- Проблеми, що виникають в процесі формування будь-якої звітності, негативно впливають на ефективність...
- ініціація проекту
- Шляхи вирішення
- постійність змін
- Можливості та тенденції сучасних СЕД
Проблеми, що виникають в процесі формування будь-якої звітності, негативно впливають на ефективність системи управління підприємством.
Проблеми, що виникають в процесі формування будь-якої звітності, негативно впливають на ефективність системи управління підприємством. Їх можна компенсувати, правильно організувавши автоматизацію звітності.
Проблеми формування звітності
У діяльності кожного підприємства неминучі процеси формування різноманітної звітності для внутрішніх (менеджери) і зовнішніх (акціонери, держава) користувачів. Для великих підприємств, як правило, характерні висока трудомісткість, низька формалізація, недостатня оперативність і недостовірність наданої звітної інформації. Розглянемо докладніше ці проблеми.
Кожен структурний підрозділ великих підприємств часто формує власний пакет звітності, при цьому склад показників у звітах різних підрозділів може перетинатися, але це ніким не контролюється. При зміні керівників склад звітності підрозділів зазвичай переглядається, що призводить до появи нових форм, але не скасовує вже існуючих. В результаті звітність підприємства неухильно розростається і стає надмірною, підвищується трудомісткість процесів її формування, проте споживачі інформації від цього навряд чи виграють.
Далеко не завжди співробітники підприємства, що надають показники звітів, зацікавлені в «прозорості» процесу отримання цих відомостей. Зайва відкритість позбавляє їх можливості деякого «маневру» і підсилює контроль з боку керівництва, тому формалізація процесів формування звітності на місцях, як правило, не вітається. До того ж на це зазвичай «немає часу».
Низька формалізація, безумовно, сприяє хаотичності процесів формування звітності і навмисного спотворення відповідної інформації. Підвищення трудомісткості при обмеженому штаті співробітників і збереженні старих методів формування звітності неминуче призводить до зниження оперативності. Сам процес доставки інформації особі, що приймає рішення (кінцевому користувачеві звіту), може складатися з безлічі ланок, кожне з яких може призвести до затримками і спотворенням інформації.
Зрозуміло, підприємство може успішно працювати і навіть розвиватися незважаючи на перераховані проблем. Однак їх вплив на ефективність і конкурентоспроможність підприємства, у міру його укрупнення, стає все більш негативним. Саме тому керівництво усвідомлює необхідність реорганізації процесів формування звітності підприємства, покладаючи великі (часто завищені) надії на автоматизацію. Крім того, однією з причин модернізації формування звітності часто є впровадження на підприємстві інформаційної системи управління. Ініціатори даних проектів далеко не завжди усвідомлюють, що реформування і автоматизація звітності тягнуть за собою шлейф нових взаємопов'язаних завдань.
ініціація проекту
Ініціаторами проектів реформування і автоматизації звітності підприємства найчастіше виступають керівники підрозділів, які використовують звітність у своїй діяльності, або топ-менеджери компанії. Керівником проекту зазвичай призначається один з його ініціаторів або глава інформаційної служби.
Показовими два приклади ініціації подібних проектів з моєї власної практики. У 2002 році вступила в дію 25 глава Податкового кодексу РФ «Податок на прибуток», на підставі якої в діяльність підприємств був введений податковий облік. Один з наших клієнтів, які використовують західну ERP-систему, проаналізував можливі варіанти ведення зазначеного обліку та формування звітності. З'ясувалося, що для формування декларації з податку на прибуток було потрібно близько 100 податкових довідок і регістрів. Згадана ERP-система при додаткового налаштування дозволяла вести податковий облік. Але використання в цій системі звітів для ручного формування податкових довідок і регістрів було дуже трудомістким. Тому головний бухгалтер підприємства ініціював проект автоматизації податкової звітності. Його керівником призначили директора інформаційної служби, а бухгалтерія виступила в ролі замовника проекту.
