Документообіг. Прикладні рішення - Система електронного документообігу ESCOM.BPM

1. Автоматизація діловодства на базі ESCOM.BPM
2. Які результати автоматизації діловодства?
3. З чого складається проект впровадження системи автоматизації діловодства?
4. Модулі системи автоматизації діловодства
5. Функції системи автоматизації діловодства
6. Маршрутизація електронних документів в системі діловодства
7. Довідники системи автоматизації діловодства
8. Як купити рішення "Автоматизація канцелярії, діловодства"

Автоматизація діловодства на базі ESCOM.BPM

Автоматизована система документаційного забезпечення управління (АСДО) призначена для підвищення продуктивності та оптимізації документообігу в організаціях. Це досягається за допомогою комплексної автоматизації та уніфікації процесів роботи з документами в структурних підрозділах. Об'єктами автоматизації АСДО є робочі місця всіх співробітників, чия службова діяльність пов'язана з процесами обробки документів.

Система електронного документообігу ESCOM.BPM містить просте і недороге рішення для комплексної автоматизації роботи канцелярії, діловодів, секретаріату, служби архіву. Це просте і недороге рішення для автоматизації діловодства. Багато наших клієнтів вибрали це рішення не тільки через невисоку вартості ліцензій , А й через його комплексності: програма автоматизації діловодства включає в себе окрім стандартних процедур реєстрації та регламентного обліку документів ще й процеси підготовки і узгодження документів , а також систему контролю виконання доручень , систему повідомлень і нагадувань і електронний архів документів .

За цим посиланням Ви можете дізнатися вартість програми для автоматизації діловодства .

Які результати автоматизації діловодства?

Необхідність автоматизації діловодства виникає, коли в організації починають значно проявлятися проблеми паперового документообігу. Деякі з них стають критичними. Наприклад, коли на одне звернення клієнта формується кілька відповідей, причому містять прямо протилежні або взаємовиключні відомості. Це виникає через неузгодженість виконавців документів при підготовці відповідей і відсутність контролю за формуванням і за відправкою відповідей на звернення. Втрати документів, множинне дублювання, трудомісткий і неефективний контроль виконання, довгий пошук - всі ці проблеми в сукупності стають поштовхом до автоматизації діловодства.

Впровадження системи діловодства і як наслідок автоматизація процесів діловодства дозволяє досягти наступних результатів:

• Об'єднання в єдиний діловодний цикл всіх структурних підрозділів Компанії та дочірніх організацій
• Забезпечення ефективного контролю виконання доручень і документів.
  
• Скорочення термінів обробки документів
• Регламентування документаційних процесів організації. Оптимізація маршрутів проходження документів і поліпшення виконавської дисципліни.
  
• Підвищення якості, достовірності та наочності інформації. Виняток дублювання роботи по введенню інформації на різних етапах роботи з документами, в тому числі виключення повторної реєстрації
• Можливість колективної роботи з документами. Скорочення термінів підготовки, узгодження і руху документів.
• Скорочення тимчасових і матеріальних витрат в ході виконання і проходження документів. Скорочення числа паперових документів, перехід на безпаперовий документообіг
• Скорочення витрат часу при пошуку інформації про документи, які перебувають у поточному діловодстві, а також переданих на архівне зберігання
• Достовірність і справжність документів, переданих в електронному вигляді, оперативність доставки їх виконавцям. Оперативне доведення до співробітників необхідної інформації.
• Підвищення ефективності управління та координації робіт з документаційного забезпечення
• Підвищення оперативності підготовки аналітичних довідок і звітів про хід виконання документів на кожному рівні виконання і в цілому по організації
• Організація і ведення єдиних інформаційних (документаційних) ресурсів, що створюються в процесі діяльності Компанії. Створення єдиного централізованого інформаційного сховища документів організації. Реєстрація карток документів відповідно до ГСДОУ
• Перехід на безпаперовий документообіг - електронні форми взаємодії між структурними підрозділами Компанії, а також між її дочірніми організаціями
• Забезпечення високого рівня інформаційної безпеки та конфіденційності, захист даних від несанкціонованого доступу.

Для гарантованого введення системи автоматизації діловодства в експлуатацію і досягнення перерахованих результатів необхідно організувати проект впровадження. Реалізувати його можна як своїми силами, так і за допомогою залучення зовнішніх консультантів з впровадження СЕД.

