Про електронний цифровий підпис для початківців. Просто про ЕП / ЕЦП

1. зміст розділу Ми підсумовували всі наші знання про електронний підпис, її видах, областях застосування...
2. Область застосування електронного підпису
3. Починаємо використовувати ЕП
4. Скільки сертифікатів ЕП потрібно?
5. Обмін електронними документами з ЕП
6. Що потрібно для обміну ЮЗЕД
7. Чи обов'язковий сервіс ЕДО?
8. Юридична сила електронного документа
9. Зберігання електронних документів
10. Використання документів у судовій практиці
11. Нормативно-правове поле використання електронного підпису

зміст розділу

Ми підсумовували всі наші знання про електронний підпис, її видах, областях застосування і нюансах використання. Розділ буде корисний, перш за все, тим, хто ще осягає ази роботи з електронними підписами. Ми постаралися зібрати найкорисніші теоретичні та практичні матеріали, які будуть цікаві і «новачкам», і тим, хто вже активно застосовує сучасні технології в роботі. Час на вивчення 1,5 ч.

Якщо ви хочете скачати архів матеріалів для самостійного вивчення - зареєструйтеся . Потім вам буде доступний комплект " Просто про електронні документи та електронний підпис ". Час на вивчення 10 ч.

Якщо ви викладач, і вас цікавить дисципліна «Основи електронного документообігу та ECM», пропонуємо вам набір лекційних матеріалів, практичних і лабораторних завдань. Для його отримання Напишіть нам або телефонуйте +7 (3412) 72-65-01.

А для тих, хто цікавиться використанням електронного підпису та обміну електронними фінансовими документами, ми підготували спеціальний розділ Електронні документи для бухгалтера і фінансиста. З чого почати? .

загальні поняття

Електронний підпис (ЕП) - це особливий реквізит документа, який дозволяє встановити відсутність спотворення інформації в електронному документі з моменту формування ЕП і підтвердити приналежність ЕП власнику. Значення реквізиту виходить за результатом криптографічного перетворення інформації.

Сертифікат електронного підпису - документ, який підтверджує приналежність відкритого ключа (ключа перевірки) ЕП власнику сертифіката. Видаються сертифікати засвідчують центрами (УЦ) або їх довіреними представниками.

Власник сертифіката ЕП - фізична особа, на чиє ім'я виданий сертифікат ЕП в засвідчувальному центрі. У кожного власника сертифіката на руках два ключа ЕП: закритий і відкритий.

Закритий ключ електронного підпису (ключ ЕП) дозволяє генерувати електронний підпис і підписувати електронний документ. Власник сертифікат зобов'язаний в таємниці зберігати свій закритий ключ.

Відкритий ключ електронного підпису (ключ перевірки ЕП) однозначно пов'язаний з закритим ключем ЕП і призначений для перевірки справжності ЕП.

Нижче представлені схема підписання електронного документа і схема перевірки його незмінності.

Згідно з Федеральним законом №63-ФЗ «Про електронний підпис», має місце поділ на:

• просту електронну підпис;
• посилену некваліфіковану електронний підпис;
• посилену кваліфіковану електронний підпис.

Проста електронний підпис за допомогою використання кодів, паролів або інших засобів підтверджує факт формування ЕП певною особою.

Посилену некваліфіковану електронний підпис отримують за результатом криптографічного перетворення інформації з використанням закритого ключа підпису. Дана ЕП дозволяє визначити особу, яка підписала електронний документ, і виявити факт внесення змін після підписання електронних документів.

Посилена кваліфікована електронний підпис відповідає всім ознакам некваліфікованої електронного підпису, але для створення і перевірки ЕП використовуються кошти криптографічного захисту, які сертифіковані ФСБ РФ. Крім того, сертифікати кваліфікованої ЕП видаються виключно акредитованими засвідчують центрами ( Перелік акредитованих УЦ ).

Згідно ФЗ № 63 «Про електронний підпис» електронний документ, підписаний простий або посиленою некваліфікованої ЕП, визнається рівнозначним документом на паперовому носії, підписаного власноручним підписом. При цьому обов'язковим є дотримання наступного умови: між учасниками електронної взаємодії має бути укладена відповідна угода.