Інший приклад пов'язаний з формуванням управлінської звітності. Керівництво великого холдингу, що складається з головної компанії і дочірніх підприємств, усвідомило необхідність реформування діючої системи звітності. До цього мало кілька причин. По-перше, склад звітності став практично неозорий, доцільність формування багатьох форм була під сумнівом. По-друге, число співробітників апарату управління, які більшу частину робочого часу займалися формуванням звітності, стало надмірним. По-третє, вибіркова перевірка коректності звітної інформації часто виявляла помилки. Тому топ-менеджмент холдингу ініціював проект реформування і автоматизації управлінської звітності. Керівником проекту, як і в попередньому випадку, призначили директора інформаційної служби підприємства, топ-менеджмент виступив в ролі замовника.
Шляхи вирішення
Приступаючи до реформування, перш за все слід переглянути склад формується звітності, так як автоматизації процесу повинні передувати його аналіз і оптимізація. Змінити склад державної звітності підприємство не може. Тому оптимізація можлива за рахунок перегляду складу управлінської звітності. Необхідний вибір таких звітів, які найбільше відповідають потребам менеджерів підприємства в прийнятті управлінських рішень. Критерієм адекватності є економічна ефективність формування даного звіту, яка визначається співвідношенням витрат на створення звіту і ефектів, одержуваних від його використання в прийнятті управлінських рішень. Зрозуміло, така точна оцінка мислима лише в ідеалі. Якщо витрати на формування звіту приблизно визначити ще можна, то зіставити його з конкретним управлінським рішенням, а тим більше оцінити ефект від використання звіту на практиці досить важко. Але якщо цим регулярно не займатися, то підвищуються ризики «захаращення» звітності непотрібними формами. Подібний аналіз допомагає виявити марність багатьох звітів на першій же ітерації, при цьому з'ясовується, що користувачі навіть не можуть зіставити їх з прийнятими управлінськими рішеннями. Як правило, дана робота сприяє скороченню числа звітів, однак іноді провокує і поява деяких нових форм. В цілому ж цей етап - один з найскладніших в проекті, так як передбачає знання в різних предметних областях, пов'язаних з діяльністю підприємства, вимагає врахування його специфіки та узгодження інтересів всіх задіяних сторін. Неоціненна роль ініціаторів, які можуть підтримати членів проектної групи в спірних ситуаціях, неминуче виникають при взаємодії з керівниками різних структурних підрозділів. Для успішного вирішення виробничих конфліктів доцільно залучати зовнішніх експертів і консультантів, які в найменшій мірі схильні до впливу зацікавлених осіб і можуть висловити об'єктивну думку. Основними учасниками робіт, що проводяться на цьому етапі, є бізнес-користувачі - співробітники функціональних підрозділів, яким звітна інформація потрібна в повсякденній діяльності.
Погодивши цільової пакет формується звітності, потрібно визначити розумні межі його автоматизації. Необхідно враховувати два основні чинники. По-перше, співвідношення витрат на автоматизацію і на формування звітності «вручну». Якщо автоматизація може окупитися в прийнятний період, то вона доцільна, інакше потрібно більш глибокий аналіз з урахуванням інших факторів. По-друге, беруться до уваги вимоги до достовірності інформації. Внаслідок автоматизації підвищується формалізація процесів, що сприяє прозорості бізнесу і поліпшенню якості звітної інформації. При цьому цільовий пакет формується звітності поділяється на автоматизуються і неавтоматізіруемую частини. Роботи на даному етапі виконуються спільно бізнес-користувачами та ІТ-фахівцями, а сам процес може носити ітеративний характер. Узгодження складу автоматизируемой звітності може призвести до перегляду формованої звітності.
На наступному етапі цільової пакет автоматизируемой звітності структурується на основі показників (обсяг виробництва, запасів, сума заборгованості) та ознак (аналітичні розрізи показників, наприклад - контрагент, матеріал, склад, регіон і т. Д.). Таке упорядкування дозволяє виявити повторне використання показників і ознак в різних звітах. Крім того, виділена структура полегшує пошук і визначення джерел даних (інформаційних систем підприємства), на основі яких будуть розраховуватися значення показників звітності. При цьому по кожному з них потрібно виділити одне джерело, інакше будь-якої показник в різних звітах буде мати різні значення, що неприпустимо для якісної звітної інформації.
