Якщо виникла потреба ведення діловодства по-новому - з автоматизацією процесів обробки документів, то пора задуматися, як найкращим чином вибрати відповідну систему електронного документообігу (або СЕД). У попередній статті вже розглянуто якого ефекту варто очікувати від впровадження електронного документообігу .
Деякі роздуми можуть мати місце щодо доцільності переходу зовсім малим фірмам. Коли співробітники розташовуються в одному-двох приміщеннях, і кожна людина відповідає відразу за кілька напрямків діяльності. В цьому випадку ймовірно зовсім не складно здійснювати взаємодію в поточній роботі з документами всередині колективу. Тоді головними факторами будуть простота і можливість реалізації недорого варіанти вирішення.
Частково вирішити задачу можливо застосуванням строго визначеної структури розташування папок і файлів на сервері. Для руху інформаційного потоку (передача на виконання, узгодження, відправлення адресатам документів і т.п.) використовують можливості електронної пошти. Реєструють документи в табличній формі в звичайному файлі, наприклад, у форматі xls.
Але якщо таким способом закрити виникаючі потреби не вдається повною мірою, а потрібно налагодити більш ефективну взаємодію, то прийшов час електронного документообігу. Значить, виникає питання: що підходить система електронного документообігу - як її вибрати грамотно.
Я відразу хочу пояснити, що стаття написана з точки зору діловодства. У технічних деталях я зовсім не розбираюся, тому технічна сторона питання не буде розглянуто зовсім.
- Завжди вважайте свої грошики. При виборі СЕД зверніть увагу не тільки на ціну системи (ліцензії), варто ще прорахувати її окупність. Важливий момент - і ще необхідно оцінити масштаб витрат на обслуговування СЕД вже в процесі її експлуатації. Якщо в штаті компанії немає компетентного «спеціальну людину» здатного розібратися і щось зробити самостійно, то постійно користуватися послугами спеціалізіруемой організації може бути досить накладно (приховані витрати, які можуть виявитися досить значними).
- На самому початку слід визначитися, що конкретно ви очікуєте отримати від системи електронного документообігу. Іншими словами треба скласти список найбільш важливих вимог. Очікуваний функціонал - це один з важливих критеріїв для вибору СЕД, щоб не переплачувати за зайве або потім не дратуватися від відсутності необхідної функції. В процесі вибору враховують обсяг документообігу, наявність віддалених філій, важливість зв'язків по горизонталі.
- Оцініть простоту (складність) роботи в купується системі електронного документообігу (настройку, наявність «кнопочок», полів форми для заповнення, швидкість операцій і т.д.).
- Необхідно визначитися зі ступенем надійності СЕД. Йдеться про можливість реплікації (створення дубліката бази даних), резервного копіювання, використання оперативної та архівної бази даних. Про це краще дізнатися у фахівців, які знаються на технічних деталях, а так само про питання сумісності вже наявного в компанії програмного забезпечення з купується системою.
- Ще необхідно враховувати наявність можливості по «дороблення» купується системи під свої сподівання і потреби за допомогою своїх фахівців або замовлення виконання роботи сторонньої організації, а також передбачити можливість збільшення системи в майбутньому (в разі необхідності підключення нових користувачів), наприклад через зростання бізнесу компанії.
Власне кажучи, перераховані параметри для вибору СЕД є взаємовиключними один одного. Не буває одночасно простоти роботи з високою функціональністю і надійністю, і при всьому при цьому - недороге рішення. Тому ваша задача передбачити і заплатити тільки за дійсно вам необхідне.
І тільки читаючи відгуки в Інтернеті, правильного рішення не прийняти. Необхідно встановити демо-версію попередньо обраної системи (може навіть не одну) і подивитися - результат збігається з очікуваннями чи ні після тестування. Враховуйте тільки, що повністю ви не будете задоволені ніколи (у кожної системи будуть свої сильні сторони і різні слабкі місця). У процесі використання демо-версії з'явилися питання - відмінно. Задайте їх службі підтримки і подивіться на швидкість реакції, відповідь по суті, ввічливість, їх зацікавленість і т.д.
Читайте продовження викладу даної теми. У наступній статті буде наведено характеристику найбільш поширених у нас в країні систем електронного документообігу для полегшення вибору СЕД .
Євгенія Смуга
*** Якщо ви звикли робити покупки в Інтернеті (купуєте одяг, телефони, послуги, бронюєте готелі і ін.), То ви можете повернути частину своїх грошей, наприклад, за допомогою даного СЕРВІСУ . У мене це працює.
Дякую Вам за додавання цієї статті в:
Ще цікаве по темі:
До запису Один коментар