Посилена кваліфікована підпис на електронному документі є аналогом власноручного підпису і печатки на паперовому документі. Контролюючі органи, такі як ФНС, ПФР, ФСС, визнають юридичну силу тільки тих документів, які підписані кваліфікованої ЕП.

Статті для вивчення по технологічним аспектам ЕП:

Коротко про електронний підпис, ключах і сертифікатах (Сергій Рудін)

ЕЦП VS ЕП (Сергій Рудін)

Три види електронного підпису замість ЕЦП: що зміниться для користувачів? (Наталія Храмцовскій)

Електронний цифровий підпис для чайників: з чим її їсти, та що не вдавитися. Частина 1 (Василь Овчинников) Частина 2 . частина 3 . частина 4

Цифрові підписи і формати документів в Росії (Михайло Романов)

Про використання національних криптоалгоритмів в Office 2010 (Михайло Романов)

Про цифрові підписи в Office 2010 (Михайло Романов)

ЕЦП: між правом і технологією (Сергій Лосєв)

Етапи становлення ЕЦП в Росії

ЕЦП поза законом (Сергій Бушмелев)

Стандарти аутентифікації і ЕЦП Росії і США (А. Винокуров)

Відкриті ключі небезпеки і захист від них (Сергій Панасенко)

Область застосування електронного підпису

Ми зібрали всі можливі сфери застосування ЕП в одній таблиці.

Почнемо розглядати з найпоширеніших на даний момент.

1. Електронний документообіг. Технологія ЕП широко використовується в системах електронного документообігу різного призначення: зовнішнього і внутрішнього обміну, організаційно-розпорядчого, кадрового, законотворчого, торгово-промислового та іншого. Це продиктовано головним властивістю електронного підпису - вона може бути використана в якості аналога власноручного підпису і / або друку на паперовому документі.
   У внутрішньому документообіг ЕП використовується, як засіб візування та затвердження електронних документів в рамках внутрішніх процесів. Наприклад, під час узгодження договору директор підписує його ЕП, що означає, що договір затверджений і може бути переданий у виконання.
   При побудові міжкорпоративного документообігу (B2B) наявність ЕП є критично важливою умовою обміну, оскільки є гарантом юридичної сили. Тільки в цьому випадку електронний документ може бути визнаний справжнім і використовуватися як доказ в судових розглядах. Підписаний посиленою електронним підписом документ також може тривалий час зберігатися в цифровому архіві, зберігаючи при цьому свою легітимність.
   
2. Електронна звітність для контролюючих органів. Багато компаній, напевно, вже оцінили зручність здачі звітності в електронному вигляді. Сучасний підхід до складання звітності через інтернет полягає в тому, що клієнт може вибрати будь-який зручний для себе спосіб: окреме ПО, продукти сімейства 1C, портали ФНС, ФСС. Основа цієї послуги -сертифікат електронного підпису, який повинен бути випущений надійним підтверджуючий центр, метод же відправки не має вирішального значення. Така підпис потрібен для надання документам юридичної значимості.
   
3. Державні послуги. Кожен громадянин Російської Федерації може отримати електронний підпис для отримання держпослуг. За допомогою ЕП громадянин може завіряти документи і заяви, що відправляються в відомства в електронному вигляді, а також отримувати підписані листи і повідомлення про те, що звернення прийнято на розгляд від відповідних органів влади.
   Користувач має можливість підписати електронним підписом заяву, що відправляється в орган виконавчої влади (при готовності органу виконавчої влади приймати заяви, підписані електронним підписом). При реалізації цього механізму використовуються вітчизняні стандарти ЕП (ГОСТ Р 34.11-94, ГОСТ Р 34.10-2001) і застосовуються сертифіковані в системі сертифікації ФСБ Росії засоби криптографічного захисту інформації, такі як «Aladdin e-Token ГОСТ» і «КріптоПро CSP», що дає підстави вважати дану підпис посиленою кваліфікованої електронним підписом (Джерело: портал держпослуги).
   
4. Електронні торги. Електронні торги проходять на спеціальних майданчиках (сайтах). Електронний підпис необхідна постачальникам на державних і комерційних майданчиках. ЕП постачальників і замовників гарантують учасникам, що вони мають справу з реальними пропозиціями. Крім того, укладені контракти набувають юридичну силу лише при його підписанні обома сторонами.
   