З чого складається проект впровадження системи автоматизації діловодства?

проект впровадження системи автоматизації діловодства включає в себе наступні види робіт:

• Обстеження організаційної структури підприємства, виявлення основних процесів, потоків документів, центрів введення та обробки документів, створення схеми руху документів;
• Складання номенклатури документів, формування довідників і класифікаторів
• Розробка технічного завдання на настройку системи діловодства
• Адаптація інструкцій користувачів
• Адаптація автоматизованої системи на основі інформації, отриманої на етапі обстеження
• Установка і налаштування програмного забезпечення
• Проведення тестування та дослідної експлуатації програми діловодства
• Остаточне налаштування системи з урахуванням зауважень, виявлених під час дослідної експлуатації
• Навчання адміністраторів і користувачів роботі з програмою
  
• Супровід експлуатації системи діловодства та техпідтримка

Більш детально про проект впровадження читайте на сторінці " Впровадження системи документообігу "

Модулі системи автоматизації діловодства

Система діловодства на базі ESCOM.BPM забезпечує регламентацію і автоматизацію процесів роботи з документами і управляє документаційному потоками організаціях будь-якого профілю і масштабу. АСДО містить наступні модулі:

• Модуль "Вхідна кореспонденція" забезпечує створення карток і реєстрацію вхідних документів , Приміщення документа в справу, відправку на візування, формування та публікацію резолюції, постановку документа на контроль, контроль виконання доручень, архівне зберігання в базі даних системи документообігу
• модуль " Облік і реєстрація звернень громадян "Призначений для автоматизації повного життєвого циклу звернення, що надійшло в організацію від фізичної особи. Автоматизуються такі завдання, як ведення бази даних звернень, реєстрація, розгляд звернень в електронному вигляді, контроль виконання резолюцій, формування відповіді на звернення, архівне зберігання.
• модуль Вихідна кореспонденція забезпечує створення карток вихідних документів, проведення електронного узгодження проекту документа, підписання документа стверджують особою, автоматичну реєстрацію документа, контроль відправки документа і контроль отримання відповіді.
• модуль Організаційно-розпорядчі документи забезпечує створення карток наказів і розпоряджень, проведення електронного узгодження проекту документа, підписання документа, реєстрацію документа і приміщення його в справу, постановку документа на контроль, контроль виконання доручень, архівне зберігання документа в базі даних системи документообігу.
• модуль Вутренніе документи забезпечує створення карток службових записок та інших внутрішніх документів, проведення електронного узгодження проекту документа, підписання документа стверджують особою, автоматичну реєстрацію документа, відправку документа на візування, формування та публікацію резолюції по документу, постановку документа на контроль, контроль виконання доручень, архівне зберігання документа в базі даних системи документообігу.
• модуль Протокол наради забезпечує процедури підготовки і проведення наради, а так само формування, узгодження та реєстрації протоколу наради з подальшою публікацією доручень виконавцям, постановки на контроль і архівним збереженням документа в базі даних системи документообігу.
• модуль довіреності призначений для формування та обліку карток довіреностей, а так само дозволяє в автоматичному режимі контролювати терміни дії довіреностей.
• модуль Завдання і доручення забезпечує регламентну роботу з персональними дорученнями. Він дозволяє створювати картки доручень, відправляти їх виконавцям, отримувати від них звіти, контролювати в автоматичному режимі терміни виконання доручень, міняти статуси, проводити перевірку виконаних доручень, формувати зауваження, враховувати перенесення термінів виконання, вести журнали і архів завдань.

Перейти на сторінку з презентацією системи автоматизації діловодства в форматі PowerPoint

Відео курс. Автоматизація роботи з внутрішніми документами. Підготовка, узгодження, видача резолюції, виконання

Функції системи автоматизації діловодства

Автоматизація діловодства переслідує в першу чергу забезпечення оперативності і скорочення помилок в роботі з документами, а так само зниження часу на рутинні операції, такі як реєстрація, облік, пошук і т.д .. Крім цього виникає бажання скоротити кількість паперових документів. Для вирішення перерахованих завдань автоматизована система діловодства повинна містити необхідний набір функцій електронного документообігу :

Система автоматизації діловодства на базі ESCOM.BPM так само містить наступні додаткові сервіси, що розширюють її можливості:

Маршрутизація електронних документів в системі діловодства

Для комплексної автоматизації діловодства в системі для більшості документів передбачена можливість автоматизації повного життєвого циклу документа. Для цього в програмі у кожного виду документа є свій маршрут, який має графічну блок схему, що визначає склад і послідовність етапів обробки документа, співробітників, що беруть участь в процесі (Ролі процесу), і різні автоматизовані процедури і перевірки, які виконуються в ході виконання процесу.

