Книгу обліку доходів і витрат зобов'язаний вести кожен індивідуальний підприємець на будь-якій системі оподаткування за винятком ЕНВД, а так само юридичні особи, які застосовують спрощену систему оподаткування (ССО).
За відсутність прошнурованій і пронумерованій книги обліку доходів і витрат, а також допущення грубих порушень при її веденні законодавством передбачений штраф.
- Якщо книга відсутня протягом одного податкового періоду (кварталу), його оштрафують на 10 000 руб. (П. 1 ст. 120 НК РФ), в разі порушення більш одного кварталу, штраф збільшується втричі - до 30 000 руб. (П. 2 ст. 120 НК РФ).
- Так само за заниження податкової бази при відображенні витрат і доходів в книзі буде накладено штраф в розмірі 25% від суми несплаченого податку, але не менше 40 000 руб.
законодавством ( наказом Мінфіну Росії від 22.10.2012 №135н ) Затверджені правила заповнення і дві форми книги:
- для суб'єктів, що використовують звичайну «спрощенку». Завантажити зразок в форматі Excel можна тут .
- для суб'єктів, на патентної спрощену систему оподаткування. Завантажити зразок в форматі Excel можна тут .
Правила ведення книги:
- Заводити на кожен податкової період нову книгу (раз на рік);
- Відображаються всі доходи і витрати, операції вносяться в книгу строго в хронологічному порядку, кожна окремим рядком і підтверджується відповідним документом (договір, чек, накладна, платіжне доручення тощо).
- У разі поповнення рахунку або збільшення обсягу статутного капіталу не вносити окремим записом тому це не є доходом;
- Ведення допускається як в паперовому так і в електронному вигляді. Електронний варіант роздруковується, нумерується і зшивається по завершенню податкового періоду. Перехід з паперового на електронний можливий протягом року, щодо закриття кварталу.
- Прошнурована книга завіряється підписом ІП або керівником організації, ставиться печатка в разі наявності.
У разі якщо у ІП або юридичної особи була відсутня яка-небудь діяльність, книгу все одно необхідно роздрукувати і зшити. Тобто створити порожню - «нульову» книгу обліку доходів і витрат. Наявність її, обов'язково. Індивідуальний підприємець також здає "нульову" декларацію за формою № 3-ПДФО.
Порушення НК РФ вважає:
- відсутність первинних документів, рахунків-фактур, регістрів бухгалтерського обліку (книги обліку доходів і витрат).
- систематичне, не менше двох разів протягом календарного року, несвоєчасне і неправильне відображення на рахунках бухгалтерського обліку і в бухгалтерській звітності господарських операцій, грошей, матеріальних цінностей, нематеріальних активів та фінансових вкладень.
Як виправити в книзі обліку доходів і витрат?
У разі якщо виявлена помилка в поточному або минулому періоді її необхідно виправити.
Виправлення помилок допускається наступними способами:
- Закреслюється помилкове значення і вписується правильне.
- Проводиться додаткова операція.
- Відобразити помилкову операцію ще раз, але зі знаком мінус. Тобто методом «червоного» сторно.
До кожного виправлення ставитися дата коригування та підпис
Детальний порядок заповнення книги, можна вивчити в наказі Мінфіну Росії від 22.10.2012 № 135н. Завантажити.