5. Арбітражний суд. При виникненні будь-яких спорів між організаціями як доказ в суді можуть використовуватися електронні документи. Згідно з Арбітражним процесуальним кодексом РФ, отримані за допомогою факсимільного, електронного чи іншого зв'язку, підписані електронним підписом або іншим аналогом власноручного підпису, відносяться до письмових доказів. Про це докладніше нижче .
   
6. Документообіг з фізичними особами. Треба визнати, дана сфера застосування ЕП дуже специфічна і поки рідко використовувана, проте, можлива. За допомогою ЕП завіряти різні документи можуть фізичні особи. Завдяки цій можливості віддалені працівники на підставі договорів надання послуг, наприклад, можуть виставляти акти приймання-здачі робіт в електронному вигляді.
   

Статті для вивчення по темі застосування ЕП:

Обмін юридично значимими електронними документами - новий рівень взаємодії з контрагентами (Сергій Бушмелев)

Електронний підпис і юридична значущість документа (Іван Агапов)

Чи потрібна електронний підпис? (Сергій Бушмелев)

Можливість використання простий електронного підпису в юридично значимому електронний документообіг (Анастасія Щепина)

Трохи думок про застосування кваліфікованої електронного підпису (Сергій Бушмелев)

ЕЦП за дорученням на передачу права власноручного підпису (Сергій Рудін)

Електронна звітність: міфи і реальність (Леонід Волков, Єлизавета Кормильцева)

Застосування ЕЦП (електронний цифровий підпис): можливості, проблеми і перспективи. (Наталія Бичевин)

Починаємо використовувати ЕП

Вибір сертифіката ЕП

По-перше, як уже говорилося, існують різні типи електронного підпису. Учасники електронної взаємодії вправі використовувати електронний підпис будь-якого виду на свій розсуд, якщо законодавство РФ не закріплює використання конкретного виду підпису в залежності від цілей її використання.

По-друге, вибір типу електронного підпису залежить від завдань, які необхідно вирішувати з її допомогою. Так, наприклад, висуваються вимоги до вибору електронного підпису при роботі з бухгалтерськими первинними документами: електронний рахунок-фактура є документом підставою для виключення сум ПДВ тільки в тому випадку, якщо він підписаний кваліфікованої електронним підписом. Для здачі звітності в державні органи також буде потрібно використання посиленою кваліфікованої електронного підпису.

Для вирішення завдань міжкорпоративного електронного документообігу можна використовувати посилену кваліфіковану електронний підпис. Отримати сертифікат кваліфікованої електронного підпису можна в будь-якому акредитованому Мінкомзв'язку РФ Затверджуючому центрі ( Перелік акредитованих УЦ ).

Кваліфікована електронний підпис дозволяє здійснити доказове підтвердження авторства документа, захист від змін і контроль цілісності документа.

Для внутрішнього електронного документообігу при наявності відповідних локальних НПА ви завжди можете самостійно створити і використовувати як просту електронну підпис, так і некваліфіковану.

Скільки сертифікатів ЕП потрібно?

Посилена кваліфікована електронний підпис вирішує досить широкий спектр завдань. З її допомогою ви зможете здавати звітність в податкові органи, обмінюватися електронними документами з контрагентами та інше.

Купуючи сертифікат, ви повинні чітко розуміти, де він буде використовуватися, так як, по-перше, ціна сертифіката безпосередньо залежить від кількості функцій, які він може виконувати, по-друге, щоб бути впевненим, що сертифікат буде придатний для досягнення ваших цілей. Зазвичай цілі використання електронного підпису вказуються при замовленні сертифіката.

На практиці бувають ситуації, коли застосування сертифіката залежить від сторони, що приймає документ. Наприклад, деякі оператори електронного документообігу приймають сертифікати, видані тільки їх підтверджуючий центр. Завжди важливо переконатися, що немає ніяких обмежень на використання вашого сертифіката в тій чи іншій інформаційній системі.

Замовте сертифікат електронного підпису прямо зараз.

