- 1. Співробітник сам замовив і оплатив номер в готелі
- 2.Компанія, яка направила працівника у службове поїздку, сама замовила і оплатила проживання з розрахункового...
Направляючи співробітника у відрядження компанія обов'язково оплачує йому витрати на проїзд та проживання, при цьому співробітник може сам замовити номер у готелі і квитки або це може зробити компанія. За цих витрат, як і за іншими, досконалим у відрядженні він повинен відзвітувати, надавши звіт про витрати і оригінали документів в бухгалтерію. 
Авансовка
Спосіб покупки краще прописати в положенні про відрядження. Так само в ньому можна описати, який клас квитка, готельного номера покладено різним категоріям співробітників, щоб мінімізувати витрати і уникнути непорозумінь, коли рядовий співробітник купив собі авіаквитки в бізнес-клас або замовив номер люкс.
Авансовка - Технічно краще рішення для авансового звіту в Росії
За квитками ситуація завжди однакова незалежно від того, як вони були куплені: до звіту співробітник повинен докласти роздруківку електронного квитка та оригінал посадкового талона, якщо це авіаквиток, або оригінал квитка, якщо це залізничний квиток.
За закордонним поїздкам співробітник повинен додати до авансового звіту копію паспорта -странічку з фотографією і сторінку зі штампами перетину кордону. Цей момент важливий для правильного ведення обліку, але часто співробітники забувають про ці копіях. Для зручності, при використанні нашого додатки, співробітник може відразу сфотографувати потрібні сторінки паспорта і відправити їх в бухгалтерію.
З проживанням можливі різні варіанти:
1. Співробітник сам замовив і оплатив номер в готелі
Готель видасть документи, які найчастіше будуть оформлені на співробітника, як на фізичну особу. Серед цих документів повинен бути касовий чек і рахунок, в якому зазначено прізвище постояльця, послуги, надані готелем і її реквізити.
Найчастіше документи по проживанню оформляються таким чином в закордонних відрядженнях, при цьому обов'язково потрібно докласти переклад на російську мову.
Співробітник може попросити працівників готелю оформити документи на компанію, від імені якої він відбув у відрядження. Для цього він повинен надати її повні реквізити.
Тоді готель видасть йому акт, рахунок-фактуру (якщо вона працює з ПДВ) і документ про оплате- касовий чек або сліп.
Авансовка - Технічно краще рішення для авансового звіту в Росії
2.Компанія, яка направила працівника у службове поїздку, сама замовила і оплатила проживання з розрахункового рахунку
В цьому випадку підтверджуючі документи, оформлені на компанію, можуть бути відправлені поштою, або сам співробітник може попросити видати йому оригінали документів для передачі в бухгалтерію.
Для того, щоб звести до мінімуму проблеми з податковою інспекцією, краще оформляти документи на компанію. Таким чином можна зменшити ризик того, що перевіряючі органи вважатимуть витрати оформленими невірно і приберуть їх з видатків, які зменшують податок на прибуток.
Ви можете прочитати цю німецький англійська
