його посади, який буде відповідати за роботу з трудовими книжками;
- Призначення співробітника, із зазначенням посади та доплати, який буде виконувати дані обов'язки за відсутності першого співробітника на своєму місці (наприклад, під час відпустки або хвороби);
- Хто буде контролювати виконання даного розпорядження.
Документ підписує керівник організації.
Увага! Після цього перераховуються співробітники, згадані в тексті документа. Кожен з них повинен на підтвердження знайомства з документом проставити свій підпис.