Обмін електронними документами з ЕП

Міжкорпоративний документообіг - обмін електронними документами між компаніями (B2B). Уже зараз організації і компанії можуть налагодити обмін юридично значимими електронними документами (ЮЗЕД). Такий обмін має істотні переваги перед паперовою формою:

• Швидкий термін доставки документів (незалежно від адреси контрагента): в десятки разів менше, ніж термін доставки паперових документів.
• Скорочення витрат, пов'язаних з підготовкою і подальшою передачею електронних документів між контрагентами: підготовка і передача юридично значущих документів в електронній формі за вартістю менше передачі документів у паперовій формі.
• І це ще не все! З даних переваг слідують реальні економічні вигоди:
• Швидкий обмін документами дозволяє прискорити бізнес-процеси компаній (наприклад, за висновком і Актування угод), що в свою чергу збільшує швидкість обороту грошових коштів, тобто дозволяє більше заробити за той же самий період часу.
• Скорочення витрат на підготовку і передачу документів економить кошти, які можна спрямувати на вирішення інших завдань.
• Швидкий обмін електронними документами і гарантія їх доставки дозволяють вчасно подавати звітність до податкових органів і ПДВ до відрахування, що також дозволяє залишати кошти в обороті.
• Електронна форма документів полегшує процедуру обробки документів і дозволяє її істотно автоматизувати, що позитивно впливає на швидкість обробки документів в цілому.
• Ці переваги особливо актуальні для компаній з великим об'ємом зовнішнього документообігу.

Для міжкорпоративного обміну, згідно з чинним законодавством, наприклад, можна використовувати такі види документів:

• листи (що вимагають юридичної значимості);
• договори;
• рахунки;
• товарні накладні;
• товарно-транспортні накладні;
• акти виконаних робіт і надання послуг;
• акти звірки взаєморозрахунків;
• рахунки-фактури.

Детальніше про переваги використання обміну електронними документами:

Електронні рахунки-фактури. Ми народжені, щоб казку зробити бувальщиною ...

Чим допоможе фінансисту електронний рахунок-фактура

Що потрібно для обміну ЮЗЕД

Щоб налагодити міжкорпоративний документообіг юридично сильними (або юридично значущими) електронними документами необхідно вирішити завдання:

1. Підписання ЕП і відправка електронних документів контрагентам.
2. Прийом і перевірка підпису на електронних документах від контрагентів.
3. Створення, зберігання (в тому числі архівне), пошук і обробка підписаних електронних документів.
4. Забезпечення юридичної значимості документів в процесі архівного зберігання.

Перші два завдання відмінно вирішують сервіси міжкорпоративного обміну під управлінням операторів електронного документообігу. При виборі сервісу необхідно звернути увагу на наступні чинники:

• наявність необхідних ліцензій у оператора сервісу обміну;
• можливості інтеграції сервісу обміну з вашими корпоративними інформаційними системами;
• пропоновані варіанти тарифікації передачі електронних документів.

Для вирішення двох інших завдань ідеально підходять системи електронного документообігу, тому що там вже є необхідний функціонал перевірений часом, наприклад, система DIRECTUM. У разі, якщо документи спочатку створюються і обробляються в обліковій системі, то системи електронного документообігу можуть бути інтегровані з ними для прийому-передачі необхідних даних.

При відсутності СЕД вищевказані завдання можуть бути частково вирішені або рішеннями від оператора сервісу обміну і інтегруватися з бухгалтерськими програмами або ERP-системами з виконанням додаткових умов. Слід звернути увагу на наступні чинники:

• вікорістовувані на поточний момент в компании корпоративні інформаційні системи (далі - КІС) и їх функціональні возможности Стосовно до вирішенню завдання міжкорпоратівного документообігу;
• возможности інтеграції КІС и сервісу обміну;
• ВАРТІСТЬ проекту Підключення ваших КІС до сервісу обміну;
• комплексне вирішенню всех необхідніх Завдання на базі КІС.

Чи обов'язковий сервіс ЕДО?

Щоб налагодіті обмін електронними документами, підключатіся до послуг оператора електронного документообігу зовсім НЕ обов'язково. Вибір решение Залежить від догоди между контрагентами (можна використовуват звичайна електронна пошта), Які пріступають до зовнішнього Електронної взаємодії. При самостійної організації міжкорпоративного електронного документообігу доведеться зіткнутися з низкою труднощів.