Всі маршрути документів можуть бути налаштовані в інтегрованої в систему середовищі візуальної розробки процесів документообігу .

Ролі процесу - це користувачі або групи користувачів, яким надаються певні права доступу на виконання роботи з документом протягом усього життєвого циклу. У програмі є такі Ролі:

Назва роліСтандартні права доступуІніціатор

Той, хто створив в системі діловодства нову картку документа. Права доступу на створення карток обмежені. Вказує узгоджувальних осіб і відправляє проект документа на електронне узгодження. Реєстратор Той, хто має право зареєструвати документ в системі. Як тільки документ буде зареєстрований автоматично в його картку буде записана прізвище співробітника, який виконав реєстрацію. Погоджують Співробітники, учасники процесу електронного узгодження документа. Процес узгодження передбачений для "Організаційно-розпорядчих", "Вихідних" і "Внутрішніх" документів, а так само для "Протоколів нарад" утверджує Співробітник, якому буде доставлений документ на підпис. Він так само може внести резолюцію по виконанню документа. Виконавці та співвиконавці Співробітники, яким прямує зареєстрований і підписаний документ для виконання. Виконавці вказуються в картках резолюцій Контролер Забезпечує контроль виконання документа. Контролер вказується в картці документа. За окремим резолюціям можна призначити іншого контролера. Керівник канцелярії Бачить всі зареєстровані в СЕД документи Архіваріус Управляє документом в електронному архіві.

Склад Ролей і їх права доступу можна налаштовувати. Можна додавати ролі, ускладнювати логіку процесу або навпаки, спрощувати процес, прибираючи з нього зайві етапи, дії, ролі.

У системі є можливість виконувати заміщення одного співробітника іншим на час його відсутності або постійно.

Довідники системи автоматизації діловодства

В системі автоматизації діловодства передбачено ведення наступних баз даних нормативно-довідкової інформації:

• Орг.штатная структур а (компанії, філії, підрозділу, посади, штатні одиниці, співробітники). Довідник містить в ієрархічному вигляді інформацію про структуру компанії, на верхньому рівні якої знаходяться юридичні особи - члени групи компаній або філії. У кожній компанії є власна структура підрозділів, в кожній з яких містяться картки штатних одиниць.
• Шаблони видів документів. Даний довідник дозволяє класифікувати картки документів за їх видами.
  
• Номенклатура справ. Довідник містить ієрархічну структуру, що складається з розділів і папок справ, кожне з яких має свій унікальний індекс.
• Організації (контрагенти, контакти, адреси). Довідник містить інформацію про організації та фізичних осіб з якими ведеться листування. Для кожної організації є картка, в якій міститься докладна інформація про контакти, адреси, реквізити. Крім того, в списку контактів автоматично відображаються пов'язані з ним документи, наявні в базі даних.

Як купити рішення "Автоматизація канцелярії, діловодства"

Для того щоб купити систему автоматизації діловодства Вам необхідно надіслати нам лист на [email protected] із зазначенням стоять перед Вами завдань по автоматизації і ми підготуємо для Вас комерційну пропозицію або зателефонувати 8-495-255-0099. Більш докладно про покупку рішень на базі системи ESCOM.BPM читайте на сторінці " Купити систему документообігу . "

Купити рішення "Автоматизація діловодства" можна самостійно, зробивши замовлення в інтернет-магазині ESCOM.BPM. Для покупки потрібно покласти в кошик одну серверну ліцензію редакції Стандартна-ДЕЛО і необхідне число клієнтських ліцензій редакції Стандартна-ДЕЛО. Після цього оформити замовлення.

Завантажити опис системи автоматизації діловодства

Завантажити інструкцію з діловодства

Повернення до списку