Нерідко джерело даних за показником для автоматизації звіту визначити не вдається. Тоді необхідно вибрати один з двох варіантів подальших дій. Перший дозволяє отримати потрібний джерело даних, змінивши (розширивши) функціональність інформаційних систем підприємства. Другий варіант змушує відмовитися від автоматизації або формування звіту в колишньому вигляді. Опрацювання джерел даних показників звітності виявить необхідні джерела і визначить вимоги по зміні функціональності інформаційних систем підприємства.
На жаль, роботи по автоматизації звітності часто відносять на останні етапи впровадження проекту, коли основні параметри інформаційної системи вже виконані, і багато вимог звітності до неї виявляються неврахованими. У такій ситуації можна запропонувати тільки два непопулярних вирішення проблеми.
В одному випадку потрібно перенастроювати інформаційну систему, що тягне зрив термінів і перевитрата бюджету проекту. Або доведеться розробляти звітність на інформаційній системі, що не налаштованої для цих цілей, отже, отримати низьку якість звітів і трудомістка супровід. Тому вимоги звітності необхідно формулювати ще до початку настройки інформаційної системи, а на останні етапи проекту відносити тільки розробку і тестування звітів.
Якщо джерела даних узгоджені, то залишаються ще два етапи: зміна функціональності інформаційних систем, а потім розробка і тестування звітів. Природно, що перший з них вимагає не тільки виконання технічних налаштувань програмного забезпечення, але і зміни певних бізнес-процесів підприємства.
Для великих підприємств, які застосовують у своїй діяльності різні інформаційні системи, з метою автоматизації звітності ефективне використання технології сховища даних, спеціалізованих засобів генерації звітів і бізнес-аналітики. В даний час більшість виробників ERP-систем світового рівня в лінійці своїх програмних продуктів пропонують всі необхідні для цього компоненти.
постійність змін
В рамках будь-якого проекту кількість ітерацій перегляду складів формованої і автоматизируемой звітності обмежена. Однак в житті підприємства ці ітерації носять регулярний характер. Їх частота визначається ступенем мінливості зовнішніх і внутрішніх факторів діяльності підприємства.
Успіх проекту автоматизації звітності багато в чому залежить від зацікавленості керівництва. Без такої активної підтримки реформувати систему управління підприємством неможливо.
Олексій Гилев - керівник проектів компанії «Інформ-Консалтинг», [email protected]
Можливості та тенденції сучасних СЕД
Ольга Таранченко
Термін «системи електронного документообігу» (СЕД) виник на початку 90-х років і в той момент припускав можливість даного класу продуктів автоматизувати вузьку сферу «канцелярського» документообігу: створювати, редагувати, реєструвати, зберігати документи. Сучасні СЕД володіють не тільки реєстраційно-обліковими можливостями, а й здатністю автоматизувати бізнес-процеси, що подаються як рух документів і робота з ними.
Вимоги до сучасних СЕД
- Можливість комплексної роботи з документами необхідна для вирішення комплексних завдань автоматизації.
- Інтегрованість з іншими додатками і спадкування даних з них з метою забезпечення наступності інформації необхідні для побудови єдиної інформаційної системи підприємства.
- Підтримка територіально-розподіленої роботи дозволяє централізовано керувати головним офісом організації та її філіями.
- Забезпечення юридично значущого документообігу стає обов'язковою вимогою, що гарантує захист інформації від несанкціонованого доступу. Достовірність змісту електронного документа підтверджується застосуванням електронно-цифрового підпису.
- Зручний інтерфейс: система повинна надавати різним категоріям користувачів той тип інтерфейсу, який найбільш зручний і корисний для них. Наприклад, документознавців важливіше мати доступ до реквізитів документа, тоді як менеджери середньої ланки і керівники основну увагу приділяють його змістовної частини.
Тенденції розвитку ринку СЕД
- Посилення уваги підприємств до питань інтеграції СЕД з суміжними інформаційними системами (перш за все, з ERP і HR).
- Зростання попиту на системи класу workflow і електронні архіви документів.
- Підвищення вимог підприємств до питань повноти та якості технологій і послуг, що надаються постачальниками рішень.
- Укрупнення проектів по впровадженню систем автоматизації документообігу і діловодства.
- Підвищення інтересу до послуг консалтингу в області організації електронного документообігу на підприємстві.
Ольга Таранченко, директор центру маркетингу і продажів компанії «ІнтерТраст», [email protected]