Для підписання документів електронним підписом можна використовувати програмний продукт КріптоАРМ, який буде потрібно встановити і налаштувати своїми силами. З кожним з ваших контрагентів доведеться укласти окрему угоду про початок електронної взаємодії з описом прийнятих правил обміну. Після настройки робочих місць співробітників і підписання всіх необхідних документів, виникне питання зберігання електронних документів. І це далеко не всі завдання, які вам доведеться вирішувати при самостійній організації міжкорпоративного електронного обміну, також залишаться відкритими питання безпеки і конфіденційності даних.

До того ж згідно з вимогами Наказу Мінфіну від 20.04.2011 N 50н виставлення та отримання рахунків-фактур в електронному вигляді по телекомунікаційних каналах зв'язку здійснюється через організації, що забезпечують обмін відкритою і конфіденційною інформацією по телекомунікаційних каналах зв'язку, тобто через оператора електронного документообігу. Здача звітності в державні органи відбувається тільки з використанням послуг спеціалізованого оператора зв'язку.

Всі ці питання можна легко і швидко вирішити, скориставшись послугами оператора електронного документообігу. Вирішувати вам, який спосіб для вас буде більш ефективним при організації обміну електронними документами з контрагентами.

Статті по темі обміну електронними документами:

Отже, вас запросили до обміну електронними документами

Основи міжкорпоративного обміну юридично значимими електронними документами

Електронний підпис для Apple iOS (iPad, iPhone)

Питання і відповіді про юридично значимому обміні документами. Частина 1 . (Ренат Габдуллін, Іван Агапов)

Типові питання та відповіді про юридично значимому обміні документами. Частина 2 (Олексій Корепанов)

Практика забезпечення юридичної значимості електронного документообігу (Артем Ізичев)

Який ЕЦП підписати? (Олена Істоміна)

Електронно-цифровий підпис в СЕД: що потрібно знати? (Сергій Сілін)

Особливості захисту електронного документообігу (Олександр Самодуров)

Юридична сила електронного документа

Державний стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 "Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення" дає наступне визначення юридичної сили документа (юридичної значимості документа): «юридична сила документа: Властивість офіційного документа, що повідомляється йому чинним законодавством, компетенцією видав органу та встановленим порядком оформлення ».

Юридичну силу електронного документа, так само як і паперовому, надає обов'язкову наявність певних реквізитів:

• назва виду документа (за винятком листів);
• Номер документа;
• назва організації або ім'я автора документа;
• дата документа;
• місце розробки, видання, прийняття або підписання;
• підпис.

Звичайно, коли ми говоримо про підписи, маємо на увазі електронний підпис. Саме вона є гарантом цілісності і справжності документа. Крім того, існують нюанси забезпечення юридичної сили і неформалізованих документів. Так, неформалізовані документи, підписані кваліфікованої ЕП, вже є легітимними. Формалізовані електронні документи набувають легітимність в тому випадку, якщо вони підписані кваліфікованої ЕП і ви, як платник податків, приєднані до регламенту обміну.

Крім того, іншим важливим фактором у забезпеченні юридичної сили документа є право автора створювати і підписувати документи.

Зберігання електронних документів

Термін дії сертифіката електронного підпису становить один рік, а, наприклад, бухгалтерські документи, необхідно зберігати п'ять років. Але навіть після закінчення терміну дії сертифіката, документ не втратить юридичної сили, так як в момент підписання ставиться штамп часу.

Штамп часу - це аналог дати на документі, що підписується. Він підтверджує, що сертифікат електронного підпису був дійсний на момент підписання документа. Так, в момент підписання документа проставляється штамп часу і результат перевірки сертифіката.

Підтвердити той факт, що на момент підписання сертифікат був чинним, можна також, звернувшись до списку відкликаних сертифікатів на сайті засвідчує центру.

Безпосередньо зберігання електронних документів можна організувати, принаймні, двома способами:

• локальне зберігання (документи зберігаються на локальних серверах вашої компанії, наприклад, в СЕД);
• зберігання в хмарі (документи зберігаються на серверах компанії, послугами якої ви скористалися).

