Восток Маркетинг


Статьи

схеми документообігу

  1. Зі статті ви дізнаєтесь:
  2. Принципи раціонального документообігу організації
  3. Процес розробки і впровадження базових принципів обороту ділових паперів в окремо взятій компанії повинен...
  4. Приклад схеми документообігу
  5. В даній схемі вказуються:
  6. Види документних потоків
  7. перша класифікація
  8. Як скласти схему документообігу
  9. Етап перший.
  10. Етап другий.
  11. Етап третій.
  12. Етап четвертий.

Вивчаємо основи побудови оптимальної системи документообігу, наводимо приклади і покроковий алгоритм побудови графіка обороту документів.

Зі статті ви дізнаєтесь:

Схема документообігу на підприємстві

Основна задача документообігу - документування поточної діяльності компанії. Цей складний технологічний процес має на увазі створення, прийом, передачу, узгодження і зберігання документації, що забезпечує роботу всієї компанії. Маршрут руху документа і час його проходження від одного етапу до іншого - ключові параметри цього Основна задача   документообігу   - документування поточної діяльності компанії процесу.

Важливість документообігу для сучасного діловодства виражається в тому, він виділений в окрему сферу діяльності. Предметною областю цієї діяльності є інстанції руху документів і швидкість цього руху. Оптимізація механізму руху ділових паперів істотно підвищує ефективність ключових бізнес-процесів підприємства. Адже від роботи цього механізм безпосередньо залежить ефективність зберігання інформації, можливість пошуку в базі потрібних відомостей, а також сучасне забезпечення користувачів системи оперативними даними.

Продуктивність адміністративних рішень в значній мірі обумовлена ​​актуальністю і релевантність тієї інформації, на основі якої вони приймаються. У зв'язку з цим організація документообігу є ключовим компонентом загальної системи управління. В її пріоритетні завдання входить контроль виконання керівних рішень, розробка пошукових систем і інформаційне забезпечення роботи безпосередніх виконавців.

Принципи раціонального документообігу організації

Швидкість руху - максимальна, маршрут - найкоротший, трудовитрати - мінімальні, - створення оптимальних умов для втілення цих ідеалів є головною метою організації грамотного обороту ділових паперів на підприємстві.

За роки роботи по здійсненню на практиці цих ідей виробився ряд принципів, дотримання яких дозволяє істотно оптимізувати процес руху документів всередині компанії:

Централізація операцій. Одна спеціальна служба або один співробітник (в невеликих компаніях) повинні здійснювати всі операції по прийому, реєстрації, обробки, відправлення кореспонденції.

Мінімізація інстанцій. Кількість проміжних пунктів руху паперу має бути мінімальним.

Ні кроку назад. Реверсивні руху може виправдати тільки крайня необхідність.

У кожного виду документа - свій маршрут. Доброю ідей стане об'єднання паперів за типовим ознакою і розробка для кожної групи своєї схеми руху.

Документи одного типу рухаються однаково.

Набір ідентифікаційних ознак повинен бути унікальний для кожного елемента схеми, процес реєстрації - одноразовим.

Для офіційної кореспонденції необхідно передбачити додатковий етап попереднього розгляду.

Резолюція директора повинна містити три компоненти: виконавець, суть розпорядження, термін.

Чітке і послідовне дотримання цих принципів дозволить привести систему у відповідність чотирьом базовим показникам ефективності процесів:

  1. Прямо точність;
  2. безперервність;
  3. ритмічність;
  4. Пропорційність завантаження.

Довідка

Процес розробки і впровадження базових принципів обороту ділових паперів в окремо взятій компанії повинен спиратися на облік наступних факторів:

  • Особливості її організаційної структури
  • Традиції прийняття управлінських рішень
  • Система делегування повноважень.

Такий облік дозволить зупинити вибір на оптимальній формі організації обороту документів :

централізована

Дана форма підходить для організацій з суворою ієрархічною структурою управління, яка дотримується принципу лінійного розподілу функцій (єдиноначальності). Централізована форма обороту паперів передбачає наявність в організаційній структурі фірми спеціалізованого підрозділу, відповідального за роботу з усією документацією.

децентралізована

Дана форма підходить для організацій, в якій повноваження підрозділів чітко розділені за принципом оперативної автономності.

Децентралізована форма обороту документів передбачає наявність в кожному структурному підрозділі власного відділу, відповідального за роботу з документацією.

При цій формі обороту керівна роль в роботі з документацією відводиться центральній службі ДОП, але частина процедур делегується спеціальним службам, створеним всередині кожного структурного підрозділу фірми.

Приклад схеми документообігу

Маршрутна схема руху документів є основним принципом системи обороту ділових паперів. В даній схемі кожному документному потоку присвоюються загальні ознаки, прописуються інстанції і визначаються обов'язкові процедури.