Послуги електронного архівування, наприклад, пропонують оператори ЕДО.

Використання документів у судовій практиці

согласно п. 3 ст. 75 Господарського процесуального кодексу України (АПК РФ) , Документи, отримані з використанням інформаційно-телекомунікаційної мережі Інтернет і підписані електронним підписом, допускаються в якості письмових доказів в арбітражних спорах.

На сьогоднішній день суд приймає в електронному вигляді заяви, клопотання і відгуки. Подати позовну заяву можна через єдину систему « Мій арбітр », На офіційному сайті арбітражного суду, де буде розглядатися справа, або на сайті Вищого Арбітражного Суду РФ. При цьому відправляти будь-які документи на розгляд до суду можуть тільки ті особи, які зареєстровані в системі « Електронний страж », Де у кожного користувача свій особистий кабінет.

Важливо дотримуватися технічні вимоги до відправлені документам: чорно-біле зображення, формат .PDF, не менше 200 точок на дюйм, наявність графічної підпису відповідальної особи, друку та інших реквізитів. Один документ - один файл, в назві якого висвітлено зміст і кількість сторінок.

В електронному вигляді не приймаються такі документи, як заяву про забезпечення позову, про забезпечення майнових інтересів, клопотання про зупинення виконання судових актів.

джерело: Електронне правосуддя: нові стандарти відкритості і доступності правосуддя на прикладі Федерального арбітражного суду Поволзької округу

Якщо технічні засоби суду не дозволяють використовувати в якості доказів електронні документи, достатньо буде зробити їх копії в паперовому вигляді. Роздрукований документ слід завірити печаткою організації та підписом уповноваженої особи (або керівника організації).

Мабуть, найвідомішим прикладом того, що суди визнають легітимність електронних документів, є постанова суду Волго-Вятського округу у справі N А43-5226 / 2010. Позивач наполягав на стягнення заборгованості з відповідача за неоплачений товар. Відповідач же вважав недійсними електронні документи, підписані ЕП. Однак між сторонами було укладено додаткову угоду до договору, в якому явно прописана можливість застосування електронного документообігу з використанням ЕП. Суд встановив, що первинні документи складені відповідно до норм і підписані уповноваженою особою. Чи потрібно уточнювати, хто виграв справу?

Нормативно-правове поле використання електронного підпису

Основні нормативно-правові акти (далі - НПА), що регулюють міжкорпоративний обмін електронними документами:

1. Цивільний кодекс РФ регулює використання електронних документів і електронного підпису при здійсненні операцій і укладення договорів ( ст. 160, 434, 847 ЦК України ).
2. Федеральний закон № 63-ФЗ «Про електронний підпис» від 06.04.2011 регулює відносини в галузі використання електронних підписів при здійсненні цивільно-правових угод, надання державних та муніципальних послуг, виконанні державних і муніципальних функцій, при здійсненні інших юридично значимих дій.
3. Федеральний закон № 149-ФЗ «Про інформацію, інформаційні технології і про захист інформації» від 27.07.2006 дає поняття електронного документа та суміжних з ним галузей, а також регулює відносини, що виникають при забезпеченні захисту інформації, застосування інформаційних технологій, здійсненні права на пошук, отримання, передачу, виробництво і поширення інформації.
4. Федеральний закон № 402-ФЗ «Про бухгалтерський облік» від 06.12.2011 встановлює єдині вимоги до бухгалтерського обліку, а також дозволяє складання первинних облікових документів в електронному вигляді і регулює їх використання.
5. Податковий кодекс РФ визначає можливість використання електронних рахунків-фактур ( ст. 169, рахунок-фактура ).
6. Наказ Мінфіну РФ від 25.04.2011 № 50н «Про затвердження порядку виставлення і отримання рахунків-фактур в електронному вигляді по телекомунікаційних каналах зв'язку із застосуванням електронного цифрового підпису» визначає порядок обміну електронними юридично значущими рахунками-фактурами.

Представлене вище законодавство становить основу обміну електронними документами між організаціями. Для того щоб почати обмін необхідно підключитися до оператора електронного документообігу або укласти з контрагентами угоди про обмін електронними документами безпосередньо.

Читати далі:

Більше матеріалів для бухгалтера на ECM-Journal .