Довідка

В даній схемі вказуються:

  1. виконавці (тобто підрозділи, які беруть участь в обробці даного потоку);
  2. маршрут (тобто порядок проходження виконавців);
  3. наявність реверсивних рухів (чи потрапляє документ кілька разів до одному виконавцю);
  4. характер операцій, що здійснюються кожним конкретним виконавцем).

Приклад схеми документообігу організації представлений на Рис. 1:

Малюнок 1. Схема документообігу підприємства

Читайте також:

Види документних потоків

Рух даних в певному напрямку, організоване в межах замкнутої системи обороту документації, називається документальним потоком. Джерело і приймач даних при цьому залишається одним і тим же.

Класифікація документних потоків здійснюється на основі їх ставлення до об'єкта управління і по напрямку руху.

перша класифікація

  • горизонтальні потоки (виникають між відділам одного рівня);
  • вертикальні потоки (виникають межу відділам різних рівнів);
  • висхідні (паперу від підлеглих структур рухаються до керівних);
  • спадні (документи від керівних структур рухаються до підлеглих).

друга класифікація

  • вхідний потік утворюють паперу, що надходять із зовнішніх джерел;
  • вихідний потік утворюють документи, що відправляються з організації;
  • внутрішній потік утворюють паперу циркулюють всередині організації.

Етапи документообігу в організації

Розробка і впровадження схеми документообігу організації передбачає об'єднання всієї різноманітності процедур в ряд базових етапів:

Експедиційна обробка. На цьому етапі вхідна кореспонденція виходить, перевіряється, розподіляється за адресами і передається на розгляд керівнику.

Попередній розгляд. На цьому етапі служба ДОУ розглядає і класифікує паперу з вигляду, важливості, складності, статусу учасника і т.д.

Напрямок керівництву. На цьому етапі виносяться резолюції і приймаються адміністративні рішення.

Обробка. На цьому етапі відбувається виконання і відправка паперів на зберігання.

Основним принципом всіх етапів є раціональне рух, тобто оптимізація потоків, їх об'єднання та скорочення. З цією метою створюються спеціальні технологічні інструкції, основним призначенням яких стає визначення найбільш ефективного порядку проходження процедур і розробка оптимальних маршрутних схем.

Як скласти схему документообігу

Оптимальним варіантом графічного відображення всіх етапів проходження документів є схема. Кожен вид роботи уважно аналізується, а підсумком цього аналізу стає розробка блок-схеми, візуалізуючої весь процес.

Послідовність дій, необхідних для вирішення задачі, отримує графічне оформлення.

Уніфікованої схеми графіка не існує. Кожному підприємству необхідно його розробляти самостійно. Чим більше підприємство, чим більше у нього видів діяльності, тим більш детальним повинен бути графік.

Етап перший.

Визначаємо документи для схеми

Вам потрібно скласти перелік усіх документів, які утворюються в ході роботи компанії. У нього потрібно включити не тільки ті папери, які з'являються щодня (накладні, акти, кадрові документи), а й ті, які утворюються порівняно рідко (наприклад, документи, які оформляють представницькі витрати або рекламні акції).

Етап другий.

Призначаємо відповідальних за оформлення паперів

З первинною документацією це зробити досить просто - той хто складає, той і відповідає за оформлення. Для інших паперів такого відповідального доведеться призначити. Якщо цього не зробити, то в разі втрати документа або порушення терміну його подання запитати буде не з кого.

Етап третій.

Встановлюємо терміни.

Термін, в який відповідальний працівник повинен надати документ, - найважливіша частина всього графіка. Термін може бути встановлений в місцях або днями, що минули з дня виконання паперу.

Етап четвертий.

вибираємо оформлення

Як вже говорилося вище, зручний спосіб оформлення графіка - блок-схема. Але він може бути оформлений і в вигляді тексту, і у вигляді таблиці. Текстова форма підійде для невеликої організації, для більшої - зручніше виявиться таблиця. Головний принцип - вашу схему повинно бути зручно читати співробітникам, відповідальним за оборот документів.

Читайте також:

Новости

также можем предложить:
печать бланков и прайс-листов | печать визитных карточек (визиток)
изготовление папок и меню | изготовление блокнотов
печать листовок

Связаться с менеджером для оформления заказа:
тел.: +38 (062) 349-56-15, 348-62-20
моб.: +38 (095) 811-22-62, +38 (093) 665-38-06,
+38 (067) 17 44 103
факс: +38 (062) 332-28-98
e-mail: [email protected]
г. Донецк, ул. Артема, 41

   2010 © Восток Маркетинг Яндекс.Метрика